Versionshistorie in Sharepoint steuern

In diesem Video zeigt euch Thomas, wie ihr mit den Version History Limits in SharePoint Online die Anzahl von Dokumentenversionen reduziert und damit Storage spart – per GUI und PowerShell.

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Get-ExpiringAppCredentials.ps1

# Modul installieren oder aktualisieren
Install-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -Force
Update-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -Force

# Hinweis: Das SharePoint-Modul funktioniert nicht nativ in PowerShell 7.
# Am besten Windows PowerShell 5.1 (ISE oder blaues Fenster) verwenden.

Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

# Verbinden
Connect-SPOService -Url https://EUER-TENANT-admin.sharepoint.com

# Aktuelle Tenant-Einstellungen prüfen
Get-SPOTenant | Select-Object EnableAutoExpirationVersionTrim, MajorVersionLimit, ExpireVersionsAfterDays

# Tenant-Level: Automatic Version History Limits aktivieren
Set-SPOTenant -EnableAutoExpirationVersionTrim $true

# Bestehende Libraries auf einer Site nachziehen
Set-SPOSite -Identity https://EUER-TENANT.sharepoint.com/sites/SITENAME -EnableAutoExpirationVersionTrim $true -ApplyToExistingDocumentLibraries

# Bestehende Libraries auf allen SharePoint-Sites nachziehen (OneDrive-Sites sind hier nicht enthalten)
Get-SPOSite -Limit All | ForEach-Object {
    Set-SPOSite -Identity $_.Url -EnableAutoExpirationVersionTrim $true -ApplyToExistingDocumentLibraries
}

# Alte Versionen trimmen (ACHTUNG: dauerhaft gelöscht, kein Papierkorb!)
New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity https://EUER-TENANT.sharepoint.com/sites/SITENAME -Automatic

# Trim-Job Status prüfen
Get-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJobProgress -Identity https://EUER-TENANT.sharepoint.com/sites/SITENAME

# Trim-Job abbrechen
Remove-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity https://EUER-TENANT.sharepoint.com/sites/SITENAME