IT-Blog

Auf Entdeckung gehen – mit Microsoft Delve

Di, 17. November 2020

Wie schön wäre es, das zu finden, was wir als nächstes brauchen, ohne es vorher zu suchen?

Der Unterschied zwischen Schlüssel suchen und Schlüssel finden.

Der Ablauf dürfte bei vielen Mitmenschen sehr ähnlich sein. Der Haustür- oder Autoschlüssel ist nicht an seinem vorgesehenen Platz. Und ohne es übertreiben zu wollen. Damit hat die persönliche, intern schlummernde Drama-Queen ihren ersten Auftritt. Hektisch, aber vor allem hoffnungsvoll werden die bisher bekannten Fundstellen konsultiert. Küchentisch, Wohnzimmer mit Couch und Regal, Schlafzimmerschrank und Wäschekorb. Alles wird der Reihe nach mit scharfem Adlerblick gesichtet. Trotzdem Fehlanzeige. Drama-Queen, die Zweite, hat sich ohne Vorankündigung, aber dennoch nicht gänzlich unerwartet in den Vordergrund geschoben. Die Zeit wird knapp, wir müssen ja zu einem wichtigen Geschäftstermin. Es folgt der nächste, natürlich zweifellos erfolglose Versuch, sämtliche bisherigen Locations noch einmal „genauer“ anzusehen. Wenn Sie jetzt nicht über magische Fähigkeiten verfügen, findet sich selbstverständlich auch beim zweiten Versuch kein Schlüssel.

In der nächsten Phase geht es kurzzeitig um die Schuldfrage. Wer hat den Schlüssel nicht am vorgesehenen Platz deponiert? Dieser meist sehr kurze Disput endet auch in aller Regel mit der Erkenntnis „Aufgrund der vorliegenden Informationen und Tatsachen ist es derzeit nicht auszuschließen, dass ich selbst Schuld habe.“.
Ab jetzt wird die Schlüsselsuche zu einem Projekt. Die schnellen Lösungen werden abgehakt, nun kommt Intelligenz ins Spiel. Wo war ich gestern? Wann kam ich nach Hause? Welche Jacke hatte ich an? Und wo könnten sich die Schlüssel theoretisch jetzt befinden?
Ich möchte nicht das ganze Prozedere beschreiben, wie ich dann doch zur Lösung dieses meist sehr männlichen Problems kam und den Schlüssel, sorgfältig vor 10 Minuten in der eigenen Hosentasche deponiert, wieder fand. Ich hatte Glück.

Manchen ergeht es ähnlich, wenn sie sich heute mit den modernen Cloud-Adaptionen der bewährten Office-Anwendungen beschäftigen. Für das volle Cloud-Erlebnis, die sogenannte „Cloud-Experience“, werden auch schon mal die alten Strukturen und Verzeichnisse abgelöst und deren Inhalte fein säuberlich in Teams und dessen finstere Kanäle verteilt.

Moderne Arbeitswelten mit Office 365, SharePoint Online und Delve

Warum macht man mit Office 365 alles anders?

Nun, zum einen haben viele Organisationen heute einen Daten- und Dokumentenbestand, der über sehr viele Jahre zu einem fast nicht verwaltbaren Apparat angewachsen ist. Eine auf Dateinamen basierende Suche ist oftmals aufgrund kryptischer Dateinamen und Abkürzungen eher eine Aufgabe für den Geheimdienst.
Zum anderen möchte man natürlich auch die strikte und etwas altbackene Abteilungstrennung etwas aufweichen. Modern Working ist hier ein durchschlagender Begriff, denn durch die Einteilung in Gruppen, die ohne weiteres auch aus Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen bestehen können, entsteht die Notwendigkeit einer flexibleren Berechtigungsvergabe, ohne ständig der IT-Abteilung im Gehörgang zu liegen.
Wir gehören dadurch auch zu mehr Gruppen innerhalb unseres Unternehmens an, in denen andere Abteilungskollegen wiederum nicht dazu gehören. Die Dokumente und Dateien, die von Gruppen erstellt oder gespeichert werden, sind somit zwangsläufig nicht mehr nach Abteilungen geordnet ablegbar. Darum müssen wir uns Gedanken machen, wie wir mit effizienten und leicht durchführbaren Methoden den Überblick bewahren.

Zum Glück machen sich auch Programmierer bei Microsoft darüber Gedanken und bieten uns mit Delve ein intelligentes Werkzeug an, damit wir uns besser und schneller zurechtzufinden. Eigentlich ist Delve nicht nur eine Such- sondern auch eine „Findmaschine“.

Die Findmaschine Delve in Office 365

Office 365 Delve ist eine Such- und Findmaschine.

Stellen wir uns vor, wir stehen wieder einmal vor dem Projekt „Wohnung verlassen, Termin wahrnehmen.“
Wir haben den Termin vorsorglich und für alle erkenntlich im Familien-Papierkalender eingetragen. Damit weiß jeder „Berechtigte“, sprich jedes Familienmitglied, dass wir um 7.30 Uhr außer Haus müssen.
Wir erledigen pünktlich alles, was wir ohne Probleme allein auf die Reihe bekommen. Aufstehen, duschen, anziehen, Kaffee trinken, Unterlagen einpacken, Schuhe anziehen , …………. Schlüssel.
Bevor die Drama-Queen wieder ihren Auftritt hat, reicht uns unsere persönliche Findmaschine den Schlüssel, bevor wir überhaupt mit der Suche angefangen haben. In meinem privaten Umfeld ist das in der Regel meine Frau. Alternativ können Sie sicherlich auch versuchen, Ihren Hund darauf abzurichten. Wenn uns dann aber auch noch die liebevoll zubereitete Wegzehrung in Form eines belegten Brotes perfekt verpackt in die Hand gedrückt wird, dann haben wir a) das Wunschlos-Glücklich-Gesamtpaket gebucht und b) die Idee mit dem Hund wieder ganz schnell sein lassen.

Peng. Das wars. So und nicht anders sollte man sich die künstliche Intelligenz von Delve vorstellen. Wer jetzt allerdings an die Geschichte mit dem Hund denkt, fängt bitte zum besseren Verständnis nochmal mit Absatz 1 an.

Delve im Office 365 Portal

Schauen wir doch mal in Delve rein. Im Office 365 Portal finden wir unter den vielen Tools und Apps auch das Delve Icon. Ein reines Online-Werkzeug. Was aber auch Sinn macht, da es für uns das Cloud-Erlebnis positiv beeinflussen möchte.
Delve analysiert mit Hilfe der künstlichen Intelligenz unsere Cloud-Umgebung. Die KI stellt eine Sammlung aus den wichtigsten, interessantesten und für uns wahrscheinlich am ehesten in Frage kommenden Dateien und Dokumenten zusammen. Und bevor wir überhaupt zu suchen beginnen, haben wir diese von der KI aufbereitete Übersicht schon als Startseite parat.
Darunter befinden sich eben nicht nur die Dateien, an denen wir selbst gerade arbeiten, sondern auch von den Team-Mitgliedern oder Abteilungskollegen. Somit wird uns auch ein Überblick gegeben, was rund um uns passiert.
Delve sucht auch in Dokumenten nach Stichwörtern, ist aber trotzdem kein Spionage-Tool. Für alles, was hier angezeigt wird, haben wir von unseren Kollegen oder aufgrund der Team-Zugehörigkeit bereits die Berechtigungen zum Anzeigen erhalten.
Wir können zum Beispiel Dateien und Dokumente von unserem Chef einsehen, wenn dieser uns eine Berechtigung auf diese Dateien gegeben hat oder wir mit unserem Chef in der gleichen Gruppe zugeteilt sind und er diese Dateien in der Gruppe gespeichert hat.
Was ich nicht sehen kann, sind Dokumente, auf die ich aufgrund von Berechtigungen oder fehlender Gruppenzugehörigkeit keinen Zugriff habe. Weder in Teams oder im SharePoint – und daher auch nicht mit Delve.

Also keine Angst, wenn bei einer Delve-Suche nach „gestern Nacht“ in ihrem Account wilde Partybilder von gestern oder vergangenen Nächten angezeigt werden. Wahrscheinlich haben sie über das Smartphone den Bilder-Upload in ihren OneDrive-Bereich der Cloud freigegeben, die KI hat die Bilder mit Tags (also Schlagworten) gekennzeichnet und Ihnen daher auch am Bildschirm präsentiert.

Sicherheit mit Office 365 und Delve

Können andere Benutzer von Office 365 das auch sehen?

Ja. Wenn er direkt hinter Ihnen steht und auf Ihren Bildschirm starrt. An seinem Platz und mit seinem Delve-Zugang sind anderen Personen solche Zugriffe nicht gewährt. Weder innerhalb, noch außerhalb der Organisation. Andere Personen erkennen nicht einmal, ob private Daten (und Bilder) überhaupt existieren.
Dennoch sollten wir uns der Mächtigkeit von Delve bewusst sein. Die Suche ist sehr viel tiefgreifender und umfangreicher, als es die kleine Eingabezeile erscheinen lässt.

Nehmen Sie sich ein wenig Zeit und experimentieren selber mit Delve. Entdecken Sie Informationen über Ihre Mitarbeiter, die Abteilungen Ihres Unternehmens und woran Ihre Kollegen arbeiten.
Oder passen Sie dort zentral Ihre eigenen Profildaten an und sorgen Sie mit einem alten Profilfoto für ein jüngeres Aussehen. Auch das managed Delve für uns quer durch die Cloud.

Ich würde mich freuen, wenn Sie uns weiter auf meiner kleinen Blog-Reise durch die Tiefen der kleinen Office-Tools begleiten. Als nächstes experimentieren wir ein wenig mit Power Automate und versuchen, nervige Aufgaben zu automatisieren. In der Cloud, nicht im Haushalt!