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Das neue Microsoft Viva

Fr, 25. Juni 2021

Nachdem mit Microsoft Teams der Softwareschmiede ein großer Wurf gelungen ist, steht in naher Zukunft eine weitere mögliche Innovation zur Verfügung, die möglicherweise eine Veränderung unserer gewohnten Arbeitsweisen mit sich bringt. Ob sie tatsächlich dazu in der Lage ist oder eher ein Nischendasein fristen wird, hängt davon ab, wie sehr Microsoft Viva, und ganz speziell einige Teile davon, von Mitarbeitern akzeptiert werden. Und natürlich, wann Microsoft in der Lage ist, eine komplette Viva-Experience abzuliefern. Denn noch sind nicht alle Bestandteile verfügbar. Ähnlich wie bei Teams wird Viva nach und nach komplettiert.

Was kann Viva?

Je größer ein Unternehmen wird und umso mehr Mitarbeiter im Unternehmen tätig sind, desto schwieriger wird es, sämtliche interne und relevante Informationen zentral zur Verfügung zu stellen. Bei den meisten existierenden Lösungen werden über Intranetseiten zum Beispiel diverse Artikel, interne Ankündigen, Neuigkeiten, allgemeine Hinweise oder wissenswerte Informationen publiziert. Zumeist ist die Belegschaft dann in der Lage, sich mittels eines Browsers diese Informationen anzeigen zu lassen.

Dabei ist der Aufwand, der von den dafür zuständigen Personen betrieben wird, je nach Umfang und Aktualität nicht unerheblich und bedarf natürlich einer regelmäßigen Wartung. Informationen müssen nicht nur gefunden und inhaltlich aufbereitet werden, sondern sollen auch in einer gefälligen Form dargestellt werden. Und sind solche Informationen zu alt, verlieren die Leser einer solchen internen Plattform schnell das Interesse.

Microsoft macht sich die Tatsache, dass in den letzten beiden Jahren das hauseigene Produkt Teams in vielen Unternehmen zur zentralen Informations-, Kollaborations- und Kommunikationsplattform gewählt wurde, mit Microsoft Viva zu nutze.

Bei Microsoft Viva liegt der Schwerpunkt auf der Bereitstellung kuratierter, bedarfsspezifischer Informationen und Unterlagen, die den Mitarbeitern helfen sollen, ihre Arbeit einfacher und besser zu machen. Dazu gehören sowohl die internen „News“ als auch das Angebot für die Weiterbildung, das für die Mitarbeiter angeboten wird.

Warum kuratiert?

Alle Informationen, die von Viva aufgenommen werden, werden von Microsoft Teams und dem darunter liegenden SharePoint Online zur Verfügung gestellt. Welche Themen oder Informationen als relevant, wichtig oder interessant deklariert werden, entscheidet eine KI. Welche Informationen allerdings auf dieser Plattform publiziert werden, entscheidet der Kurator (Bedeutung: Verwalter, Betreuer), der die Meldungen oder Informationen freigibt.

Microsoft Viva soll aus 4 Modulen bestehen

Von Microsoft ist geplant, insgesamt vier Hauptbestandteile als Microsoft Viva zusammenzustellen. Da sich der Entwicklungsstand der einzelnen Teile voneinander unterscheidet, werden einige Programmteile erst im Laufe dieses Jahres nach und nach zur Verfügung gestellt. Eine ähnliche Vorgehensweise kennt man ja mittlerweile auch von Teams, wo ständig neue Komponenten und Funktionen nach und nach implementiert, verändert und verbessert werden. Vorerst sind zwei Teile bereits für die Implementierung in Teams verfügbar, und zwar Viva Connections und Viva Topics.

Viva Connections

Mit Viva Connections kann auf einfache Weise eine SharePoint-Site eingerichtet werden, die als Teams-Anwendung dargestellt wird. Damit kann eine Landing-Page für interne Informationen, Nachrichten, Formulare oder zum Beispiel eine Anfrage an den internen IT-Support einfach realisiert werden. Dies ermöglicht eine zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter, um auf wichtige Informationen in Echtzeit zuzugreifen. Gerade, seit das Home-Office einen enormen Zuwachs erfahren hat, sind solche Portal-Seiten mit aktuellen und hilfreichen Inhalten ein wichtiger Bestandteil für viele Mitarbeiter geworden.

Viva Topics

Viva Topics macht Wissen firmenintern für alle leicht zugänglich. Mit KI-gestützten Tools werden Unternehmensdaten durchsucht, um Inhalte automatisch zu erkennen, zu verarbeiten und zu organisieren. Dabei können häufige Themen in Inhalten und Teams-Unterhaltungen automatisch gefunden und auf Themenseiten präsentiert werden. Dazu werden auch ergänzende Themen und Fachwissen aus verschiedenen Quellen zur weiteren Verwendung aufbereitet.

Das Ergebnis wird in Form von kuratierten Themenseiten mit den relevanten Informationen dargestellt, die in den Gruppenchats in Teams weitergegeben werden können. Die bekannten Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen, die auch schon für eine sichere Selektion in der Cloud sorgen, verhindern auch, dass Informationen nur geteilt werden können, für die Berechtigungen bestehen.

Durch die hohe Automatisierung und der Hilfe der KI reduziert sich der Aufwand, mit dem Inhalte gefunden werden, auf ein Minimum. Es wird praktisch alles auf dem silbernen Tablet serviert. Damit ist es auch einfacher, Inhalte stets aktuell zu halten.

Und so geht es weiter

Im Laufe dieses und Anfang nächsten Jahres (2022) soll laut Microsoft auch die Implementierung der beiden anderen Programmteile in Teams realisiert werden.

Viva Learning

Mit Viva Learning können direkt in Teams interne Schulungen und auch externe Weiterbildungsmöglichkeiten eingebunden werden. Dadurch müssen nicht unzählige Webseiten der Anbieter aufgerufen werden. Stattdessen ist es möglich direkt über Teams Lerninhalte von Microsoft Learning, LinkedIn Learning oder von Drittanbietern auszuwählen.

Dazu können die Mitarbeiter auch nach Inhalten suchen, die für ihre Bereiche relevant sind. Genauso ist es möglich, Mitarbeitern direkt in Teams Kurse zuzuweisen.

Viva Insights

Nach den Angaben von Microsoft dient Viva Insights dazu, dass Mitarbeiter bessere Arbeitsgewohnheiten entwickeln und lernen sich zu konzentrieren, wo und wann immer sie es brauchen. Dabei bietet Insights einzelnen Personen, Führungskräften und Managern personalisierte und umsetzbare Einblicke, die in der Organisation helfen, erfolgreich zu sein.

Solange Insights noch nicht das Licht der allgemeinen Öffentlichkeit erblickt hat, erlauben wir uns noch kein Statement zu eventuell zu tiefgreifenden Überwachungsinstrumenten. Ganz klar von Microsoft kommuniziert wird allerdings, dass Insights so konzipiert ist, dass die Privatsphäre geschützt wird. Das bedeutet auch, dass ähnlich wie bei Delve persönliche Informationen nur von der betreffenden Person einsehbar sind.

Weg von der Theorie

Wie in den meisten Fällen üblich werden neue Applikationen, Programme oder Erweiterungen nicht einfach planlos umgesetzt. Auch bei uns läuft derzeit noch ein herkömmlicher Informationskanal in einer Teams-Gruppe, wo interne Informationen, Neuigkeiten, Formulare und Anweisungen innerhalb unseres Unternehmens geteilt werden. Vor allem Viva Topics, Learning und Connections werden wir uns intensiv anschauen und testen. Und natürlich unsere bisherige Vorgehensweisen in diesen Bereichen mit ziemlicher Sicherheit an Viva anpassen. Welche Erfahrung wir damit machen werden und welche Tipps wir in den einzelnen Bereichen geben können, werden wir in kommenden Blogartikeln detailliert beschreiben.