Die digitale Kommunikation wird sich wieder ändern. In einigen Bereichen hat sie das auch schon getan. So wurde in den letzten 20 Jahren die E-Mail richtig populär und hat dem normalen Geschäftsbrief längst den Rang abgelaufen. Und zu Spitzenzeiten kamen auch in meinem Postfach bis zu 300 Mails täglich an. Natürlich nicht alles relevante Nachrichten, aber es unterstreicht doch die zentrale Bedeutung, die E-Mails eingenommen hatten.
Trotzdem hat sogar die E-Mail ihren Zenit überschritten, denn in Punkto Kommunikation hat zumindest die Direktnachricht in Form von Teams-Chat, WhatsApp oder anderen Messenger-Diensten die E-Mail schon längst auf einen Platz in den hinteren Rängen verwiesen. Vor allem unternehmensintern werden oft nur mehr E-Mails versendet, wenn Anhänge versendet werden sollen oder andere besondere Vorgaben zu erfüllen sind. Zwischen Unternehmen oder bei der Kommunikation ist die E-Mail aber bei den meisten immer noch die „Numero Uno“.
Natürlich haben die meisten von uns zumindest von Outlook gehört. Als Business-Variante im Unternehmen oder als kostenlose Express-Variante kamen viele damit schon mehr oder weniger in Berührung. Der Großteil dürfte aber speziell im IT-Sektor nahezu täglich damit arbeiten. Outlook ist nicht nur eines der bekanntesten, sondern auch eines der beliebtesten E-Mail-Programme weltweit. Moment mal. E-Mail-Programm? Ja und Nein, denn Outlook ist vor allem in der heutigen Form viel mehr als nur ein E-Mail-Client.
Als die E-Mails laufen lernten
Ich selbst gehöre zu den IT-Fachleuten, die schon vor dem eigentlichen Internet in der Branche beschäftigt waren. Und damals gab es auch in größeren Betrieben noch keine E-Mails, geschweige denn überhaupt eigene E-Mail-Server. Allerhöchstens ein internes, proprietäres Nachrichtensystem. Aber zu meiner Zeit hatte man auch noch eine Druckluft-Rohrpost in Betrieb.
Man kann sich natürlich vorstellen, dass die alten Haudegen in der Geschäftsführung dem Medium E-Mail zunächst mehr als skeptisch gegenüberstanden. Das war auch noch eine Zeit, in der uns IT-Administratoren der Vorteil von schwarz-weiß-Monitoren gegenüber den modernen farbigen 15-Zöllern aufgezeigt wurde. Wie wir heute wissen, war das Quatsch und diente nur der Kosteneinsparung.
Später ging es aber immer schneller voran mit der Digitalisierung von Nachrichten und sogar normale Mitarbeiter wurden zu Beginn der 2000er Jahre mit einer E-Mail-Adresse ausgestattet. Natürlich wurde das von vielen damaligen Mitarbeitern mit den obligatorischen „Wer braucht denn sowas?“, „Das ist viel zu kompliziert, um damit zu arbeiten“ und selbstverständlich auch dem „Das mache ich nicht!“ leidlich zur Kenntnis genommen.
Ab diesem Zeitpunkt war dann auch ein entsprechender E-Mail-Client auf dem Arbeitsplatzrechner nötig und was bot sich zu dieser Zeit an? Microsoft Outlook. Aber nicht nur Microsoft hatte damals mit Outlook und Exchange einen Pfeil im Köcher, sondern auch das berühmt-berüchtigte Lotus Notes mit den Domino-Servern.
E-Mails werden immer mehr zur Nebensache
Wenn es jetzt beim Namen Lotus Notes wieder im Kopf klingelt und ältere Admin-Generationen mit einem Lächeln seufzen, wird einem schnell bewusst, dass auch schon damals nicht nur die reine E-Mail-Verwaltung ein wichtiger Faktor war.
Und obwohl Lotus Notes und die zugehörigen Domino-Server ihrer Zeit weit voraus waren und Dinge boten, die heute immer noch auf den Wunschzetteln von vielen Leuten stehen, spielen sie in der Praxis kaum mehr eine Rolle. Heute ist Outlook mit dem Exchange-Server im Hintergrund vorrangig in den meisten Unternehmen gang und gäbe.
Seit wir unsere Termine ebenfalls am Computer verwalten, wird im kommerziellen Umfeld schon lange auf spezielle Group-Ware-Server gesetzt, wie es zum Beispiel auch ein Exchange Server ist. Natürlich haben diese Server vor allem die Aufgabe, den E-Mail-Verkehr im Unternehmen zu regeln, dennoch ist die Terminverwaltung (Kalender) kaum mehr wegzudenken.
Ebenso kann die Kontakt- und Aufgabenverwaltung mittlerweile zentral über die Server erfolgen. Und Outlook ist natürlich als passendes Front-End dafür prädestiniert, um auf Exchange oder die Cloud-Variante Exchange Online zuzugreifen.
Die nächste Stufe ist gezündet
Wer langfristig die Strategien von Unternehmen aber auch Softwareherstellern verfolgt, wird feststellen, dass die Cloud in Zukunft unvermeidlich wird. Aber auch wir selbst drängen immer mehr dazu, uns von den festgefahrenen Firmenstrukturen loszulösen.
Vor einigen Jahren war ein von extern kommender Zugriff auf das Firmennetz inklusive der dort verfügbaren E-Mails noch eine Sonderlösung. Allenfalls offline konnten Mails mit dem Notebook gelesen werden, aber auch das war aus Sicherheitsgründen oft genug eine Ausnahme.
Und heute? Wehe, wenn wir am Wochenende bei der Bergtour oder im Spanienurlaub am Strand keine E-Mails empfangen können.
Outlook und sowieso das ganze herkömmliche Office-Paket verliert dadurch immer mehr an Relevanz. Da der Zugriff mittlerweile nicht mehr nur vom Arbeitsplatz, sondern auch von Smartphones, Tablets oder beliebigen Rechnern via Webbrowser möglich sein soll, müssen die entsprechenden Strukturen in der Cloud vorhanden sein.
Wie man sieht, ist es heute bei der Planung des optimalen E-Mail-Programms mit einer einfachen Antwort nicht mehr getan. Und dazu kommen dann auch noch weitere Sicherheitsmaßnahmen. Allen voran natürlich die MFA (Multi-Factor-Authentification), aber auch sonstige Kniffe bei der Geräteverwaltung in und andere Denkweisen vor allem mit der Nutzung der Cloud.
Alte Strukturen ablösen
Es gibt immer noch viele Unternehmen, die aus historisch bedingten Gründen auf teilweise recht alte, lokale Exchange Server setzen. Um dem ganzen Trubel um globale und zeitunabhängige Verfügbarkeit Rechnung zu tragen, sind mittlerweile viele Sicherheitsvorkehrungen im eigenen Netzwerk zu treffen. Aber auch das hilft nicht immer, wie wir anhand der letzten Attacken auf die lokalen Exchange-Varianten erkennen konnten.
Kann das weg?
In den meisten Fällen kann das weg. Ja, damit meinen wir die Mail-Server, die lokal installiert sind. Nur in den wenigsten Fällen ist es sinnvoll, seine Mails, Termine, Kontakte oder Aufgaben auf einem lokalen Server zu verwalten. Auch in Punkto Sicherheit ist die Cloud, und damit ist speziell die Microsoft Cloud mit den Exchange Online Servern gemeint, den meisten Unternehmen deutlich überlegen.
Zeit für den nächsten Schritt mit Exchange Online
Nicht nur in der IT-Welt ist eine gute Planung der einzig richtige Startpunkt, um an Verbesserungen zu arbeiten. Denn bevor ein lokaler Mail-Server abgelöst werden kann, müssen viele Umstände berücksichtigt werden.
Zudem sollte sich jedes Unternehmen auch die Frage stellen, auf welche Art und Weise die Kommunikation innerhalb und außerhalb der Organisation von statten gehen soll. Hierbei bieten sich natürlich die einzelnen Komponenten direkt aus der Microsoft Cloud an, angeführt von Exchange Online über Microsoft Teams bis hin zur Integration der Telefonanlage in die Cloud.
Vor allem beginnt für viele Unternehmen mit Exchange Online überhaupt der erste Einstieg in die Microsoft Cloud. Und wer sich hier nicht in kürzester Zeit in einer Sackgasse wieder finden möchte, der ist gut damit beraten, sich von Profis unterstützen zu lassen.
Der Nutzen für die IT-Abteilung
Selbstverständlich gibt es auch bei der Exchange Online Variante noch genügend für die IT-Abteilung zu tun. Allerdings sind das in erster Linie organisatorische Aufgaben. Um sämtliche Wartungsarbeiten der Hard- und Software muss sich die IT-Abteilung aber keine Gedanken mehr machen. Ebenso fallen damit auch sämtliche Garantie-, Wartungsverträge und Lizenz-Verwaltung für Exchange weg. Denn auch die Lizenzen müssen, wenn man einen lokalen Server neu installiert, für jeden User wieder neu angeschafft werden.
Auch der Sicherheitsverantwortliche schläft besser
Wir wollen an dieser Stelle natürlich nicht vergessen, dass ein gut gewartetes und mit allen Updates versehenes Exchange-System auch für den Sicherheitsverantwortlichen eines Unternehmens ein beruhigendes Gefühl verbreitet.
Denn im Falle eines Datenlecks im Unternehmen wird es einen geben, auf dessen Schultern dann der interne Kampf ausgetragen wird. Wer hat Schuld? Und um das im Vorfeld zu vermeiden, sollte es für jeden CSO ein Anliegen sein, dass im Unternehmen entweder die neuesten Versionen oder zumindest bei Verfügbarkeit die Sicherheits-Patches eingespielt werden.
Wie wir wissen, passiert das in zehntausenden Unternehmen in Deutschland nicht oder nicht ausreichend!
Was nützt es dem Unternehmen?
Schon seit längerer Zeit ist der Zugriff auf das Mail-Postfach, den Kalender, die Aufgaben oder die Kontakte auch von außerhalb des Unternehmensnetzwerks ein gefragtes Feature. Während sich im lokalen Netzwerk sehr viele IT-Profis bezüglich der Sicherheit dieser Zugänge ihren Kopf zerbrechen müssen, funktionieren diese Dinge bei Exchange Online bereits „out-of-the-box“.
Eine Einschränkung, mit welchem Gerät man auf die Mails zugreifen möchte, ist im Jahr 2022 nicht mehr vorhanden. Denn die Auswahl ist mit Microsoft Outlook, Mail-App vom Smartphone oder direkt via Webbrowser enorm vielfältig und sicher.
Fazit
Heute ist die E-Mail nur mehr einer von vielen Eckpfeilern im Bereich der modernen Kommunikation. Jedes Medium hat seine speziellen Vorzüge und gemeinsam eingesetzt ergänzen sich die einzelnen Bereiche (E-Mail, Direktnachricht mit Messenger/Teams, Telefonanlage) perfekt.
Mit der richtigen Planung und Hilfe von Profis gelingt die Umstellung von Microsoft Exchange, Microsoft Teams und der Integration der TK-Anlage auf die sichere Cloud-Variante schneller und einfacher, als man das im ersten Moment annehmen darf.
Die Cloud-Profis von itelio haben in den letzten Jahren viele kleine, mittlere und größere Unternehmen erfolgreich in die Microsoft Cloud gebracht. Immer mit dabei auch Exchange Online, welches bei vielen Microsoft365-Paketen integrierter Bestandteil ist.
Haben Sie vielleicht auch schon eine Exchange Online Lizenzierung in einem Ihrer Pakete mit dabei?
Kontaktieren Sie uns gerne und wir unterstützen Sie bei der Planung, Umstellung und Wartung von Exchange Online.