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Microsoft 365 – Mehr drin

Mi, 19. Mai 2021

Wer im Zusammenhang mit Microsoft die Zahl 365 hört, denkt zwangsweise zuerst an das Office-Produkt von eben diesem Hersteller. Microsoft hat es bereits vor einigen Jahren auf die Welt losgelassen und vor allem mit der Einführung der Abo-Gebühr nicht nur pure Begeisterung ausgelöst.

Microsoft Office war für sehr viele Unternehmen einfach das Standard-Paket, das intern für Briefe, Kalkulationen, Präsentationen und E-Mails eingesetzt wurde. Praktisch war es auch, einmal eine Lizenz zu kaufen und diese dann zeitlich mehr oder weniger unbeschränkt verwenden zu können. Mehr oder weniger darum, weil natürlich ganz alte Versionen heute nicht mehr unter Windows 10 laufen. Aber wer verwendet schon noch ein Microsoft Office Produkt, das älter als zehn Jahre ist? Wahrscheinlich mehr, als wir uns vorstellen wollen.

Warum sollte ein Unternehmen auf 365 umstellen?

So ganz trivial ist diese Frage nicht zu beantworten. Denn wenn ein IT-Verantwortlicher damit zu argumentieren beginnt, dass auch in der neuesten Version von Word nur ein Dokument geschrieben wird, hat er nicht ganz unrecht. Und die alten selbsterstellten Kalkulationen mit Excel funktionieren mit den älteren, lokalen Versionen ganz prächtig. PowerPoint verwenden nur wenige User im Unternehmen und Outlook kann seit der Version 2013 so ziemliche alle Finessen aufweisen, damit auch die Nutzung der Cloud-Variante von Exchange vorzüglich von statten geht.

Mag man damit vor ca. fünf Jahren noch ziemlich im Recht gewesen sein, hat sich seitdem aber einiges geändert. Denn nicht nur Microsoft hat einen extremen Wandel zur Cloud vollzogen.

Ab in die Wolken

Als wir 2020 von einem Tag auf den anderen ins Home-Office umzogen, war das technisch gesehen weit weniger eine Herausforderung als von der organisatorischen Seite her.

Denn mit dem Verlassen der Büros wurde vielen sehr schnell bewusst, wie sehr ein Unternehmen an seiner internen Kommunikation hängt. Absprachen und kurze Besprechungen waren nicht möglich und noch schlimmer der „Gangfunk“ wurde lahmgelegt.

Und auf einmal waren wir froh, dass uns Microsoft mit Teams nicht nur ein neues Kommunikations-Tool zur Verfügung stellte, sondern damit auch die Kollaboration auf ein neues Level gehievt hat. Denn mit Teams wurde eine gut funktionierende Antwort auf die Frage „Wohin mit meinen Dokumenten?“ erbracht. Und auch die Frage der Administratoren, die nach der Umstellung von Lync und den Office Communication Servern auf Skype for Business den oder einen ähnlichen Wortlaut „Was soll der Mist*?!“ verwendeten, wurde beantwortet. Bitte setzen Sie für das mit dem Sternchen markierte Wort den Kraftausdruck Ihrer Wahl ein.

Die Cloud ist nichts Neues. Oder doch?

Eigentlich ist die Cloud nichts Neues mehr. Schon vor Jahren gab es zögerliche Schritte, die Cloud für jedermann nutzbar zu machen. Jedoch ist erst mit ständig gestiegener Geschwindigkeit der Datenverbindung zum Internet für viele der Gang in die Cloud tragbar geworden. Ich schreibe absichtlich tragbar, denn aus dem engen Sichtwinkel, dass die 365-Produkte nur eine Ablöse der gängigen Office-Pakete wurden, hält sich die Begeisterung nach wie vor in Grenzen.

Die Augen öffnen für etwas Neues

Microsoft selbst hat schnell erkannt, dass die Bezeichnung Office 365 nicht mehr dem gerecht wurde, was tatsächlich in den Paketen enthalten ist. Denn obwohl sich die bekannten Office-Komponenten (Excel, Word) nach wie vor auch in einer lokal zu installierenden Version darin befinden, tummeln sich bis über 30 verschiedene Programme und Tools und warten darauf, von Ihnen entdeckt und genutzt zu werden.

Darum vollzog Microsoft auch einen Namenswechsel. So nennt Microsoft nun seine Office-Pakete Microsoft 365. Office 365 ist nur mehr als Enterprise-Edition erhältlich oder eben die Bezeichnung für die Standalone-Office-Produkte mit Einzelplatzlizenzierungen ohne Cloudfunktionalität. Ja, richtig gelesen. Obwohl alle Zeichen auf Cloud stehen, bringt Microsoft auch ein Office 2022 mit den bekannten, lokal zu installierenden Produkten auf den Markt.

Alles das Gleiche?

Microsoft beweist abermals bei der Namensgebung, dass Sie entweder über eine enorm kreative oder aber enorm weit von der Realität entfernt operierende Marketingabteilung verfügen. Mögen Programmnamen wie Teams oder Word ja noch irgendwo sinnhaft erscheinen (haben Sie im Team schon mal mit Teams in anderen Teams zusammen gechannelt?), bei Microsoft 365 wird es aber sogar für Profis etwas unübersichtlich.

Alles Microsoft 365, aber mit den Zusätzen „Family“, „Business“ oder „Enterprise“. Letzteres in den Plänen E3 und E5. Oder doch nur F3, das vormals F1 hieß?

Während es sich bei den einfachen „Family“- und „Business“-Modellen hauptsächlich um die Produktivität und Konnektivität dreht, geht es in den Enterprise-Edition zusätzlich auch um die Sicherheit.

Die in „E“-Editionen (Enterprise Edition), also für sehr große Unternehmen, paketierten Dienste und Programme sind derart umfangreich, dass man gut und gerne stunden- oder tagelang darüber reden könnte. Da benötigt es dann schon eine umfassende Cloud-Strategie, in der die meisten dieser Programme und Dienste auch Anwendung finden.

Identitäts- und Zugriffsverwaltung (SingleSignOn – SSO, Azure Active Directory), Bedrohungsschutz (Advanced Threat Analytics, Defender Antivirus und Device Guard, Defender Application Guard), Informationsschutz (Nachrichtenverschlüsselung, Information Protection und BitLocker), Sicherheitsverwaltung, Geräte- und Anwendungsverwaltung (Intune), Arbeitsmanagement (Forms, Planner, PowerApps und PowerAutomate, etc.). Und natürlich alle anderen Office-Komponenten, zusätzlich mit Publisher und Access ergänzt, einem eigenen Exchange-Konto, Outlook, Teams, Sharepoint, Yammer, OneDrive, Delve, Stream, Sway ….

Die Qual der Wahl

Denken Sie nicht, ich könnte das einfach so fehlerfrei aus dem Gedächtnis abrufen. Der Umfang und die Details dazu sind nicht nur riesig, er ändert sich auch regelmäßig. Meist werden noch mehr Tools oder Dienste mit aufgenommen, selten verschwinden einige wieder. Yammer ist zum Beispiel so ein Wackelkandidat, der mal mehr, mal weniger Unterstützung findet. Die Zukunftsprognose dafür ist zwischen dunkelgrau mit Schauern bis zu hellem, gleißenden Sonnenlicht angesiedelt. Man weiß es nicht.

Dass es so viele Pakete rund um Office und Microsoft 365 gibt, hat einen einfachen Grund. Nicht jedes Unternehmen steht von einer Sekunde zur nächsten mit allen Möglichkeiten in der Cloud. Auch wenn Teile der Cloud dank der breiten Nutzung von Teams und OneDrive bereits ihren Schrecken verloren haben und die meisten die Sinnhaftigkeit der Datenvorhaltung in der Cloud erkannt haben. Es bedarf für eine professionelle Lösung eine individuelle und sorgfältige Planung, mit welcher Cloud-Strategie ein Unternehmen die eigene Zukunft einleiten möchte. Ob ein Verzicht auf die Cloud, eine hybride Nutzung oder sämtliche Systeme und Dienste in der Cloud zu ihrer Strategie gehören, Microsoft hat mit der Vielfalt der Angebote für jedes Szenario das passende Paket in petto.

Professionelle Hilfe in Anspruch nehmen

Für „normale“ IT-Abteilungen kann der Weg in die Cloud zu einem sehr steinigen Weg werden. Gerade ohne Erfahrungswerte warten da echt ein paar tiefe Fettnäpfchen, bei denen man erst dann bemerkt, wie tief man drin steckt, wenn es längst zu spät ist. Empfehlenswert ist es in jedem Fall, die Planung zusammen mit Experten anzugehen. Diese durchleuchten unter anderem auch die Gewohnheiten in den Betrieben, erfassen die Wünsche und Anforderungen, erarbeiten aus den Informationen ein maßgeschneidertes Paket und bieten Unterstützung bei der Umsetzung und der Schulung der Administratoren und Benutzer. Und haben ganz sicher auch die eine oder andere Idee, die man in normalen „Gruppentherapiesitzungen“, sprich Internetforen, nicht findet.