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Microsoft 365 Pakete optimal einsetzen

Mo, 10. Mai 2021

Im ersten Moment mag man glauben, dass gerade die Lizenzierung früher einfacher war. Da gab es ein Office-Paket und wenn man mit Windows Server arbeitete, die zugehörigen CALs (Client Access License). Und wer sich heute mit den verschiedenen Microsoft 365-Paketen auseinandersetzt, wird von der Fülle im ersten Moment fast erschlagen.

Geht man allerdings nicht ganz so weit in die Vergangenheit zurück, sondern einfach vor die Zeit von Microsoft 365, sehen die Pakete und deren Lizenzierungen gar nicht simpel aus. Das liegt daran, dass man ein und dasselbe Programm nicht in jeder Situation uneingeschränkt anwenden durfte. So war ein Office für den Heimgebrauch deutlich günstiger als das Pendant für den geschäftlichen Bereich. Auch wenn die benötigten Softwarekomponenten den gleichen Umfang beibehielten.

Wenn man dann noch die unterschiedlichen Lizenzierungsformen für Unternehmen mit einbezieht und Volumenlizenzen, Enterprise Agreements, Kombinationen aus verschiedenen Paketen und den Office-Pro-Lizenzen ins Gedächtnis ruft, sind die neuen Office 365 bzw. Microsoft 365 in der Hinsicht geradezu eine Wohltat.

Übersichtlichere Lizenzverwaltung

Ein großer Vorteil ist bei den Microsoft 365 Paketen das zentrale Verwaltungsportal für alle Lizenzen. Das nimmt gerade in Hinblick auf Übersicht und Lizenz-Audits eine große Last von den Schultern. Auch wenn Lizenzen nachgebucht werden, finden wir diese im Microsoft Portal übersichtlich aufgezählt. Einer unbeabsichtigten Falsch- oder Unterlizenzierung wird so ein Riegel vorgeschoben und der allgemeine Verwaltungsaufwand für die IT-Verantwortlichen reduziert sich deutlich.

Der Paketdienst von Microsoft

Die von Microsoft angebotenen Pakete und die darin enthaltenen Lizenzierungen sind mittlerweile eine recht lebendige Sache geworden. Meist werden die Angebote jedoch um weitere Komponenten erweitert oder zusammengefasst. Immerhin macht es Microsoft mit den Bündelungen auch für private Personen recht schmackhaft, sich für ein Paket der „Home“-Editionen zu entscheiden.

Lassen Sie sich im übrigen nicht von der relativ neuen und aktuellen Bezeichnung Microsoft 365 statt Office 365 täuschen. Da die Cloud-Pakete, vormals eben Office 365, mittlerweile viel mehr Applikationen als nur Office beherbergen, war eine Änderung der Namensgebung eine gute Idee. Als Office Produkte werden nur mehr die immer noch verfügbaren Einzellizenzen benannt, wie etwa das aktuelle Office 2019 in den altbekannten Ausführungen Home&Student, Business und Pro.

Microsoft 365 für private Anwender bzw. Heimgebrauch

Prinzipiell gibt es Microsoft 365 in drei Stufen. Einmal als Family Paket für den Heimgebrauch, also zur privaten Nutzung. Hier gibt es ein unglaublich gutes Preis-Leistungsverhältnis gegenüber den anderen Paketen. Denn im Familiy Paket sind bis zu 6 Personen berechtigt, Office und die Cloud-Dienste zu nutzen. Und das Paket an und für sich kann sich sehen lassen. Für jeden Nutzer stehen sowohl die Apps in der Cloud als auch die lokalen Programme wie Excel, Word, PowerPoint und OneNote zur Verfügung – und sogar Outlook ist mit dabei.

Das komplette Office-Paket so günstig? Wo ist der Haken?

Im Gegensatz zum Einmalkauf, der zum Beispiel bei Office Home & Student 2019 möglich ist, gelten die Lizenzen bei den Cloud-Paketen immer nur für den Zeitraum, für den gezahlt wird. Läuft ein Abonnement aus, sind auch die zugehörigen Office-Programme nicht mehr verfügbar. Wie schon erwähnt, ist es bei mehreren Personen im gleichen Haushalt trotzdem die günstigste Variante. Vor allem, da man auch via Tablet, Smartphone, Linux oder iMac auf seine Office-Komponenten, zum Beispiel als WebApp, zugreifen kann.

Im Gegenzug kann man sich aber auch sicher sein, dass man immer mit der neuesten und sichersten Version der Applikationen arbeitet. In der heutigen Zeit mit all den Sicherheitsgefahren kann man das gar nicht hoch genug schätzen.

Microsoft 365 für Unternehmen

Auch wenn sich die Funktionen der einzelnen Programme nicht unterscheiden, ist für den professionellen, sprich kommerziellen Einsatz eine dafür vorgesehene Lizenzierung erforderlich. Ein Unternehmen darf aus lizenztechnischen Gründen keine Home-Lizenzen verwenden. Bevor hier jemand aber gleich „Abzocke“ losbrüllt, sollte man sich auch das Gegenargument anhören. Nicht immer gab es Home-Varianten. Früher mussten auch Privatnutzer die teuren Business-Lizenzen kaufen. Die Folge davon waren vor 20 Jahren unheimlich viele „private Kopien“ von Office XP, Office 2003 usw.

Also ging Microsoft den logischen Weg, das Paket für Endanwender preislich attraktiver zu gestalten und formte die beliebten Office „Home“-Varianten. Es sind also nicht die Business-Lizenzen, die teurer sind, sondern genau andersrum.

Mittlerweile lassen sich aber auch bei den Profi-Lizenzen unterschiedliche Modelle auswählen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Von Business Basic bis Business Premium unterscheiden sich die Pakete nicht nur in der Form und Anzahl der eingesetzten Programme. Auch das eine oder andere Schmankerl, das man sonst zusätzlich buchen musste, ist bei einigen Paketen schon mit dabei.

Anzuraten ist hier schon im Vorfeld eine professionelle Abklärung, welches Paket denn nun in Frage kommt. Denn während die normalen Office-Komponenten schnell verfügbar sind, bekommt man bei der Premium-Lösung unter anderem auch eine Advanced Threat Protection und mit Intune eine komplette Lösung zur Verwaltung von PCs und Mobilgeräten mit in die Hand. Teuer erscheinen diese Pakete nur, wenn man Teile davon eben nicht nutzt. Werden durch das entsprechende Paket aber andere, kostspielige Lösungen wie zum Beispiel Virenschutz oder Geräteverwaltung abgelöst, kann durchaus auch einiges an Kosten gespart werden. Von der zentralen Verwaltungslösung mal ganz abgesehen.

Da geht noch mehr

Für Großkunden und Unternehmen mit mehr Cloud-Ambitionen eignen sich aber trotzdem andere Lizenzmodelle. Vor allem, weil die Verwaltung von mehreren hundert oder tausend Geräten doch einen enormen Aufwand erfordert und die allgemeine Strategie zur Cloud-Nutzung nochmal einen anderen Stellenwert einnimmt. Bei Microsoft nennt man diese Lizenzen „Enterprise“-Modelle. Neben den verschiedenen Office-Produkten enthalten diese Pakete eine Unmenge an zusätzlichen und wichtigen Produkten wie Identitäts- und Zugriffsverwaltung, Bedrohungsschutz, Informationsschutz, Sicherheitsverwaltungen und -analysen, Arbeitsmanagement und vieles mehr. Auch hier ist es wichtig, dass die Funktionen und Applikationen der Enterprise-Pakete nicht nur bezahlt, sondern auch eingesetzt und genutzt werden. Richtig teuer wird es, wenn zu den hier vorhandenen Sicherheitsfeatures teure Zusatzprodukte weiter betrieben werden, die man aber leicht hätte ablösen können.

Schutz im Paket? Wir haben doch schon den Defender!

Ja, mit dem Microsoft Defender, der direkt mit Windows 10 mitinstalliert wird, haben Sie bereits eine mächtige und sehr gute Schutzlösung für Ihren PC. Allerdings in der Standard-Ausführung nur für die lokale Maschinerie. Vergleichbar mit herkömmlichen Virenscannern und Schutzprogrammen ist der Microsoft Defender damit in der Lage, diese zusätzlichen Programme abzulösen. ATP oder besser „Advanced Threat Protection” allerdings überprüft und überwacht nicht nur den einzelnen PC, sondern bekommt starke Unterstützung aus der Cloud und die Möglichkeit, zusätzliche Angriffsvektoren mit einzubeziehen und abzuwehren. Wer seinem Unternehmen mit professioneller Unterstützung eine gehörige Portion Extra-Sicherheit gönnen möchte, stellt sein Konzept auf diese Dienste um. Im Gegensatz zu lokalen Lösungen funktionieren die Microsoft-Lösungen ohne große Serverinstallationen und knifflige Konfigurationsweisen, welche aufgrund mangelnder Kenntnis oft nur rudimentär durchgeführt werden.

Ebenso erspart man sich sehr viel Aufwand, da ständige Updates und Patches automatisch von Microsoft angewendet werden und so keine Angriffsfläche für Angreifer aus dem Internet bieten. In jedem Fall ist für die Wahl des richtigen Microsoft 365 Pakets eine professionelle Analyse und Beratung sinnhaft. Vorausgehend auch eine Planung, welche Rolle die Cloud zukünftig in Ihrem Unternehmen einnehmen wird. Microsoft selbst ist allerdings, was Office-Pakete anbelangt, äußerst flexibel und hat natürlich auch für „militante Cloud-Verweigerer“ noch etwas in Petto. Nach bisherigen Informationen wird man auch in Zukunft die stand-alone Variante von Office erwerben können. Ein Office 2021 wurde bereits wieder als „Einmalkauf-Lizenz“ angekündigt.