IT-Blog

Microsoft OneDrive

Di, 24. November 2020

Entgegen aller Werbeversprechen der vergangenen 20 Jahre sind USB-Sticks nicht immer mit dabei und schon gar nicht dort, wo sie sein sollten. Dokumente und Dateien verschwanden spurlos bis zu dem Zeitpunkt, an dem meine bessere Hälfte mit den Worten an mich herantrat: „Du, ich habe da was in der Waschmaschine gefunden. Brauchst du das noch?“

Ein gravierender Vorteil

Kennen Sie den wichtigsten Unterschied zwischen einem USB-Stick und Microsoft OneDrive? OneDrive wird sich niemals an der Gummidichtung der Waschmaschine wiederfinden.

Zugegeben, robust sind die USB-Sticks. Von all den Speicher-Sticks, die ich selbst gekauft, auf Messen fleißig gesammelt oder von Firmen als innovatives Weihnachtsgeschenk erhalten habe, funktionieren alle noch einwandfrei. Zumindest die, die ich noch gefunden habe. Die Reinigungskraft des Waschmittels haben die Dokumente spurlos überstanden, der Weichspüler knackte auch die integrierte Verschlüsselung der Business-Sticks nicht. Richtig nostalgische Gefühle kamen aber auf, als mein Windows Defender einen Makrovirus in einem Word-Dokument aus dem Jahr 2006 anprangerte. Was habe ich das vermisst.

USB-Sticks gehören nun schon seit gefühlten Ewigkeiten nicht mehr zu meinem bevorzugten IT-Werkzeugen. Da auch seit Windows 7 die turnusmäßigen Neuinstallationen wegfallen (Sie erinnern sich an Windows XP?) und ich nicht ständig von USB-Sticks booten muss, gibt es nur mehr sehr selten einen Bedarf für die einst so nützlichen Helfer. Zugegeben, auch heute haben ein paar Geeks ihre Live-Linux-Antiviren-und-Tool-USB-Sticks, wogegen ein Schweizer Armeemesser wie ein besserer Dosenöffner wirkt – immer mit dabei. Und ja, auch ich habe noch einen solchen Stick … Moment, wo ist der denn jetzt? Egal, ich hatte mal einen.

Der unsichtbare Speicher-Stick

So ziemlich alles wurde mittlerweile dank des schnellen und (fast) überall verfügbaren Internets durch Alternativen ersetzt. Die umfangreiche Musikbibliothek haben wir jetzt in Form von Smartphone und Musikdienstleistern wie zum Beispiel Spotify auf Abruf dabei. Und Kinofilme und Serien haben wir mit Netflix und Konsorten ebenfalls nicht nur in sekundenschnelle, sondern endlich auch im erlaubten Rahmen mit dabei. Programme und Tools ergeben aufgrund der Häufigkeit von Updates und Sicherheitspatches sowieso nur Sinn, wenn man sie schon fast tagesaktuell von der Herstellerseite herunterlädt.

Bleiben noch die Daten und Dokumente. Aber wenn wir zu uns selbst ehrlich sind, hat die Existenz dieser Daten mehr Sinnhaftigkeit in der Cloud als auf herkömmlichen Datenspeichern. Die Cloud versteckt sich weder in der Waschmaschine noch geht sie sonst verloren. Der Zugriff ist mit unterschiedlichen Geräten verfügbar und mit hohen Sicherheitsvorkehrungen vor fremden Zugriffen geschützt.

Allein diese beiden Punkte sind schon regelrechte Totschlag-Argumente. Den letzten absoluten „killing-move“ versetzt OneDrive aber dem Stick mit der Möglichkeit, Daten mit anderen zu teilen und zu bestimmen, was damit geschehen darf.

Ich habe bei einem Stick oder auch einer E-Mail mit Dateianhang kaum Möglichkeiten, eine Weitergabe oder Manipulation von Dokumenten zu verhindern. Auch kann ich nachträglich keine Löschung beantragen und Daten wieder aus dem Verkehr ziehen. Selbst das Team Uri Geller & David Copperfield kann hier nicht weiterhelfen.

Du darfst…

Microsoft OneDrive kann es. Denn anders als bei den herkömmlichen Methoden müssen wir die Datenhoheit nicht aus der Hand geben. Wir bestimmen selbst, ob der Adressat das Dokument nur ansehen kann oder es auch bearbeiten und herunterladen darf. Der Einfachheit verschicken wir eben nur einen Link auf die Datei, die in der Microsoft Cloud verweilt. Solange ein Download nicht erlaubt ist, bleibt dieses Dokument in unserem OneDrive.

Das ermöglicht uns nicht nur, dass wir die Berechtigung jederzeit widerrufen können.


Beispiel Screenshot

Wir können so auch ein Dokument aktuell halten und den anderen Berechtigten damit immer die neuesten Daten zur Verfügung stellen, ohne jedes Mal einen neuen Dokument-Link zu verschicken.

Wenn der Stick woanders sein möchte als der Besitzer

Ohne den USB-Sticks jetzt eine ernsthafte Boshaftigkeit unterstellen zu wollen. Aber nicht nur einmal verblieb der gerade frisch aktualisierte Stick im Bürorechner stecken, während man sich schon auf den Weg zum Kunden gemacht hat. Zum Glück gab es damals schon Mobiltelefon und E-Mail und einen Kollegen, der bereitwillig unseren Stick an sich nahm und uns die notwendigen Tools und Dateien zusendete. Per Mail. 40 MB im Postfach? Heute sicher kein traumatisches Erlebnis mehr, vor 10 Jahren allerdings bekam jeder Exchange-Administrator sofort Schnappatmung. „Wenn das jeder machen würde. Und: Wer soll das sichern? Jetzt kann keiner mehr Mails empfangen, weil die Leitungen dicht sind.“ Können Sie sich auch an diese oder ähnliche Aussagen erinnern? Dabei sind das noch die harmlosesten Aussagen aus der IT-Abteilung.

Der Paradigmenwechsel

Microsoft OneDrive dreht den Spieß einfach um. Anstatt ständig ein Medium, wie einen USB-Stick oder Festplatte, bei uns zu haben, ist die Cloud praktisch überall verfügbar. Und damit ist OneDrive auch als zentraler Speicherort für unsere persönlichen Dokumente aus Office 365 das geeignete Mittel. Nicht immer ist die Ablage der Daten in Gruppenverzeichnissen von Teams bzw. SharePoint gewünscht. Eigene Notizen und Dokumente sollen auch persönlich bleiben. Microsoft Office 365 ist auf die Nutzung von OneDrive abgestimmt. Und für den Fall, dass tatsächlich kein Internet verfügbar ist, kann sich OneDrive auch mit lokalen Verzeichnissen synchronisieren. So ganz nebenbei können wir auch mit unseren bevorzugten Geräten auf die Daten zugreifen, egal ob Smartphone, Tablet, Windows-, Mac- oder Linux-Rechner. Hier wird der Begriff „Diversity“ voll ausgelebt und keiner beschwert sich darüber. Fantastisch.

Der Clou an der Sache ist wiederum, dass wir uns auch mit OneDrive komplett in der Microsoft Cloud bewegen, die uns ihrerseits wiederum mit ihren Sicherheitseinrichtungen auch für das berufliche Umfeld die sorglose Nutzung erlaubt.

Was kann Microsoft OneDrive nicht?

Die ersten USB-Sticks hatten einen aus heutiger Sicht wunderbaren Vorteil. Sie waren in Ihrer Kapazität derart beschränkt (los ging es meines Wissens im Jahr 2000 mit 8 MB), so dass nicht wirklich Unordnung in der Dateistruktur herrschen konnte.

Auf der anderen Seite kennen alle den Spruch „Nur das Genie beherrscht das Chaos“. Nun, unserem Genie können wir auch mit OneDrive eine Chance geben, sich zu entfalten. Da nur Sie selbst auf Ihr persönliches OneDrive (egal ob Business oder privat) zugreifen können, sind Sie auch für die Ordnung verantwortlich. Für alle (auch den Genies unter uns) empfehle ich aber zusätzlich den Einsatz von Microsoft Delve. Hier hilft unser digitales Hausmännchen (-mädchen, -helferchen…) mit Ihrer geballten AI (Artificial Intelligence – künstliche Intelligenz) beim Finden von Allem.

Gerne verweise ich hier auf meinen Blogartikel zu Microsoft Delve – lesen lohnt sich.

Die Microsoft Cloud konnte unsere Arbeitsweise schon vor der Home-Office-Revolution verändern. Microsoft OneDrive trägt seinen Teil bei, um den allgemeinen Umgang mit Daten und Dokumenten in der Cloud einfach und sicher zu gestalten. Probieren Sie es selbst aus und greifen mit der App oder einem Browser direkt auf OneDrive von jedem beliebigen Ort aus zu!