Vor einigen Jahren lief es mit der Nutzung von Microsoft Office im Grunde so ab: Man legte die Installations-CD oder -DVD ein, führte auf seinem PC mit Windows Betriebssystem das Setup durch und konnte dann nach Eingabe des Installations-Keys Microsoft Office nutzen.
„Damals“ bestand Office auch nur aus relativ wenig Programmen. Natürlich sah man das früher ganz anders. Dazumal waren Programme wie Outlook, PowerPoint oder Access oft die ausschlaggebenden Zugaben, warum man sich für die eine oder andere, teurere Variante entschieden hat. Heute wird mit Office365 eine Unzahl von Applikationen im Paket angeboten, wovon viele gar nicht mehr als ausführbares Programm, sondern als reine Online-Anwendung im Browser ihr Dasein fristen.
Neue Möglichkeiten der Office365-Nutzung
Microsoft365, der eigentliche, neue Name für Office365, beinhaltet aber je nach Paket eine Menge mehr an Produkten. Da wir uns heute den Office-Applikationen zuwenden und selbst Microsoft nicht immer konsequent zwischen Microsoft365 und Office365 eine Linie zieht, behalten wir die Bezeichnung Office365 in diesem Kontext bei, um Verwechslungen möglichst zu vermeiden.
Mittlerweile haben es auch Ableger der meisten Standard-Programme als Web-Anwendung in die Unabhängigkeit von Microsoft Windows geschafft. Das bedeutet, dass für die Ausführung von Word, Excel, PowerPoint, Outlook oder OneNote gar kein Windows mehr erforderlich ist.
Office im Web als zentrale Anlaufstelle
Bequem können diese Anwendungen auch über www.office.com über einen Browser gestartet werden. Die Anforderungen dabei sind relativ gering. Ein aktueller Browser reicht in der Regel aus. Microsoft Edge, in seiner aktuellsten Version, wird natürlich vom Hersteller empfohlen, aber auch mit Google Chrome oder Safari lassen sich alle Stücke aus dem Office365-Programm abspielen. Lediglich bei Firefox werden in Teams einige Funktionen nicht zur Verfügung stehen, insbesondere bei Teams-Besprechungen hakt es hier und da.
Aus Sicht der Vielfalt macht es kaum mehr einen Unterschied, ob die Applikation in einem Browser oder als lokal installierte Variante gestartet wird. Auffallend ist, dass die Microsoft Datenbank „Access“ nicht als Online-Variante zu finden ist.
Doch Obacht! Auch wenn es nahezu alles in der Online-Variante gibt, unterscheiden diese sich dennoch in ihrem Funktionsumfang von den mächtigeren, lokal installierten Pendants.
Wer in Excel intensive Makro- oder VBA-Programmierung betreibt, wird mit der Online-Variante kaum Aussicht auf Erfolg haben. Ebenso unterstützen die Online-Varianten keine lokal verfügbaren Plugins oder Erweiterungen von Drittanbietern. Es gibt zwar oftmals Alternativen aus dem Microsoft365-Baukasten, diese decken aber längst nicht alles ab. Außerdem müssen sie erstmal gefunden und dann auch angewendet werden. Das ist nicht immer trivial.
Diejenigen, die aber hin und wieder Daten in Excel aufbereiten oder Excel vielleicht sogar nur verwenden, um Daten ansehen zu können, können mit den Online-Varianten ohne weiteres arbeiten. Auch das digitale Schriftstück in Word ist mit der Webanwendung kein Problem, solange zum Beispiel keine Serienbrieffunktionen gefragt sind. Diese und noch einiges mehr bleibt den lokalen Varianten vorbehalten.
IT-Mobilität gibt es in unterschiedlichen Formen
Natürlich zählen auch Notebooks und Windows-Tablets wie zum Beispiel die Surface-Palette zu den mobilen Geräten. Da es sich dabei aber auch zumeist um Windows-Native-Geräte handelt, also um mobile PCs mit darauf installiertem Microsoft Windows, gibt es keine Einschränkungen bei der Nutzung von Office365 auf solchen Geräten. Sämtliche lokal zu installierenden Programme sollten anstandslos laufen.
Wirklich mobil ist man heutzutage aber in erster Linie mit Tablets und Smartphones und auf denen läuft in den meisten Fällen kein Windows.
Die Zeiten ändern sich
Fragt man heute Kollegen, ob Sie auch noch mit einem einzigen Monitor zurechtkämen, wird man nur mehr bei denen auf Zustimmung stoßen, die auch bisher nur einen einzigen Monitor benutzen. Auch Notebooks werden in der Regel an eine Dockingstation angeschlossen und machen damit kaum mehr einen Unterschied zu ihren großen Derivaten, den PC-Towern oder Tischgeräten unter oder auf dem Tisch. Zwei Monitore, im 24 oder gar 27 Zoll Format, sind für viele Anwender heute Standard.
Wie kann man dann auf die Idee kommen, sich mit Mini-Displays von 5-7 Zoll (Smartphones) oder Tablets (7 bis über 12 Zoll Diagonale) herumzuschlagen? Möchte man sich das wirklich antun?
Die Antwort ist einfach: Es kommt, wie so oft im Leben, darauf an, was ich wann, wo und wie einsetze.
Wie aber jeder weiß, ist eine Dominanz von Microsoft in der mobilen Welt nicht gegeben. Mit ein paar Versuchen, Microsoft Windows in der Smartphone-Welt zu etablieren, ist man gescheitert und überließ diese Welt weiterhin den bereits etablierten Konkurrenten Apple (iOS) und Google (Android).
Obwohl es einige gibt, die es schade finden, dass die technisch doch recht guten Microsoft-Smartphones wieder verschwunden sind, hat es auch seine guten Seiten. Denn dafür gibt es für die mobilen Geräte mit iOS und Android viele Apps aus der Microsoft365-Welt, die „native“, also direkt auf dem jeweiligen Betriebssystem ohne Umwege wie Virtualisierungen oder Emulationen, laufen und damit nicht exklusiv an Microsoft-Hardware gebunden sind. Und mit dieser Entwicklung gelingt auch der Einstieg in die Microsoft-Office-Welt auf beispielsweise einem Smartphone, ohne auf einen Browser zurückzugreifen.
Wer jetzt denkt, dass es sich hierbei nur um die Hauptanwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint handelt, wird schnell feststellen, dass viele Anwendungen wie Teams, Stream, Delve, Office Lens, Outlook und noch weitere als richtige Apps für das iPhone mit iOS (iOS 14.0 oder neuer) verfügbar sind.
Microsoft Office365 für Apple iOS
Ähnliches gilt auch für Android, wobei hier schon ab der Version 7.0 (Office Lens) bzw. Android 8.0 bereits die Systemanforderungen erreicht sind.
Microsoft Office365 für Android
Die Systemanforderungen für Office365 sind auch direkt auf der Microsoft Webseite nachzulesen.
Systemanforderungen für Office365 – Microsoft.com
Sinn und Unsinn von Apps auf Smartphones oder Tablets
Nun mag natürlich jeder selbst entscheiden, ob er sich das antun möchte, auf einem fünf bis sieben Zoll großen Bildschirm mit den Fingern herum zu wischen, um einen Brief, eine Dokumentation oder gar seine Doktorarbeit in der App zu erstellen. Spätestens bei Excel wird die Arbeit zur Übung der Fingerfertigkeit, denn natürlich wird die Bedienung und Eingabe zu einer Herausforderung.
Bei Tablets, die es bis zu einer Größe von über 13 Zoll gibt (siehe Samsung oder Apple iPad), werden oftmals auch Schutzhüllen mit integrierter Tastatur angeboten. Das erleichtert natürlich die Texteingabe, ändert aber nichts am “herumschmieren” am Bildschirm mit dem Finger. Auch hier reicht es wohl eher zur Notlösung als für anspruchsvolles Arbeiten.
Der mobile Zugriff auf interne Informationen ist hilfreich
Nicht immer muss man aber Dokumente erstellen oder bearbeiten. Oftmals möchte oder muss man nur einen Blick darauf werfen. Und genau hier punkten die mobilen Geräte auf jeden Fall. Insbesondere das Smartphone, heute ständiger Begleiter, vom Aufstehen über die Wanderung in der Freizeit bis ins Wohn- oder Schlafzimmer, punktet hier enorm.
Schnell eine Präsentation aufgerufen, die aktuellen Daten aus einer Excel-Datei unterwegs abrufen, die E-Mails mit Outlook vom Unternehmens-Exchange abrufen oder mit Teams mit den Kollegen in Kontakt treten, ohne das schwere Notebook auszupacken.
Vieles klappt, aber manches nur auf dem PC
Auch wenn Office auf den mobilen Smartphones und Tablets bereits viele Möglichkeiten für den Alltag bietet, muss man eines ganz klar feststellen: Die komplette Funktionalität steht nach wie vor nur auf dem PC (oder Notebook) zur Verfügung.
Serienbriefe lassen sich vom Smartphone ebenso wenig erstellen wie eine VBA- oder Makroprogrammierung möglich ist. Aber mal ehrlich: Für den Großteil der Benutzer reicht eben das Anzeigen der Dokumente oder ein rudimentäres Bearbeiten vollkommen aus.
Das Beste kommt zum Schluss
Jetzt mag der eine oder andere vielleicht neugierig geworden sein und für sich sein Szenario gefunden haben, in dem er eine fix installierte oder alternativ eine mobile Lösung einsetzen möchte. Wirklich komplett ist man aber im Gegensatz zu den bisher herkömmlichen Kaufvarianten mit Office365. Denn hier hat man die Wahl, ob man nun die lokale oder die mobile Lösung nutzen möchte. Wobei „oder“ das falsche Wort ist.
Denn egal, in welchem Szenario Sie sich wiederfinden, Office365 hat die richtige Antwort parat. Aus dem Browser heraus über www.office.com, über ein mobiles Gerät über die entsprechenden Apps oder am heimischen PC. Ja, auch dort greift in der Regel die Lizenzierung von Office365 und erlaubt eine Installation der Programme auf mehreren Geräten.
Die Frage, die sich letzten Endes also stellt, ist nicht, was ich einsetze, sondern wann und bei welcher Gelegenheit.
Einen kleinen Haken hätten wir dann doch noch
Der Einsatz der Programme und Apps ist ja nur die halbe Miete. Will man das volle Potenzial von Office365 ausschöpfen, kommt man um eine professionelle Lösung mit entsprechenden Cloud-Diensten nicht herum. Denn wer möchte schon unterwegs zwar sein Excel öffnen können, aber auf den Zugriff der Dokumente verzichten müssen?
Also muss hier schon etwas mehr Grips angewendet werden, um das Gefühl der Freiheit auch wirklich zu spüren. Und wie geht das?
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