IT-Blog

Microsofts wunderbare To-Do App in Office 365

Mi, 18. November 2020

Eigentlich brauchen wir ja gar keine Erinnerungsfunktion, wenn noch etwas unerledigt ist. Wir wissen ganz genau, dass sich da noch eine Aufgabe in den dunklen Ecken unseres biologischen Computers, dem Gehirn, verkrochen hat. Im Unterbewusstsein wissen wir, dass wir mit ernsthaften Konsequenzen rechnen müssen, wenn wir diese wichtige Herausforderung nicht erfüllen. Und das Gefühl im Magen stimmt dem Unterbewusstsein mit Unbehagen zu.

So sehr man sich auch in dieser Situation das Hirn zermartert, es besteht eine sehr reelle Chance, diese im Hinterkopf vorhandene Aufgabe nicht zu erfüllen. Irgendwann resigniert man und hofft, dass die Situation noch rechtzeitig zu retten ist und die Folgen abwendbar sind.

Während man bei einigen Aufgaben durch eine leichte, zeitliche Korrektur nach hinten noch einiges retten kann, manövrierte ich mich in eine absolut ausweglose Situation. Die gestellte Aufgabe nach Feierabend wurde nicht erfüllt, die Konsequenzen ertrug ich dann am nächsten Morgen fast wie ein Mann. Frühstück ohne Kaffee, weil der versprochene Einkauf „vergessen“ wurde. Ohne Kaffee – so grausam beginnt man keinen Tag – niemand aus der IT-Branche.

Jeder, der schon mal in einer ähnlichen oder noch bedrohlicheren Situation gesteckt hat (haben Sie schon mal Hundefutter für einen Chiwawa vergessen?), weiß, dass er sich solche Aufgaben zu notieren hat. Aber wie merkt man sich dann, wo man den Zettel mit den zusätzlichen Aufgaben deponiert hat?

Zuerst kam die App ins Spiel

Ja, ich gebe zu, eine App auf dem Smartphone zu installieren, ist nicht neu. Schon vor etlichen Jahren gab es entsprechende Taskplaner auf dem Telefon, welches uns ja in der Regel rund um die Uhr und bis ins (hoffentlich) heimische Schlafzimmer verfolgt. Hat man sich erst einmal daran gewöhnt, dass die privaten Aufgaben in der App aufbewahrt werden, bleibt es nicht aus, dass sich recht schnell erfreuliche Erfolge einstellen. Und was privat gut ist, ist doch sicher auch gut mit dem beruflichen zu kombinieren. Im Prinzip handelt es sich hierbei um einen sehr guten Grundgedanken, der den meisten so gut gefällt, dass sie gar nicht merken, wie sie bereits hüfthoch im Fettnäpfchen stecken.
Moderne Taskplaner-Apps sind oft so umfangreich, dass Dokumente wie PDFs, Word-Dateien, Excel-Sheets und noch vieles mehr gleich mit in den Aufgaben gespeichert werden können. Ob die Daten von einer vertraulichen Person aus dem fernen Ausland gesichtet, ausgewertet und weitergegeben werden, spielt privat eben nicht immer eine so große Rolle. Die Einkaufsliste mit dem Rinderbraten wird in Indien sicher schnell vergessen werden. Mit geschäftlichen Informationen geraten wir aber recht schnell in etwas heiklere Bereiche.

Umgekehrt wird ein Schuh daraus

Es ist also im Grunde nicht falsch, berufliche und private Aufgaben in einer App gemeinsam zu verwalten. Das Problem liegt zumeist an den „kostenlosen“ Apps, deren Datenspeicherung und -verwertung wir nicht im Geringsten nachverfolgen können. Sie ahnen es schon: Wir befinden uns nicht zufällig in einer Blog-Serie zu Office 365 und ich würde das Thema ja gar nicht aufgreifen, gäbe es nicht von Microsoft eine wunderbare App, die genau hier punktet.

Ich muss Ihnen hier nichts verkaufen!

Nicht immer kommt das Beste zum Schluss. Die Microsoft To-Do App ist kostenlos. Sie ist lediglich an Ihr Microsoft Konto gebunden, welches ebenfalls kostenlos ist und die Grundlage für weitere Dienste von Microsoft bildet.

Und jetzt führen wir uns vor Augen, dass wir mit einer kostenlosen App unsere beruflichen und privaten Aufgaben in der sicheren Microsoft Cloud speichern. Die auf Wunsch für Business-Kunden sogar nur Serverfarmen in Deutschland (Frankfurt und Berlin) benutzt.

Es gibt natürlich auch noch weitere Vorteile, wenn wir Microsoft To-Do zusammen mit der Office 365 (Microsoft 365) – Suite einsetzen. Wir können Aufgaben mit den Outlook-Aufgaben automatisch synchronisieren und müssen nicht jede Aufgabe mühselig am Smartphone eingeben. Andererseits müssen wir dank Smartphone kein Outlook fernab vom Arbeitsplatz aufrufen, um unsere Aufgaben zu verwalten. Und für die Organisations-Profis bietet Microsoft auch mit Power Automate die Möglichkeit, automatisiert Aufgaben in To-Do zu erstellen.

Die Qual der Wahl

Insgesamt finden wir in der Microsoft To-Do App einen fantastischen Helfer, der uns bei der Bewältigung der oftmals mit Hektik gestrickten privaten Aufgaben und auch der gut durchdachten beruflichen Herausforderungen eine wertvolle Unterstützung bietet.

Sollten wir dennoch an die Grenzen von To-Do stoßen, finden wir noch ein weiteres Werkzeug zur Aufgabenplanung in Microsoft 365. Mit Microsoft Planner bietet sich dann auch das passende Tool an, um im beruflichen Umfeld mit Personen und Gruppen aus Microsoft Teams zu interagieren, gemeinsame Projekte zu organisieren und Aufgaben zu verwalten.

Microsoft Planner ist im Gegensatz zu To-Do nicht kostenlos, sondern in einigen Microsoft Office 365 Paketen enthalten. Es versteht sich auch als kleiner Bruder zum nochmals mächtigeren Microsoft Project. Dessen Anwendung sprengt allerdings dann den engen Familienkreis, den wir dann doch lieber kostenlos mit Microsoft To-Do versorgen.

Als Nächstes schauen wir uns das Thema Präsentationen genauer an und warum der Dino Powerpoint in einigen Bereichen Konkurrenz durch Sway bekommt.