IT-Blog

Office 365 „kleine Dienste“

Fr, 23. Oktober 2020

Über 30 Jahre ist es her, dass Microsoft gegen Ende 1990 die erste Office-Suite für die Öffentlichkeit vorstellte. Damals waren es die Programme Word, Excel und PowerPoint, die zu diesem berühmten Paket geschnürt wurden und auch im Jahr 2020 immer noch feste Bestandteile der Microsoft Office Suite sind.

Daher mag es auch kaum verwunderlich wirken, wenn viele Leute nach Jahren des beruflichen und privaten Einsatzes von Microsoft Office auch heute noch das Paket mit Word, Excel und PowerPoint gleichsetzen.

Aber trifft das auch heute noch überhaupt zu? Dazu kann man klar und eindeutig sagen: „Jein!“

Word und Excel bedürfen keiner neuerlichen Erklärung. Zu lange sind diese Apps, wie man sie heutzutage nennt, bei uns allen im Einsatz. Manchmal wissen wir, wofür diese Programme geeignet sind, manchmal werden sie auch zweckentfremdet und so entstehen plötzlich in Excel riesige Datenbanken mit viel zu vielen Einträgen, für welche die Applikation niemals geschaffen wurde. Und das nicht nur in Großbritannien.

Aber was ist Office heute sonst noch? Microsoft Office in seiner aktuellen Version heißt nun Microsoft Office 365, hat eine grundlegende Ausrichtung zur Nutzung der Cloud erfahren und beinhaltet je nach geordertem Paket noch Dutzende andere größere, aber vor allem auch kleinere Anwendungen. Einige von ihnen sind waschechte Programme, wie wir sie von früher her kennen. Also richtig zum Installieren auf dem PC (oder Mac). Andere wiederum sind nur mehr als reine Online-Applikationen verfügbar und benötigen außer einem Browser keine Installationen. Damit erübrigt sich dann auch die Abhängigkeit von Geräten oder Betriebssystemen.

Wer sich jetzt fragt, ob er noch zusätzliche Programme braucht, um seine Arbeit zu verrichten, den verweisen wir gerne wieder auf die Antwort „Jein!“. Falls Sie zu den Personen gehören, die Termine auf dem DIN A0 Poster-Kalender unter der Tastatur verwalten, die Grenzen des Monitors mit bunten Post-it-Zettelchen erweitern und mit ihrem mobilen Telefon immer noch Nägel in die Wand schlagen können, wird eine Umgewöhnung ziemlich sicher etwas Zeit in Anspruch nehmen. Bei Microsoft Office herrscht nun eine Artenvielfalt an Anwendungen, mit denen sich tatsächlich all diese bisherigen Vorgänge digitalisieren lassen – bis auf die Sache mit den Nägeln.

Mit dieser Vielfalt an neuen Anwendungen werden aber auch einige indirekte Ziele verfolgt. Kommunikation und Kollaboration sind zwei Schlagworte, um die ein modernes Unternehmen heute nicht mehr drumherum kommt. Waren es früher Telefonate und hauptsächlich E-Mails, die auch für kurze Nachrichten und Informationen verwendet wurden, verwendet man heute vor allem im privaten Bereich sogenannte Messenger. Paradebeispiel hier ist WhatsApp, welches größtenteils nicht nur die Verwendung der privaten E-Mail deutlich reduziert, sondern ganz klar auch die SMS abgelöst hat. Und obwohl mit diesem Tool heutzutage privat alles Mögliche zustande kommt oder sogar Beziehungen aufgelöst werden – WhatsApp im Firmenumfeld mit vertraulichen Informationen nutzen? Womöglich auch noch vertrauliche Dokumente, Bilder oder andere Interna an externe Personen schicken? Nein, ich glaube, unser Chef hätte da (mit Recht) etwas dagegen.

Thema Sicherheit: Gefühlt alle Menschen – im näheren Bekanntenkreis, im Berufsleben, Freunde, Bekannte und so weiter – verwenden irgendwelche Apps für irgendwelche Anwendungsfälle. Mal bietet das neueste Smartphone eines bekannten Herstellers aus Asien ein buntes Potpourri an tollen und leistungsfähigen Apps – oder es gibt einen aufstrebenden Entwickler, der mit einer genialen Umsetzung einer Lösung den Markt aufmischt (kennen Sie Wunderlist?).

Eines haben sie aber alle gemeinsam: Jeder kocht sein eigenes Süppchen. Das betrifft sowohl den Funktionsumfang der Software, die Schließung der Sicherheitslücken, als auch die Sicherheit der Daten, die damit generiert und gespeichert werden. Die meisten Benutzer haben die Nutzungsvereinbarungen, EULAs und AGBs bis ins Detail durchgelesen, verstanden und nach sorgfältiger Abwägung auf „Bestätigen“ oder „Ablehnen“ geklickt. Wer in diesem letzten Satz etwas Ironie entdeckt, ist auf der richtigen Fährte.

Fest steht, dass der Benutzer in sehr vielen Fällen keine Hoheit mehr über seine Daten hat. Und dabei geht es nicht mehr nur um die persönlichen Kontaktdaten, Adresse oder Geburtsdatum. Es geht auch darum, wie mit den generierten Inhalten umgegangen werden darf. Was darf automatisiert verarbeitet werden, wer darf es außer den von mir bestimmten Personen noch lesen oder sehen?

Und auch hier setzt Microsoft wieder zum Überholen an. Die Kommunikation wird nicht auf mehrere Plattformen ausgeweitet, Daten werden nicht an unterschiedlichen (und auch unterschiedlich sicheren) Online-Speicherorten verteilt, sondern zentral in der Microsoft Cloud. Und dort bestimmen Sie, wer Zugriff auf Daten erhält und wer nicht.

Microsoft war mit Werkzeugen, die das Leben erleichtern, den Tag zu organisieren oder unkompliziert untereinander zu kommunizieren in der Windows-Welt zwar recht gut vertreten, aber gerade der seit einigen Jahren einsetzende und immer schneller werdende Trend zur mobilen Nutzung wurde etwas vernachlässigt. Trotz der mittlerweile unzähligen Alternativen oder gerade deswegen, liefert Microsoft nach und nach ein komplettes Ensemble an nützlichen Tools, die im sicheren Microsoft Cloud-Umfeld genutzt werden können.

Auch ist Microsoft der Ansicht, dass für spezielle Aufgaben auch spezielle Apps nötig sind. So gibt es zum Beispiel mit Microsoft Teams und Microsoft Yammer zwei beeindruckende Kommunikations-Tools, wovon jedes besondere Stärken hat und auf bestimmte Anwendungsszenarios spezialisiert ist. Oder mit der Power-Platform, mit denen sich Business-Berichte erstellen, Aufgaben automatisieren oder gar komplette Unternehmensapplikationen erstellen lassen.

Ein weiteres Ziel ist es, dem Anwender verschiedene Möglichkeiten zu geben, mit dem er sich selbst, also sein Arbeits- und auch Privatleben besser organisieren kann. Moment, Privatleben? Auch hier hat sich in den letzten 30 Jahren einiges verändert. In immer mehr Bereichen überschneiden sich Privat- und Berufsleben zunehmend. Es wird nicht mehr so strikt getrennt. Man denke dabei einfach an den Begriff „Homeoffice“ und den sich daraus ergebenden Umständen. Als Beispiel bietet sich hier die App Microsoft To Do an, die als Planer für private und berufliche Aufgaben fungiert und sich mit dem beruflich eingesetzten Outlook abgleicht. Oder Microsoft Planner, mit dem nicht nur Aufgaben, sondern auch kleinere bis komplexe Projekte verwaltet und organisiert werden können.

Und natürlich gibt es auch Apps, wenn Sie Ihrer Kreativität freien Lauf lassen wollen. Wenn Sie Ihre Präsentationen bisher nur mit PowerPoint erstellt haben, können Sie dies auch weiterhin tun. PowerPoint eignet sich perfekt für statische Präsentationen und zur Weitergabe als PDF. Sollten Sie aber vor der Herausforderung stehen, Informationen und Präsentationen nicht nur am PC-Monitor anzeigen zu lassen, sondern diese universell auch am Tablet, Smartphone oder beliebigem internetfähigen Gerät lesbar zu machen, sollten Sie sich mal eben mit Microsoft Sway auseinandersetzen. Ja, richtig gelesen: „Mal eben“ mit Sway in kurzer Zeit eine ansehnliche Informationsseite im Web bereitstellen – kein Problem. Sway ist eine auf Vorlagen basierte Software, um schnell und unkompliziert Informationen weiterzugeben und mit beliebigen Geräten abzurufen. Und das immer mit an das Gerät perfekt angepasstem Layout. Mal eben so.

Einer meiner Favoriten unter den „kleinen Office-Tools“, die den Arbeitsalltag erleichtern, ist zum Beispiel das Outlook-Add-In „FindTime“. Kleines Tool, große Wirkung und eine sehr viel entspanntere Terminfindung mit Personen außerhalb unserer Firma.

Ich bin mir sicher, Sie lieben Ihre Arbeit genauso, wie ich meine liebe. Aber genauso sicher bin ich mir, dass es Aufgaben gibt, die sich immer und immer wieder wiederholen. Routineaufgaben, wer kennt sie nicht? Möchten sie ein kleines Geheimnis wissen? Ich habe einen Weg gefunden, einen beachtlichen Teil dieser Aufgaben zu automatisieren. Und ja, tatsächlich mit genau einem dieser vielen kleinen Tools, die uns Microsoft zur Verfügung gestellt hat. Power Automate – wieder eine leicht zu bedienende und vor allem leicht zu begreifende App, die sich nicht um Programmierkenntnisse schert, sondern uns mit einfachen Mitteln unglaubliche Hilfestellung gibt. Einen „Flow“ erstellen, der mir eine Push-Nachricht sendet, wenn eine (wichtige) Person eine Mail an meine Adresse geschickt hat? Zwei Minuten und ich übersehe niemals mehr eine Mail meiner Frau! Grandios und sicher zugleich.

Sie sehen also, Microsoft Office ist viel mehr als nur eine Zusammenfassung der Hauptanwendungen. Nehmen Sie sich ein wenig Zeit, loggen sich in Ihrem Office-Account ein und gehen auf Entdeckungsreise. Apropos Entdeckungsreise: Microsoft Office Delve ist hier eine besondere Empfehlung, um neue Welten zu entdecken, wo noch nie ein … nein, das gehört zu einer anderen Geschichte.

Oder begleiten Sie uns auf der Entdeckungsreise durch das Office 365-Universum mit unserem regelmäßig erscheinenden Blogartikel zum Thema „Kleine Office Dienste“ oder wie ich es nennen würde: „Hätte ich das mal früher gewusst…!“.