Dateien sind ein zentraler Bestandteil der alltäglichen Arbeit am Computer. Es ist Allgemeinwissen, dass diese irgendwo abgespeichert werden müssen, wofür dem Anwender oft mehrere Möglichkeiten dargeboten werden: beispielsweise die Ablage lokal auf dem eigenen Gerät oder einem weiter zugänglichen Netzlaufwerk. Schön und gut, wenn man sich am eigenen Arbeitsplatz befindet. Aber Mobilität? Fehlanzeige!
Scheinbare Flexibilität
Sitzt man als Anwender nun einmal nicht an seiner eigenen Workstation, kann der Zugriff auf dort abgelegte Dateien vergessen werden. Die Lösung: Man zieht sich eine Kopie der Datei auf einen USB-Stick oder sendet sie an sich selbst als E-Mail-Anhang, um mal eben von zu Hause oder einem anderen Arbeitsplatz weiterzuarbeiten. Die Folge dessen sind weit verstreute, gern übersehene Versionen ein und derselben Datei.
Files auf Netzlaufwerken sind da schon leichter aufgerufen, vorausgesetzt, man befindet sich weiterhin innerhalb des eigenen Netzwerks. Möchte man zum Beispiel von zu Hause fortsetzen, sucht sich der Anwender ebenfalls Wege, um die Dateien mitzunehmen.
Kurzum: Werden Anwender durch etwas eingeschränkt, findet sich immer ein Weg, die Hürde zu umgehen – ob dies nun gewollt, standardisiert oder sicher geschieht, ist eine andere Sache.
Umgang mit Dateiverlusten
Seit Jahren ein Thema und immer häufiger ein Grund zur Panik in den Medien: Ransomware. Während der gewiefte Administrator sicherlich ein Backup der (File-)Server parat hat, falls die Verschlüsselung wirklich einmal zuschlägt, sieht es mit Dateien auf Workstations meist anders aus. Nur selten existiert ein aktuelles Backup dieser Maschinen. Wer nicht tief in den Geldbeutel greifen möchte, um den – eventuell garnicht existenten – Wiederherstellungsschlüssel zu erwerben, muss sich von diesen Files wohl verabschieden.
Mehr Freiheit mit OneDrive for Business
Mit OneDrive for Business bietet Microsoft einem jeden User seinen persönlichen Cloudspeicher, je nach Lizenzierung mit 1 TB oder unbegrenzter Kapazität. Hinzu kommt eine ganze Reihe nützlicher Funktionen, die mit den Einschränkungen der klassischen Dateiablage abschließen.
Wichtig ist hier die Unterscheidung zwischen OneDrive, welches ein typischer Cloudstoragedienst für Privatnutzer ist, und OneDrive for Business, der Lösung für Unternehmenskunden, die auf die SharePoint Online-Technologie aufsetzt. Dadurch bringt OneDrive for Business die vielen Features von SharePoint Online mit, die das Arbeiten erleichtern.
OneDrive for Business – Flexibel und unabhängig
Dieser Cloud Storage ist von überall im aktuellsten Stand zugänglich, solange eine Internetverbindung zur Synchronisierung verfügbar ist. Änderungen, die Offline durchgeführt werden, werden ebenfalls synchronisiert, sobald wieder eine aktive Verbindung zum Internet besteht.
Der Zugriff auf OneDrive for Business gestaltet sich auf diverse Wege, um dem Nutzer die gewünschte Mobilität zu gewähren. Einerseits kann OneDrive for Business ohne viel Aufwand in den Explorer eingebunden werden, sodass keine Umgewöhnung notwendig ist. Die Dateien in OneDrive for Business können entweder konstant synchronisiert und somit lokal abgespeichert werden, oder man nutzt die Funktion „Files on Demand“. Damit sind alle Files weiterhin in der Ordnerstruktur sichtbar, sie werden jedoch nur auf das Gerät heruntergeladen, wenn sie tatsächlich benötigt werden, um Speicherplatz einzusparen.
Zusätzlich steht eine OneDrive for Business-App für den Zugriff ausgehend von Android- und iOS-Geräten zur Verfügung.
Sollte auf dem System, ob Rechner oder Mobilgerät, kein OneDrive-Sync-Client installiert sein, kann außerdem über den Browser auf ein Portal zugegriffen werden, welches den vollen Funktionsumfang bietet. Darin können Office-Dokumente mit den Browser-Versionen der Office 365-Anwendungen auch bearbeitet werden.
Keine Bedenken wegen Dateiverlust
Im Hinblick auf Freigabemöglichkeiten bieten sich dem Nutzer ebenfalls Funktionen, die eine Weitergabe von Dateien mit Berechtigungssteuerung auf granularer Ebene ermöglichen. Wer soll was mit einer Datei tun dürfen? Darf diese Person die Datei an Dritte weitergeben? Wer hat momentan effektiv Zugriff? All diese Dinge lassen sich mit OneDrive for Business regulieren. Dazu kommt, dass der Zugriff für andere Personen jederzeit wieder eingestellt werden kann.
Um sicherzustellen, dass ungewollte Änderungen – sei es durch berechtigte Personen oder Ransomware, die über die Explorer-Einbindung zuschlägt – nicht zum Informationsverlust führen, bringt OneDrive for Business eine Versionierung mit. Standardmäßig können so 500 Versionsstände pro Datei gleichzeitig beibehalten werden, welche jederzeit wiederhergestellt werden können. Die Panik nach einer böswilligen Verschlüsselung der eigenen Dateien ist somit nach wenigen Klicks wieder beseitigt.
OneDrive for Business ist mehr als nur Speicherplatz
Zu sagen, OneDrive for Business wäre nicht mehr als eine Dateiablage in der Cloud, wäre eine Pauschalisierung. Während Nutzer ohne Umgewöhnung wie zuvor ihre Dateien im Explorer organisieren können, wird ihnen durch die Technologie dahinter viel mehr Freiheit geboten, um flexibel und zuverlässig arbeiten zu können – dank der Cloud!