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Power Automate – Effektivität in der Cloud mit dem gewissen „Flow“

Mi, 18. November 2020

Was die Automatisierung des Fahrzeugbaus mit Workflows in der Cloud verbindet

Kennen Sie Ford? Ich meine jetzt nicht den Autohersteller an sich und auch nicht die Schauspieler Glenn und Harrison Ford aus dem Kino. Ich denke an Henry Ford, der mittels der Fließband-Automation, den sogenannten „Assembly lines“ bereits 1913 die Produktion angeblich sage und schreibe um das Achtfache steigern konnte. Er hat damals schon verstanden, dass immer wieder kehrende Aufgaben ein großes Potenzial zur Effizienzsteigerung haben.

Können wir heute, über 100 Jahre danach, in unserer digitalen Welt auch noch etwas automatisieren?

Ja klar, das geht! Und leichter, als es sich Henry Ford wahrscheinlich jemals zu träumen gewagt hätte. Mit Power Automate bringen wir die Automation für jeden in die digitale Welt.

Obwohl der Kreativität kaum Grenzen gesetzt sind, konzentrieren wir uns erstmal auf die eine oder andere leichte Aufgabe als Beispiel, die wir mit Power Automate realisieren wollen.

Genauso wenig, wie wir uns heute Gedanken über die Fertigung des Ford T-Modells machen müssen, musste sich Henry Ford damals mit E-Mails auseinandersetzen.

Solange die gute alte E-Mail für uns noch relevant ist, werden wir auch tagtäglich mit unzähligen E-Mails bombardiert. Neben den bereits ausgefilterten Spam-Nachrichten bleiben immer noch Nachrichten mit Werbung, Newslettern und wenig relevanten Mails. Genau dazwischen, wie könnte es anders sein, sehr wichtige Korrespondenz, die sich aber durch die Menge aller Nachrichten nicht auf einen Blick erkennen lassen.

Zudem besteht nicht für jeden von uns die Möglichkeit, E-Mails sofort zu sichten und zu kategorisieren. Geschweige denn komplett zu lesen und auch noch zu beantworten. Kundentermine, Besprechungen, Sitzungen oder andere Aufgaben hindern uns effektiv daran.

Somit passiert das, was zwangsläufig passieren muss. Ungelesene E-Mails laufen im Posteingang auf und werden bestenfalls dann am Abend oder während einer Pause gelesen. Und siehe da, eine dringende E-Mail von einem wichtigen Kunden ist in der Flut aller Mails untergegangen.

Ach, hätten wir doch wie in den alten Zeiten eine aufmerksame Sekretärin (oder natürlich Sekretär), welche/r uns freundlich und zeitgerecht auf diesen Umstand hingewiesen hätte. Ich entnehme dieses Klischee aus alten, vorzugsweise in schwarzweiß gedrehten Filmklassikern aus deutschen Filmstudios der 60er und 70er Jahre. Das war sicher auch eine Möglichkeit der Automation.

Ob man jetzt eine moderne Push-Nachricht als freundlich bezeichnet, kann jeder nur für sich selbst entscheiden. Zeitgerecht und effektiv ist sie aber auf jeden Fall. Und Power Automate kann unter anderem genau das.

Der erste Flow

Starten Sie Power Automate im Office-Webportal und öffnen die Vorlage für „Push-Nachricht, wenn Sie eine Mail vom Chef erhalten“. Passen Sie nun die Parameter mit Ihren eigenen Daten an und aktivieren den Flow. Fertig.

Und was passiert jetzt? Wenn Sie die korrekte Mail-Adresse Ihres Chefs in den Parametern angegeben haben und dieser Ihnen nun eine E-Mail schickt, erhalten Sie auf ihrem Smartphone eine Push-Nachricht. Power Automate als installierte App vorausgesetzt.

Sie haben gerade Ihren ersten Flow „programmiert“. Ohne eine einzige Zeile Code.

Sie kennen noch mehr wichtige Leute? Dann nichts wie ran. Der nächste Schritt wäre, diesen Flow auch für andere E-Mail-Adressen zu verwenden. Für alle, die für Sie wichtig sind. Ihr Chef, Ihr Vorgesetzter oder auch Ihr Lebenspartner. Letztere Person sollten Sie definitiv einbeziehen.

Mit Stand November 2020 sind über 350.000 andere Microsoft 365 Nutzer der Meinung, dass die Verwendung dieses Workflows eine gute Idee ist. Ob sich diese auf die Mails des Partners konzentrieren oder doch lieber auch dem Chef die notwendige Beachtung schenken, ist den Zahlen jedoch nicht zu entnehmen. Aber man erkennt den Bedarf nach so einer Automation.

Noch viel mehr Flows

Noch etwas zum Thema Vorlagen. Diese und unzählig viele andere können wir ohne weiteres auch an unsere Bedürfnisse anpassen und beliebig verwenden.

Oder wir können das Rad neu erfinden und basteln uns die Lösung von Grund auf selbst zusammen. Mit wenigen Mausklicks und einigen Parametern steht unser Flow auf soliden Füßen.

Ein weiterer beliebter Workflow ist es, Anhänge aus E-Mails automatisch in ein Verzeichnis auf dem eigenen OneDrive zu kopieren. Wetten, dass wir mit so einem Flow Anhänge schneller wiederfinden, sie überall dabei haben und verwenden können?

Was im Detail für jeden von uns am Besten in Frage kommt, können wir anhand von unzähligen Vorlagen aussuchen und anpassen. Und dabei macht Microsoft das Automatisieren sogar über die Grenzen von Microsoft Office 365 hinaus mit sogenannten Konnektoren verfügbar.

Sie wollen über neue Nachrichten aus Twitter oder Facebook benachrichtigt werden, ohne die jeweilige App auf dem Handy zu installieren? Lassen Sie doch Power Automate regelmäßig nachschauen, ob eine Nachricht für Sie angekommen ist oder ein Beitrag „getwittert“ wurde, der Ihren Namen enthält.

Auch einen Flow, der nur zu bestimmten Zeitpunkten oder nach manueller Auslösung durchgeführt werden soll, können wir ganz einfach „umprogrammieren“.

Künstliche Intelligenz für die eigene Verwendung

Für fortgeschrittene Power Automate User empfiehlt sich die kostenpflichtige Premium Variante, die zusätzlich Funktionen mit KI-Unterstützung (künstliche Intelligenz) freischaltet. Dort finden wir Funktionen wie das Erkennen von elektronischen Formulardaten oder das Auslesen von Texten aus Grafiken und Bildern. Auch hier muss man kein ausgebildeter Programmierer sein. Mit den vorgegebenen Beispielen erfährt man, wie man die KI auf die eigenen Bedürfnisse anlernt und für sich nutzen kann.

Microsoft Power Automate gibt jedem von uns die Möglichkeit, eine Hilfe für lästige und teils zeitaufwändige Aufgaben selbst zu erstellen oder teilweise Aufgaben sogar komplett zu übernehmen. Werden wir dadurch weniger arbeiten? Wohl eher kaum, aber wir bekommen mehr Zeit für wesentliche Aufgaben.

Ein Nachteil bleibt jedoch, wie bei vielen anderen Programmen und Tools von Microsoft Office 365 auch. Man muss es kennen und man muss es nutzen.

Genau wie unseren Blog. Nächstes Thema – Microsoft To Do (or not to do).