Wer den ein oder anderen Dienst aus der Produktpalette von Microsoft 365 nutzt, der kommt um SharePoint Online fast nicht mehr herum.
SharePoint an sich existiert inzwischen seit über 20 Jahren und hat sich als beliebte Lösung für die Zusammenarbeit und Kommunikation etabliert. Mit SharePoint Online, auch SharePoint in Microsoft 365 genannt, gibt es seit geraumer Zeit nun ein Angebot in der Cloud, welches von Microsoft mit Hochdruck beworben und entwickelt wird. Bei einem solchen Software-as-a-Service-Produkt muss man sich als Endkunde nicht mehr um eigene Server, Updates, Ausfallsicherheit oder ähnliches kümmern. Aber wozu dient SharePoint Online, und warum ist es in der Microsoft-Cloud so prominent vertreten?
Zentraler Bestandteil der Microsoft 365 Suite
Im Ökosystem von Microsoft 365 erfüllt SharePoint Online eine wichtige Rolle: Es dient als der Speicherort für Dokumente aller Art. Seien es Word-Dokumente, Excel-Spreadsheets oder die Fotos der letzten Hausmesse – all das erhält durch SharePoint Online einen Ablageort in der Cloud.
Die Vorteile eines Cloud-Speichers sind den meisten sicherlich schon durch die unzähligen Angebote anderer Hersteller bekannt. Solange eine Internetverbindung besteht, sind die darin liegenden Daten von überall im aktuellen Stand zugänglich. Mit dem Client von OneDrive for Business unter Windows und macOS lassen sich Dokumente außerdem für die Offline-Nutzung herunterladen – sobald dann wieder eine Verbindung zum Internet hergestellt wird, werden etwaige Änderungen wieder mit SharePoint Online synchronisiert.
Für den Zugriff von Mobilgeräten unter Android oder iOS sind ebenfalls Anwendungen verfügbar. Und sollten alle Stricke reißen, reicht ein Browser für den Webzugriff – so kann man bei Bedarf von überall auf wichtige Dateien zugreifen.
Miteinander arbeiten – mehr erreichen
Wie der Name schon verrät, ist SharePoint Online ein Ort, um Informationen und Dokumente zu teilen. Genau so soll die Zusammenarbeit im eigenen Unternehmen vereinfacht werden.
So lassen sich Office-Dokumente gleichzeitig bearbeiten. Viele werden es kennen: man möchte eine Excel-Tabelle bearbeiten, aber ein Kollege oder eine Kollegin hat die Datei aktuell geöffnet. Anstatt sich gegenseitig auszusperren, ermöglicht SharePoint Online die gemeinsame Zusammenarbeit in Echtzeit in diesen Dokumenten. Dadurch ist genau ersichtlich, wer gerade an welcher Stelle Änderungen vornimmt.
Auch ist die Integration in weitere Anwendungen aus Microsoft 365 unersetzlich. Teams, Outlook, Word und Konsorten greifen so in SharePoint Online ein, dass das Freigeben, Teilen und Bearbeiten von Dateien meist nur wenige Klicks entfernt sind. Früher hat man ein Word-Dokument erstellt, es als Anhang per Mail verschickt und die geänderte Version des Gegenübers schließlich in die eigene Datei übernommen – all das geschieht nun in Echtzeit, in einer Anwendung, an derselben Datei.
Externe Zusammenarbeit mit Partnern
Während die externe Zusammenarbeit bei SharePoint Server meist mit einigem Mehraufwand in Hinsicht auf Netzwerkkonfiguration, Berechtigungen und weitere Punkte verbunden war, gestaltet sich diese bei SharePoint Online denkbar einfach.
Durch den Betrieb in der Cloud müssen keine VPN-Verbindungen aufgebaut oder Firewall-Ports geöffnet werden. Der Zugriff geschieht über öffentlich erreichbare Weblinks, sodass zugreifende Personen nur ein Konto in der jeweiligen Umgebung benötigen. Hierfür reicht eine einfache Gasteinladung aus, um externen Partnern einen Account bereitzustellen – unabhängig davon, ob diese ebenfalls Microsoft 365 nutzen oder nicht.
All das geschieht selbstverständlich mit einem Augenmerk auf das Thema Sicherheit. Externe Zugriffe lassen sich granular auf die benötigten Berechtigungen einschränken und auch entfernen, sollten sie nicht mehr benötigt werden. Außerdem lässt sich zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen, wer welche Informationen lesen kann und wer welche Änderungen vorgenommen hat.
Gastaccounts werden wie interne Benutzer auch auf verschiedene SharePoint-Seiten berechtigt, um an benötigten Dokumenten, Listen oder Intranet-Seiten mitzuwirken, Informationen zu erhalten oder Dateien abzulegen.
Intranet – mehr als nur ein Speicherplatz
Wo man gerade von Intranet-Seiten spricht – neben der Dateiablage ist dies das zweite große Standbein von SharePoint Online. Seien es Mitarbeiterportale mit Informationen zum Unternehmen, Kalender mit anstehenden Firmenveranstaltungen oder die Bestellung vom Mittagessen – mit einem Intranet lassen sich viele Prozesse vereinfachen und die Kommunikation im Unternehmen effizienter gestalten.
SharePoint Online bietet einen einfach zu erlernenden Website-Baukasten, der jedem ohne Programmiererfahrung ermöglicht, ansprechende Seiten mit Informationen, Listen, Dokumenten und mehr zu erstellen.
Ein gut strukturiertes Intranet spart Zeit und ermöglicht vor allem neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ein schnelles Einarbeiten in die eigenen Strukturen. Mit den vielen Funktionen von SharePoint Online ist die Schaffung einer solchen Lösung einfacher denn je!
Lizenzierung und Limits
So schön es auch wäre, das Produkt ist natürlich nicht kostenlos. Für SharePoint Online sind zwei Lizenzen verfügbar: einmal der Plan 1 (Listenpreis: 4,20€/User/Monat), welcher die Grundfunktionalität enthält, und einmal Plan 2 (8,40€/User/Monat), welcher diese um erweiterte Datenschutz- und Compliance-Features erweitert. Ein großer Vorteil für viele: die Microsoft 365 Business-Pläne enthalten Plan 1, während Plan 2 in den Enterprise-Paketen mit inbegriffen ist.
Selbstverständlich ist der Speicherplatz in SharePoint Online nicht unbegrenzt. Jede Organisation erhält ein Startkontingent von einem Terabyte. Jede Lizenz in der Umgebung, ob Plan 1 oder Plan 2, erweitert diesen organisationsweit geteilten Speicherplatz nochmal um 10 Gigabyte.
Übrigens: Nutzer mit Plan 1 erhalten jeweils ein Terabyte, Nutzer mit Plan 2 sogar unbegrenzten persönlichen Speicherplatz in OneDrive for Business!