IT-Blog

Telefonieren mit Microsoft Teams

Do, 4. März 2021

Sich zurückziehen und ein schönes, langes Telefonat führen. Nebenbei steht die Tasse mit dem wohlduftenden Kaffee (oder Tee), man lümmelt sich gemütlich in den Bürostuhl und lockert das Gespräch sowohl mit lustigen als auch persönlichen Momenten auf.
Natürlich läuft nicht jedes Telefonat unter diesen Voraussetzungen ab. So wie es uns unsere Aufgabenstellung im Beruf diktiert, sind der Großteil unserer Gespräche im Unternehmen sachlich und vor allem nur so lange wie unbedingt nötig. Aber die meisten haben sich mindestens schon einmal akribisch auf den bevorstehenden Telefonanruf mit einem wichtigen Kunden oder Geschäftspartner vorbereitet. Und diese wichtigen Gespräche müssen nun mal getreu den eigenen Ritualen der Konzentration unter Beachtung des Wohlfühlfaktors durchexerziert werden.

Alles ändert sich, oder?

Obwohl wir heute eine sehr große Vielfalt an Kommunikationsmöglichkeiten haben, steht die Telefonie immer noch ganz oben, wenn es um persönliche oder geschäftliche Kontakte geht. Mit der rasanten Umstellung vom Büro ins Home-Office ging für viele eine Ära vorerst zu Ende. Meistens wurden die Telefonate, insbesondere zu Kollegen oder guten Kunden recht gut mittels den Bordmitteln von Office 365, sprich Teams oder noch mit dem proprietären Skype for Business, gemeistert.
Doch gerade bei Terminen mit Kunden oder externen Personen muss vorher meist ein Meeting geplant und einberufen werden. Ebenso ist der umgekehrte Weg für Kunden auch nicht einfach. Wo vorher einfach eine Telefonnummer gewählt wurde, mit der Gewissheit, zumindest den Empfang oder eine Assistentin persönlich zu erreichen, funktioniert dies über Teams nicht.
Es scheitert vor allen Dingen daran, dass die meisten Konfigurationen bewusst keine einfache Kommunikation mit der Außenwelt zulassen. Dafür gibt es berechtigte Gründe. Einer davon ist sicher, dass niemand seinen „Online-Status“ gegenüber der Außenwelt sichtbar machen möchte.
Das Telefon hat gegenüber Teams oder anderen Kommunikations-Tools einen entscheidenden Vorteil – es zeigt keinen Status, ob der gewünschte Gesprächspartner gerade verfügbar ist oder nicht. Und, anders als bei Mobiltelefonen, ist das Firmentelefon normalerweise an einen fixen Platz gebunden. Ist der Teilnehmer nicht am Platz, gibt es auch kein Gespräch.

„Herr D. ist im Moment nicht im Haus. Kann ich etwas ausrichten?“

Jeder, der geschäftlich mit Kunden kommuniziert, weiß natürlich, dass trotz einer Nichterreichbarkeit des Kollegen der Anrufende sich trotzdem gut aufgehoben und vor allem gehört fühlt, wenn das Gespräch zumindest entgegengenommen wird. Ein Telefonat ist eben immer noch eine der persönlichsten und schnellsten Kommunikationsformen und nicht selten auch die schnellste Möglichkeit, Dinge zu besprechen oder Probleme aus der Welt zu schaffen. Nichts ist beruhigender, als eine verständnisvolle und kompetente Person am anderen Ende der Leitung.

Das ist nicht das Ende

Teams hat in unserem Betrieb viele Telefonate abgelöst, insbesondere interne Kommunikation läuft nun meist über Webcam und Mikrofon. Andererseits benötigt gerade unsere Support-Abteilung und auch die Vertriebsmannschaft eine funktionierende Anbindung an das klassische Telefonnetz, kurz TK-Anlage genannt.
Warum also nicht beide Welten vereinen? Weil es, wie in der IT üblich, mehrere Möglichkeiten gibt.

Seit ISDN praktisch nicht mehr vorhanden ist, laufen die Anbindungen der Telefonanlagen mit den Providern auch jetzt schon über SIP (Internet). Der Vorteil dieser Anlagen ist, dass für die Telefonie die gleiche Verkabelungstechnologie verwendet wird, wie für das bereits vorhandene Netzwerk. Getrennt durch VLAN oder eigene Router werden auch die gleichen Steckdosen wie für die Computer verwendet und auch die Gespräche selbst werden bereits voll digital übertragen.
In jedem Fall benötigt man in Verbindung mit einer TK-Anlage einen sogenannten SIP-Provider, der die Telefongespräche über das Internet vermittelt.
Möchte man nun mit Teams diesen Dienst nutzen, benötigt man zusätzlich einen sogenannten Session Border Controller (SBC). Dabei handelt es im Grunde genommen um einen Router, der zwischen Ihrem internen Netzwerk und dem Telefonanbieter vermittelt. Seitens Teams ist dann nur mehr die Teams Telefonsystem-Erweiterung nötig, die man von Microsoft als zusätzlichen Dienst buchen kann.

Der Vorteil dieser möglichen Variante ist, dass man die bestehende Telefonanlage weiterhin wie gewohnt nutzen kann. Zusätzlich zu den Tischapparaten können Telefonate nun aber auch über den Teams-Client abgewickelt werden. Letztere Variante hat wiederum den Vorteil, dass man örtlich nicht an das Büro gebunden ist. Die Teams-Telefonie funktioniert sowohl am Arbeitsplatz als auch bequem im Home-Office mit unterschiedlichen Endgeräten wie Windows, Mac, Linux oder einer App für Mobilgeräte, sowohl für ausgehende als auch eingehende Anrufe. Und natürlich auch von jedem beliebigen Ort, an dem ein Zugang zum Internet und zur Microsoft Cloud verfügbar ist.

Maßgeschneidert telefonieren

Die modernere und zweite Variante wäre aber, Teams selbst zur Telefonzentrale werden zu lassen. Microsoft bietet hier eine komplette Telefonanlage in der Cloud an. Hierbei kann direkt von Microsoft eine neue Nummer vergeben oder aber eine bestehende und bereits bei Kunden und Partnern bekannte Nummer übertragen werden. Neben Anrufwarteschleifen, automatischer Telefonzentrale, Cloud-Voicemail, rechtskonformen Aufzeichnungen in der Cloud und vieles mehr deckt diese Lösung alle Bedürfnisse einer modernen Kommunikation ab und bietet hier eine interessante Alternative zum Kauf einer neuen TK-Anlage.
Falls die kostenpflichtigen Microsoft-Anrufpläne nicht den optimalen Nutzungsplänen ihres Unternehmens entsprechen, können Sie auch den bisherigen Telekommunikationsanbieter behalten und die SIP-Trunks über einen SBC (entweder direkt vom Provider oder selbst gehosted) mit Microsoft Teams verbinden.
Um alle Funktionen für Teams nutzen zu können, gibt es auf der Microsoft Webseite viele Empfehlungen für Endgeräte und Headsets, die allesamt von Microsoft für Teams zertifiziert sind. So können zum Beispiel mit Headsets direkt Gespräche angenommen und beendet werden, ohne dass ein PC mit Tastatur oder Maus bedient werden muss. Und wer trotzdem nicht auf seinen liebgewonnenen Tischapparat verzichten möchte, hat auch die Möglichkeit, eine auf Teams spezialisierte Variante eines solchen Gerätes zu verwenden.

Wir können Sie unterstützen

Die Einrichtung einer Telekommunikationsanlage ist nicht immer trivial und bedarf einer umfangreichen Vorarbeit. Wer einer Umstellung oder einer komplett neuen Installation gegenübersteht, sollte von der Planung bis hin zur Realisierung professionelle Unterstützung an seiner Seite haben. Denn auch heute ist die Erreichbarkeit über das Telefonnetz für die meisten Branchen noch immer ein Hauptbestandteil zur geschäftlichen Kommunikation.