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Wenn Home-Office zum Alltag wird – Erfolgreiches Home-Office bei der itelio

Fr, 27. März 2020

Die Corona-Krise bringt das öffentliche Leben momentan weltweit zum Stillstand. Arbeitnehmer wechseln von ihren Büros ins Home-Office, um sich und andere vor der Coronavirus-Pandemie zu schützen. Aber wie arbeitet es sich von zu Hause aus? In diesem Blogartikel wollen wir ein wenig aus dem Nähkästchen plaudern und den Home-Office-Arbeitsalltag in unserem Unternehmen beleuchten.

Plötzlich Home-Office

Es ist also Home-Office angesagt – wie bei so vielen anderen, auch in unserem Unternehmen. Der Umzug musste auf Grund der prekären Situation dann doch sehr plötzlich geschehen. Innerhalb eines Tages gelang es unserem IT-Team knapp 90 Mitarbeiter aus den verschiedensten Abteilungen ins Home-Office zu bringen. Man könnte behaupten, dass ein IT-Unternehmen, welches wir ja sind, einen solchen Umzug am besten und schnellsten realisieren müsste. Wer, wenn nicht IT-Systemhäuser mit ihrem Knowhow?! Aber wer sich genauer mit der Materie beschäftigt, weiß, dass es auch für IT-Unternehmen eine große Herausforderung und eine wirklich großartige Leistung ist, eine komplette Firma in so kurzer Zeit komplett auf Home-Office umzustellen. Innerhalb kürzester Zeit mussten erst einmal die nötigen Voraussetzungen geschaffen werden. So musste beispielsweise die Software der Mitarbeiter für das Home-Office eingerichtet und die benötigte Hardware wie beispielsweise Bildschirme oder Notebooks bei manchen Mitarbeitern zum Teil noch ergänzt werden. Bei 90 Personen alles in allem kein leichtes Unterfangen, das von unserer IT-Abteilung jedoch hervorragend gemeistert wurde.
Nun befinden wir uns also schon seit zwei Wochen gesammelt in der Heimarbeit – der Alltag ist sozusagen eingekehrt. Bis dato funktioniert alles einwandfrei, aber für viele von uns ist das Home-Office dennoch eine neue Erfahrung und natürlich auch eine komplette Umstellung. Es ist dann doch nicht das Gleiche, als wenn wir alle in der Firma wären. Einfach durch das Büro zu rufen oder sich schnell mal in der Küche auszutauschen, das ist im Home-Office leider nicht so einfach möglich.
Damit die jeweiligen Abteilungen nicht einfach ins mobile Arbeiten “verschwinden”, wurden seitens unserer Geschäftsleitung ein paar „Kommunikations-Grundsätze“ definiert. Ein morgendlicher Jour fixe per Telefonkonferenz soll dabei helfen, dass die jeweiligen Abteilungsmitglieder untereinander in beständigem Kontakt bleiben.

Microsoft Teams zur Kommunikation im Home-Office

Wie schon in vorhergehenden Blogartikeln erwähnt, nutzen wir für die Kommunikation und Absprachen schon seit Längerem Microsoft Teams, welches sich nun natürlich auch hervorragend für das Home-Office eignet. Bisher muss man wirklich sagen, dass die direkte Kommunikation auf Grund dieser Cloud-Lösungen auch in der Heimarbeit sehr gut funktioniert. Wir können wie gewohnt chatten, telefonieren und Meetings abhalten. Somit bleibt der Kontakt zu Kunden und Geschäftspartnern auch trotz Home-Office erhalten.
Microsoft Teams ist komplett in Office 365 integriert. Dateien aus Excel, PowerPoint, Word sowie PDFs und andere Dokumente können über SharePoint geteilt und direkt in der Anwendung geöffnet werden. Ein wirklich riesiger Vorteil dabei ist, dass diese Dokumente auch zeitgleich von mehreren Kollegen bearbeitet werden können – gerade in virtuellen Meetings oder bei Projektarbeiten ist dies insbesondere im Home-Office eine echt große Hilfe.
Auch in unserem Unternehmen existieren natürlich Software-Lösungen deren Einsatz in der Cloud entweder nicht möglich oder nicht sinnvoll ist. Um Zugang zu diesen Programmen zu erhalten, ist der Zugriff auf lokale Systeme daher unumgänglich. Mit Hilfe einer sicheren Remote-Desktop-Verbindung stellt aber auch das kein Problem für uns dar. Auf unsere Daten können wir auch wie gewohnt zugreifen. Der Arbeitsbetrieb und unser komplettes Unternehmen läuft weitestgehend normal weiter und alle Mitarbeiter können produktiv arbeiten.
 
Ja, das Projekt Home-Office ist sicherlich eine Bewährungsprobe für jedes Unternehmen. Es zeigt sich jedoch, dass mit einer soliden Planung und mit den richtigen “Home-Office-Lösungen” ein nahezu “normales” Arbeiten auch von zuhause aus möglich ist.
Einen großen Nachteil gibt es dann aber doch: Seine Kollegen in Persona zu sehen und zum Beispiel gemeinsam Mittagessen zu gehen, das fehlt! Wir kommunizieren natürlich ständig, über E-Mail, Nachrichten, Telefonanrufe…aber dennoch: Nach zwei Wochen Arbeit vermisst man den Austausch mit den Kollegen dann doch sehr.
Aber trotz dieser Tatsache…Challenge accepted! Wir haben die Herausforderung „Home-Office“ erfolgreich angenommen und blicken den nächsten Wochen zuversichtlich entgegen.