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Bald verfügbar für Microsoft OneDrive: Die neue Funktion Als PDF exportieren bietet eine einfache Möglichkeit für Benutzer, ihre Dateien in das PDF-Format zu konvertieren. Mit einem Klick können Benutzer eine PDF-Version ihrer Datei erstellen, ohne ihren Arbeitsablauf verlassen zu müssen.
Wann dies geschieht:
Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit): Wir werden über das Message Center informieren, sobald wir bereit sind, die Funktion auszurollen.
Wie sich dies auf Ihre Organisation auswirkt:
Nach dem Rollout haben Benutzer Zugriff auf den Befehl Als PDF exportieren im Drei-Punkte-Menü oder in der Befehlsleiste für Dateien und geteilte Bibliotheken in OneDrive. Unterstützte Dateitypen sind: Word, Excel, PowerPoint. Der Befehl Als PDF exportieren erscheint nur für unterstützte Dateitypen.
Wenn eine Datei als PDF exportiert wird, wird das resultierende Dokument im gleichen übergeordneten Ordner wie die Originaldatei gespeichert. Bei geteilten Dateien wird das neue PDF im Stammordner des OneDrive des Benutzers erstellt, was einfachen Zugriff und Organisation erleichtert.
Die Funktion Als PDF exportieren ist nur erlaubt für Dateien mit entsprechendem Sensitivitätslabel und Information Rights Management (IRM)-Schutzeinstellungen. Um diese Funktion zu nutzen, müssen Benutzer die Berechtigung zum Herunterladen der Datei haben. Versucht ein Benutzer, diese Funktion für eine Datei zu verwenden, die er nicht herunterladen darf, schlägt der Vorgang fehl und der Benutzer erhält eine Fehlermeldung:
Dieses Feature ist standardmäßig aktiviert.
Was Sie zur Vorbereitung tun müssen:
Der Rollout erfolgt automatisch zu den angegebenen Terminen, eine Administratoraktion vor dem Rollout ist nicht erforderlich. Sie sollten jedoch Ihre Benutzer über diese Änderung informieren und Ihre Schulungsunterlagen sowie Dokumentationen aktualisieren, um Informationen zum neuen Befehl Als PDF exportieren sowie Hinweise zu IRM-Schutzeinstellungen einzufügen, die die Verfügbarkeit der Funktion beeinflussen können.