Einführung
Wir nehmen Ihr Feedback zu Möglichkeiten, wie wir das Benachrichtigungserlebnis in Viva Engage verbessern können, ernst. Es ist immer ein Balanceakt, sicherzustellen, dass Ihre Nutzer über relevante Inhalte informiert werden, ohne dass die Benachrichtigungen zu überwältigend oder störend wirken. Als Reaktion auf Ihr Feedback führen wir ein intelligentes Benachrichtigungserlebnis ein. Insbesondere wird diese Änderung verbessern, wie Community Announcement-Benachrichtigungen zugestellt werden. Dieser intelligentere Zustellungsansatz optimiert die Benachrichtigungszustellung basierend auf dem Nutzerverhalten, um die Benachrichtigungsmüdigkeit zu reduzieren und gleichzeitig eine rechtzeitige Sichtbarkeit der Ankündigungen sicherzustellen.
Wann dies geschieht
Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit): Wir beginnen mit der Einführung dieser Änderung Mitte September 2025 und erwarten, dass die Einführung bis Ende Januar 2026 die allgemeine Verfügbarkeit (GA) erreicht.
Wie sich dies auf Ihre Organisation auswirkt
Bisher wurde bei Erstellung einer neuen Community Announcement durch einen Administrator sofort eine Benachrichtigung in Teams und Mobile Push gesendet, gefolgt von einer E-Mail-Benachrichtigung zwei Stunden später, falls die Ankündigung in Teams und/oder Mobile Push noch nicht geöffnet wurde. Mit diesem neuen Update:
- Erhalten Nutzer die Benachrichtigung nun nur noch über einen einzigen Kanal – entweder Teams, Mobile Push oder E-Mail. Dieser Benachrichtigungskanal kann je nach Nutzer unterschiedlich sein und wird basierend darauf ausgewählt, wo ein Nutzer in den letzten 30 Tagen am häufigsten mit Engage-Benachrichtigungen interagiert hat.
- Wenn die Ankündigung innerhalb von zwei Stunden im ersten Benachrichtigungskanal nicht geöffnet wurde, wird ein sekundärer Benachrichtigungskanal gesendet, der ebenfalls basierend auf der häufigsten Interaktion des Nutzers mit Engage-Benachrichtigungen bestimmt wird.
Wir respektieren weiterhin alle Benutzereinstellungen und -präferenzen, sofern diese anwendbar sind. Ist ein Benachrichtigungskanal deaktiviert oder die App nicht installiert, wird dieser nicht als möglicher Kanal für die Zustellung der Community Announcement berücksichtigt.
Beachten Sie, dass diese Änderung nur für reguläre Community Announcements in Viva Engage gilt und die Funktion der \"sofortigen\" Community Announcement nicht beeinflusst (bei der Administratoren weiterhin die Option haben, E-Mails sofort zu senden – diese Funktion bleibt unverändert).
Kann ich Community-Nutzer weiterhin sofort per E-Mail benachrichtigen (neben anderen Kanälen)?
Ja! In Viva Engage gibt es die Option, eine „sofortige“ Community Announcement zu versenden. Mit dieser Funktion können Community-Administratoren wählen, E-Mail-Benachrichtigungen sofort nach Veröffentlichung einer Ankündigung zu senden, selbst wenn ein Nutzer den Empfang von E-Mails deaktiviert hat. Alle anderen Benachrichtigungskanäle werden ebenfalls sofort zusammen mit der E-Mail gesendet, einschließlich Teams und Mobile Push. Wir empfehlen Administratoren daher, diese Funktion zu nutzen, wenn eine Community Announcement sofortige Aufmerksamkeit erfordert.
Community-Administratoren finden diese Option zur „sofortigen“ Community Announcement, indem sie zunächst zum Ankündigungsersteller navigieren und am unteren Rand des Erstellers den verlinkten „Option zum sofortigen Versenden von E-Mails“ auswählen. Nach dem Anklicken öffnet sich ein zusätzliches Popup namens „Sofortige E-Mail-Zustellung“. Wird dieses Kontrollkästchen ausgewählt, wird sichergestellt, dass alle drei Benachrichtigungskanäle – E-Mail, Teams und Mobile Push – sofort nach der Erstellung der Community Announcement an die Nutzer gesendet werden.
Was Sie vorbereiten können
Für Administratoren sind keine Maßnahmen erforderlich. Wir empfehlen jedoch:
- Informieren Sie Ihre Nutzer über die neue Änderung bei den Benachrichtigungen, um Verwirrung zu reduzieren.
- Beobachten Sie Nutzerfeedback und die Interaktion mit der Benachrichtigungszustellung von Community Announcements.
- Überprüfen Sie interne Kommunikationsstrategien, um sie mit dem neuen Benachrichtigungsverhalten in Einklang zu bringen.
Compliance-Bereich und Erklärung
Diese Änderung beeinflusst die Verarbeitung und Nutzung von Nutzerdaten in folgenden Punkten: Die Zustellungslogik der Benachrichtigungen verwendet Verhaltensdaten der Nutzer (Engagement der letzten 30 Tage) zur Personalisierung der Kanäle, speichert diese Daten jedoch nicht dauerhaft. Die Systemverwendung dieser Verhaltensdaten zur Auswahl des effektivsten Benachrichtigungskanals stellt eine Form der maschinellen Lernpersonalisierung dar. Außerdem führt die Änderung eine neue Methode der Kommunikation ein, indem sie die Art und Weise anpasst, wie Nutzer Community Announcements erhalten – und zwar dynamisch und verhaltensbasiert.