Einführung
Wir nehmen Ihr Feedback ernst und suchen stetig nach Möglichkeiten, das Benachrichtigungserlebnis in Viva Engage zu verbessern. Es ist immer eine Gratwanderung zwischen der Benachrichtigung der Nutzer über relevante Inhalte und der Vermeidung einer Überflutung durch zu viele oder störende Benachrichtigungen. Als Reaktion auf Ihr Feedback führen wir ein intelligentes Benachrichtigungserlebnis ein. Konkret wird diese Änderung die Übermittlung von Community Announcement-Benachrichtigungen verbessern. Dieser intelligentere Zustellungsansatz optimiert die Benachrichtigungsübermittlung basierend auf dem Nutzerverhalten und hilft, die Benachrichtigungsmüdigkeit zu verringern, während gleichzeitig eine zeitnahe Sichtbarkeit der Ankündigungen sichergestellt wird.
Wann dies geschieht
Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit): Wir beginnen mit der Bereitstellung dieser Änderung Mitte September 2025 und erwarten, die Ausrollung Anfang November 2025 abzuschließen.
Wie sich dies auf Ihre Organisation auswirkt
Bisher wurde beim Erstellen einer neuen Community Announcement durch einen Administrator sofort eine Benachrichtigung in Teams und per Mobile Push gesendet, gefolgt von einer E-Mail-Benachrichtigung zwei Stunden später, falls die Ankündigung in Teams und/oder Mobile Push noch nicht geöffnet wurde. Mit diesem neuen Update:
- Erhalten Nutzer die Benachrichtigung nun nur noch über einen einzigen Kanal – entweder Teams, Mobile Push oder E-Mail. Dieser Benachrichtigungskanal kann je nach Nutzer variieren und wird basierend darauf ausgewählt, wo ein Nutzer in den letzten 30 Tagen am häufigsten Viva Engage-Benachrichtigungen geöffnet hat.
- Wird die Ankündigung innerhalb von zwei Stunden im ersten Benachrichtigungskanal nicht geöffnet, wird ein zweiter Benachrichtigungskanal genutzt, der ebenfalls danach bestimmt wird, wo der Nutzer am häufigsten Engage-Benachrichtigungen öffnet.
Alle Benutzereinstellungen und Präferenzen für Benachrichtigungen werden weiterhin beachtet. Ist ein Benachrichtigungskanal deaktiviert oder die App nicht installiert, wird dieser für die Zustellung von Community Announcement-Benachrichtigungen nicht ausgewählt.
Diese Änderung gilt nur für reguläre Community Announcements in Viva Engage und betrifft nicht die Funktion „sofortige“ Community Announcement (bei der Administratoren weiterhin die Checkbox auswählen können, um E-Mails unmittelbar zu senden – diese Funktion bleibt unverändert).
Kann ich Community-Nutzer weiterhin sofort per E-Mail benachrichtigen (zusätzlich zu anderen Benachrichtigungskanälen)?
Ja! In Viva Engage gibt es die Option, eine „sofortige“ Community Announcement zu senden. Mit dieser Funktion können Community-Administratoren E-Mail-Benachrichtigungen unmittelbar nach Veröffentlichung einer Ankündigung versenden, selbst wenn ein Nutzer den E-Mail-Empfang abgelehnt hat. Gleichzeitig werden auch alle anderen Benachrichtigungskanäle – Teams und Mobile Push – sofort benachrichtigen. Wir empfehlen Administratoren, diese Funktion zu nutzen, wenn eine Community Announcement eine sofortige Aufmerksamkeit der Nutzer erfordert.
Community-Administratoren finden diese Option, indem sie beim Erstellen der Ankündigung zum Publisher navigieren und unten die verlinkte „Option zum sofortigen Versand von E-Mails“ auswählen. Nach Anklicken öffnet sich ein zusätzliches Popup mit dem Titel „Sofortige E-Mail-Zustellung“. Wird dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird sichergestellt, dass alle drei Benachrichtigungskanäle – E-Mail, Teams und Mobile Push – sofort nach Veröffentlichung der Community Announcement benachrichtigen.
Was Sie zur Vorbereitung tun können
Es sind keine administrativen Maßnahmen erforderlich. Wir empfehlen jedoch:
- Informieren Sie Ihre Nutzer über die Änderung der Benachrichtigungen, um Verwirrung zu vermeiden
- Beobachten Sie das Nutzerfeedback und die Interaktion mit der Zustellung der Community Announcement-Benachrichtigungen
- Überprüfen Sie interne Kommunikationsstrategien, um diese an das neue Verhalten der Benachrichtigungen anzupassen
Compliance-Bereich und Erläuterungen
Ändert sich durch diese Änderung die Verarbeitung, Speicherung oder der Zugriff auf bestehende Kundendaten?
Ja. Die Logik der Benachrichtigungszustellung nutzt jetzt Verhaltensdaten der Nutzer (Benachrichtigungs-Interaktionen der letzten 30 Tage), um die Kanäle für die Zustellung zu bestimmen. Diese Daten werden zur Personalisierung genutzt, jedoch nicht dauerhaft gespeichert.
Führt die Änderung neue oder wesentliche Modifikationen bei KI/ML- oder Agentenfähigkeiten ein, die auf Kundendaten zugreifen oder diese verarbeiten?
Ja. Das System nutzt Verhaltensdaten, um den effektivsten Benachrichtigungskanal zu bestimmen, was eine Form der maschinellen lernbasierten Personalisierung darstellt.
Bietet die Änderung eine neue Kommunikationsmöglichkeit zwischen Nutzern, Mandanten oder Abonnements?
Ja. Die Änderung beeinflusst, wie Nutzer kommuniziert werden (Community Announcements) und führt eine dynamische, verhaltensbasierte Zustellweise ein.