Introduction
Wir haben Ihr Feedback zur Verbesserung der Benachrichtigungserfahrung in Viva Engage aufgenommen. Es ist stets eine Herausforderung, ein Gleichgewicht zu finden zwischen der Benachrichtigung Ihrer Nutzer über relevante Inhalte und der Vermeidung von zu vielen oder störenden Benachrichtigungen. Als Antwort auf Ihr Feedback führen wir eine intelligente Benachrichtigungserfahrung ein. Konkret verbessert diese Änderung, wie Community Announcement-Benachrichtigungen zugestellt werden. Dieser intelligentere Zustellungsansatz optimiert die Benachrichtigungszustellung basierend auf dem Engagementverhalten des Nutzers, um Benachrichtigungsmüdigkeit zu reduzieren und gleichzeitig eine rechtzeitige Sichtbarkeit von Ankündigungen sicherzustellen.
Wann dies geschieht
Generelle Verfügbarkeit (weltweit): Wir beginnen mit der Einführung dieser Änderung Mitte September 2025 und erwarten, dass die Ausrollung in den folgenden Monaten fortgesetzt wird. Sobald das endgültige GA-Datum feststeht, werden wir ein Update mitteilen.
Wie sich das auf Ihre Organisation auswirkt
Bisher wurde beim Erstellen einer neuen Community Announcement durch einen Admin sofort eine Benachrichtigung in Teams und per Mobile Push gesendet, gefolgt von einer E-Mail-Benachrichtigung zwei Stunden später, falls die Ankündigung noch nicht in Teams und/oder Mobile Push geöffnet wurde. Mit diesem neuen Update:
- erhalten Nutzer die Benachrichtigung künftig nur noch über einen einzigen Kanal – entweder Teams, Mobile Push oder E-Mail. Dieser Benachrichtigungskanal kann je nach Nutzer variieren und wird basierend darauf ausgewählt, wo ein Nutzer in den letzten 30 Tagen am häufigsten Engage-Benachrichtigungen geöffnet hat.
- Wenn die Ankündigung innerhalb von zwei Stunden im ersten gewählten Benachrichtigungskanal nicht geöffnet wird, wird ein sekundärer Benachrichtigungskanal genutzt, ebenfalls bestimmt durch den am häufigsten genutzten Kanal zur Öffnung von Engage-Benachrichtigungen.
Wir respektieren weiterhin alle Benachrichtigungseinstellungen und Präferenzen der Nutzer, sofern zutreffend. Ist ein Benachrichtigungskanal deaktiviert oder die App nicht installiert, wird dieser für die Zustellung der Community Announcement nicht berücksichtigt.
Beachten Sie, dass diese Änderung nur für reguläre Community Announcements in Viva Engage gilt und die Funktion der „sofortigen“ Community Announcement (bei der Admins weiterhin das Kontrollkästchen zum sofortigen Senden von E-Mails aktivieren können – diese Funktion bleibt unverändert) nicht betrifft.
Kann ich Community-Nutzer weiterhin sofort per E-Mail (zusätzlich zu anderen Benachrichtigungskanälen) benachrichtigen?
Ja! In Viva Engage steht eine Option zur Verfügung, eine „sofortige“ Community Announcement zu versenden. Mit dieser Funktion können Community-Admins E-Mail-Benachrichtigungen unmittelbar nach dem Veröffentlichen einer Community Announcement senden – auch wenn ein Nutzer E-Mail-Benachrichtigungen abgewählt hat. Alle weiteren Benachrichtigungskanäle, einschließlich Teams und Mobile Push, senden ebenfalls sofort zusammen mit der E-Mail. Daher empfehlen wir Admins, diese Funktion zu verwenden, wenn eine Community Announcement sofortige Aufmerksamkeit der Nutzer erfordert.
Community-Admins finden diese Option zur „sofortigen“ Community Announcement, indem sie zunächst zum Ankündigungs-Editor navigieren und am unteren Rand des Editors die verlinkte Option „Option zum sofortigen Versenden von E-Mails“ auswählen. Beim Anklicken öffnet sich ein zusätzliches Pop-up namens „Sofortige E-Mail-Zustellung“. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert wird, wird sichergestellt, dass alle drei Benachrichtigungskanäle – E-Mail, Teams und Mobile Push – unmittelbar nach Veröffentlichung der Community Announcement an die Nutzer gesendet werden.
Was Sie zur Vorbereitung tun können
Für Admins sind keine Maßnahmen erforderlich. Wir empfehlen jedoch:
- Ihre Nutzer über die Änderung bei Benachrichtigungen zu informieren, um Verwirrung zu vermeiden
- Das Nutzerfeedback und Engagement bezüglich der Community Announcement-Benachrichtigungen zu überwachen
- Die internen Kommunikationsstrategien zu überprüfen, um sich auf das neue Benachrichtigungsverhalten einzustellen
Compliance
Ändert diese Änderung die Verarbeitung, Speicherung oder den Zugriff auf bereits vorhandene Kundendaten? Ja. Die Logik zur Zustellung von Benachrichtigungen nutzt nun Verhaltensdaten der Nutzer (Engagement der letzten 30 Tage), um die Zustellungskanäle zu bestimmen. Diese Daten werden zur Personalisierung verwendet, jedoch nicht dauerhaft gespeichert.
Führt die Änderung neue oder stark modifizierte KI-/ML-Funktionalitäten ein, die mit Kundendaten interagieren oder Zugriff darauf bieten? Ja. Das System nutzt Verhaltensdaten, um den effektivsten Benachrichtigungskanal zu bestimmen; dies ist eine Form der maschinellen Lern-basierten Personalisierung.
Ermöglicht die Änderung neue Kommunikationswege zwischen Nutzern, Mandanten oder Abonnements? Ja. Die Änderung passt an, wie Nutzer Mitteilungen (Community Announcements) erhalten, indem eine dynamische, verhaltensbasierte Zustellung eingeführt wird.