Stand 23. Januar 2026: Wir haben den Zeitplan aktualisiert. Vielen Dank für Ihre Geduld.
Einleitung
Wir nehmen Ihr Feedback ernst, wie wir das Benachrichtigungserlebnis in Viva Engage verbessern können. Es ist stets eine Balance zwischen dem Sicherstellen, dass Ihre Nutzer über relevante Inhalte informiert werden, ohne dass die Benachrichtigungen zu überwältigend oder störend wirken. Als Reaktion auf Ihr Feedback führen wir ein intelligentes Benachrichtigungserlebnis ein. Konkret verbessert diese Änderung die Zustellung von Community Announcement-Benachrichtigungen. Dieser intelligentere Zustellungsansatz optimiert die Benachrichtigungszustellung basierend auf dem Engagementverhalten des Nutzers, hilft, die Benachrichtigungsmüdigkeit zu reduzieren und gewährleistet dennoch eine zeitnahe Sichtbarkeit der Ankündigungen.
Wann das geschieht
Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit): Wir beginnen mit der Einführung dieser Änderung Mitte September 2025 und erwarten, dass die Verteilung bis zum 6. Februar 2026 die allgemeine Verfügbarkeit (GA) erreicht (zuvor Ende Januar).
Auswirkung auf Ihre Organisation
Bisher erhielt ein Nutzer bei Erstellung einer neuen Community Announcement durch einen Administrator sofort eine Benachrichtigung in Teams und Mobile Push, gefolgt von einer E-Mail-Benachrichtigung zwei Stunden später, falls die Ankündigung nicht bereits in Teams und/oder Mobile Push geöffnet wurde. Mit diesem Update:
- erhält der Nutzer die Benachrichtigung nun nur über einen Kanal – entweder Teams, Mobile Push oder E-Mail. Dieser Benachrichtigungskanal kann je Nutzer unterschiedlich sein und wird anhand dessen ausgewählt, wo der Nutzer in den letzten 30 Tagen am häufigsten mit Engage-Benachrichtigungen interagiert hat.
- Wenn die Ankündigung innerhalb von zwei Stunden im ersten Benachrichtigungskanal nicht geöffnet wird, wird ein sekundärer Benachrichtigungskanal verwendet, der ebenfalls auf dem Engagement des Nutzers mit Engage-Benachrichtigungen basiert.
Wir respektieren weiterhin alle Benutzereinstellungen und Präferenzen. Wenn ein Benachrichtigungskanal deaktiviert oder die App nicht installiert ist, wird dieser Kanal nicht als mögliche Option für die Zustellung der Community Announcement ausgewählt.
Bitte beachten Sie, dass diese Änderung nur für reguläre Community Announcements in Viva Engage gilt und die Funktion „sofortige“ Community Announcement nicht betrifft (bei der Administratoren weiterhin die Option haben, E-Mails sofort zu versenden – diese Funktion bleibt unverändert).
Kann ich Community-Nutzer weiterhin sofort per E-Mail benachrichtigen (zusätzlich zu anderen Kanälen)?
Ja! In Viva Engage gibt es die Möglichkeit, eine „sofortige“ Community Announcement zu versenden. Damit können Community-Administratoren wählen, E-Mail-Benachrichtigungen unmittelbar nach dem Veröffentlichen einer Community Announcement zu senden, selbst wenn Nutzer den Empfang von E-Mails abgewählt haben. Alle anderen Benachrichtigungskanäle werden parallel sofort ausgeliefert, einschließlich Teams und Mobile Push. Wir empfehlen Administratoren, diese Option zu nutzen, wenn eine Community Announcement sofortige Aufmerksamkeit erfordert.
Community-Administratoren finden diese Option, indem sie zunächst zum Ankündigungsverfasser navigieren und am unteren Rand die verlinkte „Option zum sofortigen Versand von E-Mails“ auswählen. Nach Klick öffnet sich ein zusätzliches Popup mit der Bezeichnung „Sofortige E-Mail-Zustellung“. Wird dieses Kontrollkästchen aktiviert, sorgt dies dafür, dass alle drei Kanäle – E-Mail, Teams und Mobile Push – Kunden unmittelbar nach Veröffentlichung der Community Announcement erreichen.
Was Sie zur Vorbereitung tun können
Es sind keine administrativen Maßnahmen erforderlich. Wir empfehlen jedoch:
- Informieren Sie Ihre Nutzer über die Änderung bei den Benachrichtigungen, um Verwirrung zu vermeiden
- Beobachten Sie das Nutzerfeedback und das Engagement bei der Zustellung von Community Announcement-Benachrichtigungen
- Überprüfen Sie interne Kommunikationsstrategien und passen Sie diese an das neue Benachrichtigungsverhalten an
Compliance-Bereich: Ändert die Änderung die Verarbeitung, Speicherung oder den Zugriff auf bestehende Kundendaten?
Antwort: Ja. Die Logik der Benachrichtigungszustellung verwendet Verhaltensdaten (Engagement der letzten 30 Tage), um Zustellungskanäle zu bestimmen. Diese Daten werden zur Personalisierung verwendet, aber nicht dauerhaft gespeichert.
Compliance-Bereich: Führt die Änderung neue oder wesentlich modifizierte KI/ML- oder Agentenfunktionen ein, die auf Kundendaten zugreifen oder diese verarbeiten?
Antwort: Ja. Das System verwendet Verhaltensdaten, um den effektivsten Benachrichtigungskanal zu bestimmen; dies ist eine Form der maschinellen Lern-basierten Personalisierung.
Compliance-Bereich: Bietet die Änderung eine neue Kommunikationsmöglichkeit zwischen Nutzern, Mandanten oder Abonnements?
Antwort: Ja. Die Änderung modifiziert, wie Nutzer Mitteilungen (Community Announcements) erhalten, durch Einführung eines dynamischen, verhaltensbasierten Zustellverfahrens.
