Einführung
Wir führen eine intelligente Kennzeichnung für elektronisch signierte Dokumente in SharePoint Online ein. Wenn ein Dokument hochgeladen und als elektronisch signiert erkannt wird, wird es automatisch mit dem Tag „Signed“ versehen. Diese Verbesserung gilt auch rückwirkend – bestehende elektronisch signierte Dateien werden mit den entsprechenden Tags aktualisiert.
Zur Verbesserung der Sichtbarkeit und Kontrolle werden in Dokumentbibliotheken zwei optionale Metadatenspalten verfügbar sein:
- Electronically Signed – Gibt an, ob ein Dokument elektronisch signiert wurde.
- Signature Provider – Zeigt den für die elektronische Signatur verwendeten Dienst an.
Diese Funktion ist exklusiv für Mandanten mit aktiviertem eSignature verfügbar und unterstützt so die Vereinfachung von Compliance-Tracking und Dokumentenmanagement.
Diese Nachricht steht im Zusammenhang mit der Microsoft 365 Roadmap-ID 500873.
Wann dies geschieht
Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit): Der Rollout beginnt Ende September 2025 und soll bis Ende November 2025 abgeschlossen sein.
Auswirkungen auf Ihre Organisation
Sobald eSignature aktiviert ist, kennzeichnet SharePoint automatisch elektronisch signierte Dokumente auf allen Websites. Dies verbessert die Sichtbarkeit und vereinfacht Compliance-Workflows. Die Funktion ist für Mandanten mit aktiviertem eSignature standardmäßig aktiviert.
Benutzer sehen neue Metadatenspalten in Dokumentbibliotheken, die optional zu Ansichten hinzugefügt werden können. Es ist keine manuelle Kennzeichnung erforderlich.
Was Sie zur Vorbereitung tun können
- Aktivieren Sie eSignature im Microsoft 365 Admin Center.
- Konfigurieren Sie Ihren bevorzugten eSignature-Anbieter.
- Geben Sie den SharePoint-Standort für die Nutzung an.
Unabhängig von den unter Punkt 3 angegebenen Websites wird die Kennzeichnung automatisch auf allen SharePoint-Websites angewendet, sobald eSignature aktiviert ist.
Compliance-Überlegungen
Diese Änderung speichert neue Kundendaten: Ja. Die Funktion fügt Metadaten-Tags zu Dokumenten hinzu, die den eSignature-Status und den verwendeten Anbieter anzeigen.
Ändert diese Änderung die Verarbeitung, Speicherung oder den Zugriff auf bestehende Kundendaten (z. B. Dokumente, E-Mails, Chats usw.)? Ja. Bestehende elektronisch signierte Dokumente werden rückwirkend mit Metadaten-Tags versehen, was die Speicherung und den Zugriff auf diese Dokumente verändert.
Fügt diese Änderung eine Integration in Drittanbieter-Softwareprodukte hinzu? Ja. Dokumente, die von Drittanbietern wie Adobe, DocuSign und anderen signiert wurden, werden ebenfalls gekennzeichnet.
Umfasst diese Änderung eine Admin-Steuerung und kann sie über Entra ID-Gruppenmitgliedschaft gesteuert werden? Ja. Administratoren können eSignature aktivieren oder deaktivieren, was diese Funktion automatisch aktiviert oder deaktiviert.