Microsoft Outlook: Neue von Drittanbietern angereicherte Eigenschaften zur Anpassung von Profilkarten verfügbar

Microsoft führt neue Anpassungsoptionen für Microsoft 365-Profilkarten ein, um Organisationen dabei zu unterstützen, Benutzerprofile mit relevanten Geschäftsinformationen anzureichern. Dieses Update ermöglicht das Hinzufügen von Eigenschaften wie Rolle, Abteilung, Mitarbeiterausweis, Mitarbeiternummer und Kostenstelle, welche entweder aus Microsoft Entra ID oder externen HR-Systemen über Microsoft Graph-Connectoren stammen.

Dieses Update ist mit der Microsoft 365 Roadmap-ID 503111 verknüpft.

[Zeitplan:]

[Auswirkungen auf Ihre Organisation:]

• Betroffene Personen:
  • Administratoren, die Microsoft 365-Benutzerprofile verwalten, sowie Organisationen, die Outlook Web, das neue Outlook für Windows, die Microsoft 365 Copilot-App oder die People Companion-App verwenden.
  • Benutzer, denen die neuen Eigenschaften nach deren Aktivierung angezeigt werden.
• Was passiert:
  • Sie können nun folgende Eigenschaften zu Profilkarten hinzufügen:
    • Rolle
    • Abteilung
    • Mitarbeiterausweis
    • Mitarbeiternummer
    • Kostenstelle

    Screenshot 1: Profilkarte mit hinzugefügten neuen Eigenschaften

    

• Die Eigenschaften können bezogen werden von:
  • externen Systemen über Microsoft Graph-Connectoren
  • Microsoft Entra ID
• Die Eigenschaften sind standardmäßig ausgeblendet und müssen im Microsoft 365 Admin Center aktiviert werden. Pfad: Einstellungen > Organisations-Einstellungen > Personeneinstellungen > Profilkarte > Kontaktinformationen.
  • Screenshot 2: Einstellungen zur Aktivierung der Eigenschaften im M365 Admin Center

    

• Nach der Aktivierung erscheinen die Eigenschaften auf der Registerkarte Kontaktinformationen der Profilkarten.
• Änderungen können bis zu 24 Stunden benötigen, um in allen Profilkarten sichtbar zu sein.

[Vorbereitungsmöglichkeiten:]

• Überprüfen Sie, welche Eigenschaften Sie auf Profilkarten anzeigen möchten.
• Stellen Sie sicher, dass diese Eigenschaften in Microsoft Entra ID oder Ihrem externen HR-System vorhanden sind.
• Konfigurieren Sie die Sichtbarkeit im Microsoft 365 Admin Center.
• Nutzen Sie die Microsoft Learn-Dokumentation für Konfigurationsanleitungen.

Kurzfristig geplant:

• Unterstützung für die direkte Einbindung aus SAP SuccessFactors und Workday.
• Zukünftige Unterstützung für benutzerdefinierte Eigenschaften aus Drittanbietersystemen.

[Compliance-Überlegungen:]

Frage: Ändert sich dadurch, wie Benutzer auf ihre personenbezogenen Daten innerhalb der Microsoft 365-Dienste zugreifen, diese exportieren, löschen oder korrigieren können (Datenschutzrechte gemäß DSGVO)?

Antwort: Benutzer sehen möglicherweise zusätzliche personenbezogene Daten auf den Profilkarten, die extern bezogen werden. Dies kann Aktualisierungen interner Datenschutzdokumentationen oder Nutzerhinweise erforderlich machen.

Frage: Wird eine Integration in Drittanbietersoftware damit hinzugefügt?

Antwort: Ja, das Update ermöglicht die Einbindung von Profildaten aus externen HR-Systemen wie SAP SuccessFactors und Workday über Microsoft Graph-Connectoren.

Frage: Gibt es eine Administratorsteuerung und lässt sich diese über Mitgliedschaften in Entra ID-Gruppen verwalten?

Antwort: Administratoren können die Sichtbarkeit dieser Eigenschaften im Microsoft 365 Admin Center konfigurieren.