Einführung
Wir führen Verbesserungen bei OneDrive ein, die den Prozess der Verwaltung von Dateien vereinfachen, wenn Mitarbeitende Ihr Unternehmen verlassen. Diese Updates verbessern die Übersichtlichkeit, erleichtern Massenübertragungen und helfen sicherzustellen, dass wichtige Inhalte zugänglich bleiben und angemessen geteilt werden.
Diese Funktion ist mit der Microsoft 365-Roadmap-ID 493946 verknüpft.
Wann dies geschieht
Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit, GCC, GCCH, DoD): Wir beginnen mit dem Rollout Mitte Oktober und erwarten den Abschluss bis Ende April 2026 (zuvor Ende Januar).
Auswirkungen auf Ihre Organisation
Die Verwaltung von OneDrive-Inhalten für ausscheidende Mitarbeitende ist jetzt effizienter. Wichtige Verbesserungen umfassen:
- Überarbeitete Benachrichtigungen: Account-Bereinigungs-E-Mails sind nun prominenter gestaltet, wodurch das Übersehen verringert wird.
- Verbesserte Filter: Neue Filter helfen Führungskräften, geteilte oder wichtige Dateien schnell zu finden.
- Massen-Transfer von Dateien bei Beibehaltung der Freigaben: Die Funktion „Verschieben und Freigaben beibehalten“ ermöglicht die Übertragung mehrerer Dateien bei gleichzeitigem Erhalt der bestehenden Freigabeberechtigungen.
- Konsolidierte Benachrichtigungen: Beim Verschieben von sechs oder mehr Dateien erhalten Mitwirkende nur eine einzelne, übersichtliche Benachrichtigung.
Diese Updates sorgen für eine reibungslose Übergabe und verringern das Risiko, dass wichtige Dateien verloren gehen.
Wenn ein Benutzerkonto gelöscht wird, erhält die Führungskraft oder ein zugewiesener zweiter Besitzer automatisch Zugriff auf das OneDrive. Der Empfänger bekommt eine E-Mail-Benachrichtigung mit den Zugangsdaten und Informationen zur Aufbewahrungsdauer des OneDrive. Sieben Tage vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird eine zweite Erinnerung versendet, dass das OneDrive in sieben Tagen endgültig gelöscht wird.
Schritte zum Übertragen von Dateien:
- Klicken Sie in der E-Mail auf Dateien anzeigen, um auf das OneDrive des ausscheidenden Nutzers zuzugreifen.
- Verwenden Sie den Filter Geteilt, um nur geteilte Dateien anzuzeigen, oder Alle, um alles zu sehen.
- Wählen Sie Dateien mittels Kontrollkästchen in der Tabellenüberschrift aus.
- Klicken Sie auf Verschieben nach, wählen Sie ein Ziel aus und aktivieren Sie Freigabe mit denselben Personen beibehalten.
- Klicken Sie erneut auf Verschieben nach, um die Übertragung abzuschließen.
Mitwirkende erhalten nach Abschluss der Verschiebung eine einzelne Benachrichtigung:
Was Sie zur Vorbereitung tun können
Vor dem Rollout sind keine administrativen Maßnahmen erforderlich. Sie könnten jedoch:
- Führungskräfte und sekundäre Besitzer über die neue Erfahrung informieren.
- Interne Dokumentationen aktualisieren, um den neuen Übertragungsprozess abzubilden.
- Diese geführte Anleitung ansehen: Vereinfachte Dateiübertragung für ausscheidende Mitarbeitende
Weitere Informationen: OneDrive-Aufbewahrung und -Löschung – SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
Compliance-Aspekte
Es wurden keine Compliance-Bedenken festgestellt. Bitte prüfen Sie dies entsprechend für Ihre Organisation.
