Einführung
Wir führen Verbesserungen bei OneDrive ein, die den Prozess der Verwaltung von Dateien vereinfachen, wenn Mitarbeitende Ihre Organisation verlassen. Diese Aktualisierungen erhöhen die Transparenz, erleichtern Massenübertragungen und tragen dazu bei, dass wichtige Inhalte zugänglich bleiben und angemessen geteilt werden.
Dieses Feature steht im Zusammenhang mit der Microsoft 365 Roadmap-ID 493946.
Wann dies geschieht
Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit, GCC, GCCH, DoD): Wir beginnen mit der Bereitstellung Mitte Oktober und erwarten den Abschluss bis Anfang November 2025.
Auswirkungen auf Ihre Organisation
Die Verwaltung von OneDrive-Inhalten für ausscheidende Mitarbeitende ist jetzt effizienter. Wichtige Verbesserungen umfassen:
- Überarbeitete Benachrichtigungen: E-Mails zur Kontobereinigung sind jetzt auffälliger, sodass sie weniger leicht übersehen werden.
- Verbesserte Filter: Neue Filter helfen Verantwortlichen, schnell geteilte oder wichtige Dateien zu finden.
- Massenübertragung von Dateien bei Erhalt der Freigabe: Die Funktion „Verschieben und Freigabe beibehalten“ ermöglicht die Übertragung mehrerer Dateien bei gleichzeitiger Beibehaltung der bestehenden Freigabeberechtigungen.
- Konsolidierte Warnungen: Wenn sechs oder mehr Dateien verschoben werden, erhalten Mitwirkende eine einzige übersichtliche Benachrichtigung.
Diese Updates sorgen für eine reibungslose Übergabe und verringern das Risiko, kritische Dateien zu verlieren.
Wenn ein Benutzerkonto gelöscht wird, erhält der zuständige Manager oder ein benannter sekundärer Besitzer automatisch Zugriff auf dessen OneDrive. Der Empfänger erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit Zugangsdaten und Informationen zur Aufbewahrungsdauer des OneDrives. Sieben Tage vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird eine zweite Erinnerungsmail versendet, die darauf hinweist, dass das OneDrive in sieben Tagen endgültig gelöscht wird.
Schritte zum Übertragen von Dateien:
- Klicken Sie in der E-Mail auf Dateien anzeigen, um auf das OneDrive des ausscheidenden Nutzers zuzugreifen.
- Nutzen Sie den Filter Geteilt, um nur geteilte Dateien anzuzeigen, oder Alle, um alles zu sehen.
- Wählen Sie Dateien über das Kontrollkästchen in der Tabellenüberschrift aus.
- Klicken Sie auf Verschieben nach, wählen Sie ein Ziel aus, und aktivieren Sie Freigabe mit denselben Personen beibehalten.
- Klicken Sie erneut auf Verschieben nach, um die Übertragung abzuschließen.
Mitwirkende erhalten nach Abschluss der Verschiebung eine einzige Benachrichtigung:
Was Sie zur Vorbereitung tun können
Vor dem Rollout sind keine administrativen Maßnahmen erforderlich. Sie können jedoch:
- Manager und sekundäre Besitzer über die neue Erfahrung informieren.
- Interne Dokumentationen aktualisieren, um den neuen Übertragungsprozess widerzuspiegeln.
- Diese geführte Anleitung ansehen: Vereinfachte Dateiübertragung für ausscheidende Mitarbeitende
Weitere Informationen: OneDrive-Aufbewahrung und -Löschung – SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
Compliance-Aspekte
Es wurden keine Compliance-Bedenken festgestellt. Bitte überprüfen Sie dies entsprechend für Ihre Organisation.