[Einführung]
Wir führen eine neue Möglichkeit ein, Dateien und Metadaten in SharePoint-Dokumentbibliotheken über moderne Datei-Upload-Formulare zu erfassen. Dieses Update ermöglicht es Bibliotheksbesitzern und Bearbeitern, benutzerdefinierte Formulare zu erstellen – ähnlich wie Microsoft Lists-Formulare –, die intern geteilt werden können, um Dateien und zugehörige Informationen zu sammeln, ohne die gesamte Bibliothek offenzulegen. Dies vereinfacht Szenarien wie Onboarding, Kampagneneinreichungen oder Rechnungserfassung.
Diese Nachricht steht im Zusammenhang mit der Roadmap-ID 489834.
[Wann dies erfolgt:]
Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit, GCC, GCCH, DoD): Der Rollout beginnt Ende November 2025 und soll bis Anfang Januar 2026 abgeschlossen sein.
[Wie dies Ihre Organisation betrifft:]
Betroffene Personen:
- SharePoint-Dokumentbibliotheksbesitzer und Bearbeiter mit Bearbeitungsberechtigungen.
- Interne Benutzer, die Dateien über geteilte Formulare einreichen.
Was passieren wird:
Für Ersteller von Datei-Upload-Formularen:
- Ein neuer Formulare-Button erscheint in der Befehlsleiste von Dokumentbibliotheken und Ordnern.
- Durch Klicken auf Formulare können Benutzer ein benutzerdefiniertes Eingabeformular erstellen und gestalten, das die Spalten der Bibliothek als Felder verwendet.
- Formularersteller können Felder ein- oder ausblenden, erforderliche Informationen markieren und ein Design gemäß dem Metadatenschema der Bibliothek anwenden.
- Dateien werden in einem mit dem Formular verknüpften Ordner gespeichert; das Speichern der Dateien im Stammverzeichnis der Bibliothek wird nicht unterstützt.
- Nach Fertigstellung können Formulare per Link mit jedem in der Organisation geteilt werden.
- Ersteller können jederzeit die Annahme von Antworten stoppen und die von ihnen erstellten Formulare über das Formulare-Menü anzeigen oder bearbeiten.
- Externes oder Gast-Teilen von Formularen wird nicht unterstützt.
- Formulare für Dokumentbibliotheken respektieren bestehende Freigabeeinstellungen. Wenn eine Website oder Bibliothek so konfiguriert ist, dass keine freigabbaren Links für die Organisation erlaubt sind, steht die Formulare-Funktion in dieser Bibliothek nicht zur Verfügung (ähnlich wie bei Microsoft Lists-Formularen).
Für Formularteilnehmer (Beitragende):
- Jeder in Ihrer Organisation mit dem Link zum Formular kann darauf zugreifen und es ausfüllen.
- Teilnehmer melden sich mit ihren Organisationsanmeldeinformationen an und sehen ein Webformular zur Datei-Upload und Eingabe der Metadaten.
- Einreichungen können von jedem Desktop- oder Mobilbrowser vorgenommen werden.
- Einreichende sehen nur das Formular, nicht den Inhalt der Bibliothek oder andere Einreichungen.
- Nach der Einreichung werden Dateien und Metadaten im Zielordner der Bibliothek gespeichert.
- Einreichende können ihre Abgabe nicht bearbeiten oder einsehen, sofern sie nicht bereits Zugriff auf die Bibliothek haben.
- Standardmethoden zum Hochladen von Dateien (z. B. Neu, Hochladen oder Drag & Drop) bleiben unberührt. Benutzer mit direktem Zugriff auf die Bibliothek können diese Methoden weiterhin nutzen; Formulare bieten eine zusätzliche optionale Methode, um Dateien von anderen zu sammeln.
[Was Sie zur Vorbereitung tun können:]
- Es sind keine Adminmaßnahmen erforderlich, um diese Funktion zu aktivieren – sie ist standardmäßig aktiviert.
- Informieren Sie Dokumentbibliotheksbesitzer und Bearbeiter über die neue Formulare-Funktion.
- Aktualisieren Sie interne Dokumentationen, um diese neue Methode der Dateisammlung widerzuspiegeln.
- Überprüfen Sie die Freigabeeinstellungen der Website und Bibliothek, um sicherzustellen, dass organisationsweite Freigabe aktiviert ist, falls Sie diese Funktion nutzen möchten.
- Wenn Sie den Formulare-Button in bestimmten Bibliotheken ausblenden möchten, verwenden Sie die Befehlsleistenanpassung mittels JSON-Formatierung. Weitere Informationen finden Sie unter: Syntaxreferenz zur Befehlsleistenanpassung.
- Ein Microsoft-Blogbeitrag mit weiteren Details wird näher am Rollout veröffentlicht. Wir empfehlen, den SharePoint-Blog für Updates zu verfolgen.
Erfahren Sie mehr: UX Updates, AI Actions & Forms in Document Libraries | Microsoft Community Hub
[Compliance-Überlegungen:]
Es wurden keine Compliance-Bedenken identifiziert. Bitte prüfen Sie dies entsprechend für Ihre Organisation.