[Einführung]
KI-gestützte Meeting-Assistenten-Bots – wie Transkriptions- und Zusammenfassungsdienste – werden zunehmend eingesetzt, um die Produktivität in Online-Meetings zu steigern. Obwohl diese Tools wertvoll sein können, können einige Bots ohne Wissen oder Zustimmung des Meeting-Organisators oder des Hosting-Tenants auf Meetings zugreifen, was Risiken in Bezug auf Datensicherheit, Datenschutz und Compliance verursachen kann.
Um Organisationen beim Schutz von Meeting-Inhalten und bei der Erhöhung der Transparenz gegenüber automatisierten Teilnehmern zu unterstützen, führt Microsoft Teams eine neue Funktion ein, die externe Meeting-Assistenten-Bots erkennt, wenn diese versuchen, Meetings beizutreten. Dieses Update verschafft Organisatoren mehr Bewusstsein und Kontrolle und bietet Administratoren klare Steuerungsmöglichkeiten, um zu verwalten, wie erkannte Bots in organisationseigenen Meetings behandelt werden.
Diese Mitteilung steht im Zusammenhang mit der Microsoft 365 Roadmap-ID 558107.
[Zeitplan]
- Targeted Release: Der Rollout beginnt Mitte Mai 2026 und soll bis Anfang Juni 2026 abgeschlossen sein.
- Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit): Der Rollout beginnt Anfang Juni 2026 und soll bis Mitte Juni 2026 abgeschlossen sein.
- Allgemeine Verfügbarkeit (GCC): Der Rollout beginnt Anfang Juni 2026 und soll bis Mitte Juni 2026 abgeschlossen sein.
[Auswirkungen für Ihre Organisation]
Betroffene Gruppen
- Alle Organisationen, die Microsoft Teams-Meetings nutzen, einschließlich GCC-Tenants
- Meeting-Organisatoren und Teams-Administratoren
Was passieren wird
- Teams erkennt externe Meeting-Bots, wenn diese versuchen, an von Ihrer Organisation gehosteten Meetings teilzunehmen.
- Erkannte Bots werden im Meeting-Warteraum deutlich gekennzeichnet sein.
- Hinweis: Aufgrund ihres Verhaltens kann es weiterhin Bots geben, die vom System nicht erkannt werden. Bitte informieren Sie Ihre Nutzer, Bots direkt aus der App oder dem Meeting zu melden. Dies unterstützt die Verbesserung unseres Erkennungssystems.
- Organisatoren können:
- erkannte Bots im Warteraum genehmigen oder ablehnen.
- deutlich sehen, welche Teilnehmer als Bots identifiziert wurden.
- erkannte Bots während des Meetings bei Bedarf entfernen.
- Diese Steuerungsmöglichkeiten sollen sicherstellen, dass die Teilnahme von Bots an Meetings eine bewusste und informierte Entscheidung bleibt.
- Im Teams Admin Center wird eine neue Meeting-Richtlinie verfügbar sein, mit der Admins konfigurieren können, wie erkannte Bots behandelt werden (z. B. keine Erkennung oder Genehmigung erforderlich). Zukünftig sind weitere granulare Steuerungen für Admins geplant.
- Die Bot-Erkennung ist standardmäßig für alle Tenants aktiviert.
- Teams verbessert kontinuierlich die Erkennungsgenauigkeit; dennoch können einige Bots in bestimmten Szenarien nicht erkannt werden.
[Was Sie tun können, um sich vorzubereiten]
Derzeit ist keine Handlung erforderlich.
Wir empfehlen jedoch Teams-Administratoren:
- Die neue Meeting-Richtlinie im Teams Admin Center zu prüfen, sobald sie verfügbar ist.
- Die Standardeinstellung beizubehalten, die erfordert, dass Organisatoren erkannte Bots vor dem Beitritt zum Meeting genehmigen (empfohlen).
- Je nach Zusammenarbeit und Compliance-Anforderungen der Organisation eine strengere oder permissivere Option zu wählen.
- Meeting-Organisatoren zu informieren, dass sie neue Anzeigen und Genehmigungsaufforderungen sehen können, wenn erkannte Bots versuchen, Meetings beizutreten.
- Interne Helpdesk- oder Governance-Dokumentationen zu aktualisieren, falls Ihre Organisation das Verhalten von Meeting-Beitritten oder Warteraumkontrollen dokumentiert.
- Weitere Message Center-Updates für erweiterte Admin-Steuerungen zu beobachten.
[Compliance-Überlegungen]
Frage: Führt die Änderung KI-/ML- oder Agenten-Funktionalitäten ein oder verändert sie diese signifikant, die mit Ihren Daten interagieren oder Zugriff darauf gewähren?
Antwort: Ja. Diese Änderung führt eine Erkennungslogik ein, die Metadaten von Meeting-Beitritten analysiert, um externe automatisierte Bots zu identifizieren, die versuchen, Meetings beizutreten.
Frage: Bietet die Änderung eine neue Kommunikationsmöglichkeit zwischen Nutzern, Tenants oder Abonnements?
Antwort: Nein. Die Funktion ändert lediglich, wie externe Meeting-Assistenten-Bots Organisatoren im Meeting-Beitrittsprozess angezeigt werden, um die Sichtbarkeit automatisierter externer Teilnehmer zu erhöhen. Es gibt keine Änderung bei der Kommunikationsmöglichkeit zwischen Teilnehmern und Bots.
Frage: Enthält die Änderung eine Admin-Steuerung, die über die Entra ID-Gruppenmitgliedschaft verwaltet werden kann?
Antwort: Ja. Die Änderung führt eine neue Meeting-Richtlinie im Teams Admin Center ein, mit der Admins definieren können, wie erkannte Bots behandelt werden. Derzeit kann dies nicht über Entra ID-Gruppenmitgliedschaft gesteuert werden.
