[Einführung]
Wir führen neue Power Automate-Funktionen für Formulare in SharePoint ein, die es Kunden ermöglichen, Workflows basierend auf Formularübermittlungen zu automatisieren. Diese Funktionen befinden sich in der Vorschau und können sich bis zur vollständigen allgemeinen Verfügbarkeit noch weiterentwickeln.
Dieses Update beinhaltet:- Eine neue Auslöser: Formular übermittelt
- Eine neue Aktion: Formular-Metadaten abrufen
[Zeitpunkt der Einführung:]
- Öffentliche Vorschau: Wir beginnen mit der Einführung Anfang Mai 2026 und erwarten den Abschluss bis Ende Mai 2026.
- Dieser Beitrag wird zukünftig mit Daten zur allgemeinen Verfügbarkeit aktualisiert.
[Auswirkungen auf Ihre Organisation:]
Wer ist betroffen:
- Power Automate-Nutzer, die Flows mit SharePoint-Formularen erstellen
- SharePoint-Site-Owner und -Ersteller, die Formulare verwenden
- Administratoren, die Power Automate und SharePoint verwalten
Was wird passieren:
- Der Auslöser Formular übermittelt in Power Automate startet Flows, wenn ein Formular aus einer SharePoint-Liste, einer Datei-Upload- oder Dokumentenerstellungserfahrung übermittelt wird.
- Die Aktion Formular-Metadaten abrufen liefert die Formularstruktur, einschließlich Felder, Schema und Konfiguration, und ermöglicht es Flows, die Formularstruktur dynamisch auszulesen.
- Flows können Formular-Metadaten (wie Feldnamen, Typen, Pflichtstatus und Standardwerte) verwenden, um Antworten dynamisch ohne manuelle Konfiguration zuzuordnen, was die Anfälligkeit durch Abhängigkeit von festen Feld-IDs reduziert.
- Diese Funktionen ermöglichen skalierbare Automatisierungsszenarien wie Genehmigungen, Benachrichtigungen, Integrationen mit anderen Systemen, Routing und Orchestrierung basierend auf Formularübermittlungen.
- Dokumentenerstellungsszenarien erfordern die Teilnahme an der AI in SharePoint Public Preview.
- Bestehende SharePoint-Berechtigungen bleiben bestehen, es ist keine zusätzliche Konfiguration erforderlich.
[Vorbereitungsmöglichkeiten:]
- Es ist keine Aktion erforderlich.
- Stellen Sie sicher, dass Power Automate in Ihrem Mandanten aktiviert ist.
- Überprüfen Sie die Berechtigungen für SharePoint-Websites (SharePoint-Websiteeinstellungen > Websiteberechtigungen), da Flows die bestehenden SharePoint-Zugriffssteuerungen respektieren.
- Informieren Sie die Flow-Ersteller über die Updates.
- Melden Sie sich für die AI in SharePoint Public Preview an, wenn Sie Dokumentenerstellung verwenden.
Weitere Informationen: Generate structured documents in a SharePoint document library - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
[Compliance-Aspekte:]
Frage: Ändert die Änderung, wie bestehende Kundendaten verarbeitet, gespeichert oder abgerufen werden?
Erklärung: Flows können die Formularstruktur und Antworten dynamisch mit der Aktion „Formular-Metadaten abrufen“ auslesen. Dies erfolgt innerhalb bestehender SharePoint-Berechtigungen und führt nicht zu neuen Speicherorten.
Frage: Führt die Änderung neue oder erheblich veränderte KI-/ML- oder Agentenfunktionen ein, die mit Kundendaten interagieren?
Erklärung: Die Dokumentenerstellung (DocGen-Formulare) ist Teil der AI in SharePoint Public Preview und kann KI-unterstützte Formulare für angemeldete Mandanten umfassen.
Frage: Verfügt die Änderung über eine Admin-Steuerung und lässt sich diese über Entra ID-Gruppenmitgliedschaft steuern?
Erklärung: Die Verfügbarkeit hängt von der Aktivierung von Power Automate und SharePoint sowie den Zugriffsrichtlinien ab, die über Mandantenkontrollen verwaltet werden können.
Frage: Kann ein Benutzer die Funktion selbst aktivieren oder deaktivieren?
Erklärung: Nutzer können Flows erstellen oder diese Trigger/Aktionen nutzen oder nicht nutzen, innerhalb der Grenzen der Mandantenrichtlinien.
