Microsoft Teams: KI-gestützte Notizen für Präsenzmeetings mit Facilitator in Teams-Räumen unter Windows

Wir haben den Zeitplan aktualisiert. Vielen Dank für Ihre Geduld. 

[Einführung]

Um eine effektivere persönliche Zusammenarbeit zu unterstützen, erweitert Microsoft Teams die KI-gestützten Besprechungsnotizen mit dem Facilitator-Agent auf Teams Rooms auf Windows. Diese Erweiterung ermöglicht es Teams, die sich in einem physischen Raum treffen, Echtzeitnotizen, Entscheidungen und Aktionspunkte zu erfassen – ohne dass eine geplante oder hybride Besprechung erforderlich ist. Die Funktion ist so konzipiert, dass die Notizen sicher in Ihrem Mandanten gespeichert werden, während nach dem Ende der Besprechung keine Daten auf dem Raumgerät verbleiben.

Diese Funktion ist mit der Microsoft 365 Roadmap ID 560318 verbunden.

[Zeitplan]

Allgemeine Verfügbarkeit

• Weltweit und GCC: Wir beginnen mit der Bereitstellung Anfang Juli 2026 (zuvor Ende Juni) und erwarten den Abschluss bis Ende Juli 2026 (zuvor Mitte Juli).
• GCC-H: Wir beginnen mit der Bereitstellung Mitte Juli 2026 und erwarten den Abschluss bis Mitte August 2026.
• DoD: Wir beginnen mit der Bereitstellung Mitte August 2026 und erwarten den Abschluss Anfang September 2026.

[Auswirkungen auf Ihre Organisation]

Wer ist betroffen

• Organisationen, die Teams Rooms auf Windows verwenden
• Räume mit Lizenzierung Teams Rooms Pro

Was wird passieren

• Während einer persönlichen Besprechung können Benutzer die KI-unterstützten Notizen starten, indem sie den Notizen erfassen-Button auf der Teams Rooms-Konsole auswählen.
• Die Notizen erscheinen während der Besprechung auf dem Front-of-Room-Display oder Touch-Board: 

  

• Die Notizen werden im mandanteneigenen eingebetteten SharePoint-Speicher abgelegt.
• Der Zugriff auf Notizen erfordert das Hinzufügen Ihres Arbeitskontos über die Schaltfläche Notizen anzeigen auf der Teams Rooms-Konsole : 

  

• Nach der Besprechung können die Notizen von den Teilnehmern mit Zugriff über die Besprechungszusammenfassung im Besprechungs-Chat im Teams-Desktopclient eingesehen und bearbeitet werden.
• Wenn während der Notizaufnahme kein Teilnehmer über Notizen anzeigen hinzugefügt wurde, werden die Notizen automatisch gelöscht.

Standardzustand:

• Die Funktion ist automatisch verfügbar, sobald Lizenzierung und erforderliche Konfigurationen erfüllt sind.
• Es ist keine zusätzliche Administratoraktivierung über die bestehenden Einstellungen hinaus erforderlich.

[Vorbereitungsmöglichkeiten]

Es sind keine sofortigen Maßnahmen erforderlich, wenn Ihre Organisation die Voraussetzungen bereits erfüllt.

Zur Vorbereitung:

• Stellen Sie sicher, dass Teams Rooms Pro-Lizenzen den entsprechenden Räumen zugewiesen sind.
• Vergewissern Sie sich, dass der Facilitator in Ihrem Mandanten aktiviert ist.

• Überprüfen Sie, ob die Loop-Komponenten aktiviert sind:
  • IsLoopEnabled
  • IsCollabMeetingNotesFluidEnabled
• Stellen Sie sicher, dass die Besprechungsprotokollierung in Teams-Besprechungsrichtlinien aktiviert ist.
• Ziehen Sie in Betracht, Helpdesk-Mitarbeiter und Benutzer zu informieren über:
  • Wie man Notizen bei einer persönlichen Besprechung startet
  • Wo die Notizen gespeichert und nach der Besprechung abgerufen werden können

Weitere Informationen:

• Facilitator im Teams Admin Center zulassen - Einrichten von Facilitator in Microsoft Teams | Microsoft Teams | Microsoft Learn
• Besprechungen – Administratoren – Verwalten von Protokollierung und Untertiteln für Teams-Besprechungen | Microsoft Teams | Microsoft Learn
• Verwaltung der Loop-Funktionalität in Teams - Administrationsrichtlinien für Loop-Komponenten und Loop-Arbeitsbereiche | Microsoft 365 | Microsoft Learn

[Compliance-Überlegungen]

Frage: Werden durch die Änderung neue Kundendaten gespeichert und wenn ja, wo, und werden die Daten zwischengespeichert oder dauerhaft gespeichert?

Ja. Von Facilitator erstellte Besprechungsnotizen werden im mandanteneigenen SharePoint Embedded-Speicher gespeichert. Nach dem Ende der Besprechung werden keine Besprechungsdaten auf dem Teams Rooms-Gerät gespeichert oder zwischengespeichert.

Frage: Ändert die Änderung die Verarbeitung, Speicherung oder den Zugriff auf existierende Kundendaten (z. B. Dokumente, E-Mails oder Chats)?

Ja. Besprechungsaudio und Transkriptionsdaten werden verarbeitet, um KI-gestützte Besprechungsnotizen einschließlich Zusammenfassungen, Entscheidungen und Aktionspunkten zu erzeugen. Der Zugriff auf die Notizen erfolgt über die Besprechungszusammenfassung im Besprechungs-Chat des Teams-Desktopclients.

Frage: Führt die Änderung KI/ML- oder Agentenfunktionen ein oder verändert sie diese erheblich, die mit Kundendaten interagieren oder Zugriff darauf bieten?

Ja. Der Facilitator-Agent nutzt KI, um auf Basis von Inhalten persönlicher Besprechungen Echtzeit-Notizen, Zusammenfassungen, Entscheidungen und Aktionspunkte zu erstellen.

Frage: Bietet die Änderung Benutzern eine neue Interaktionsmöglichkeit mit generativer KI und wenn ja, wie?

Ja. Benutzer können während einer persönlichen Besprechung KI-generierte Besprechungsnotizen starten, indem sie auf der Teams Rooms-Konsole „Notizen erfassen“ auswählen.

Frage: Beinhaltet die Änderung eine Administratorsteuerung und kann sie über die Mandantenkonfiguration gesteuert werden?

Ja. Die Verfügbarkeit der Funktion hängt von bestehenden Mandanteneinstellungen ab, einschließlich der Teams Rooms Pro-Lizenzierung, der Aktivierung des Facilitator, der Loop-Komponenteneinstellungen sowie den Besprechungsprotokollierungsrichtlinien.