[Was und Warum]
Microsoft Purview Data Lifecycle Management führt die Möglichkeit ein, OneDrive- und SharePoint-Dateien basierend auf Aufbewahrungsrichtlinien zu archivieren. Diese Funktion unterstützt Organisationen dabei, Speicherkosten zu senken, indem inaktive Inhalte in das Microsoft 365 Archive verschoben werden, während Compliance und Auffindbarkeit erhalten bleiben. Durch den Ausschluss archivierter Inhalte aus der Copilot-Indizierung können Organisationen zudem die Relevanz und Qualität der Copilot-Antworten verbessern und sicherstellen, dass sich Nutzer auf aktuelle, aktive Daten konzentrieren.
Diese Nachricht ist mit der Microsoft 365 Roadmap-ID 561208 verknüpft.
[Rollout-Zeitplan]
Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit): Der Rollout beginnt Ende Juni 2026 und soll bis Mitte Juli 2026 abgeschlossen sein.
[Auswirkungen auf Ihre Organisation]
Wer ist betroffen
- Administratoren, die Microsoft Purview Data Lifecycle Management verwalten
- Organisationen, die Aufbewahrungsrichtlinien in SharePoint Online und OneDrive verwenden
Plattformen/Dienste
- Microsoft Purview (Data Lifecycle Management)
- SharePoint Online
- OneDrive for Business
- Microsoft 365 Archive
- Microsoft Copilot
Was wird passieren
- In den Aufbewahrungsrichtlinieneinstellungen in Data Lifecycle Management wird eine neue Archivierungsoption verfügbar sein.
- Administratoren können Aufbewahrungsrichtlinien so konfigurieren, dass inaktive Dateien in den Microsoft 365 Archive-Speicher verschoben werden.
- Archivierte Dateien bleiben für Compliance-Szenarien, einschließlich eDiscovery, verfügbar.
- Archivierte Inhalte werden von der Copilot-Indizierung ausgeschlossen, was zur Verbesserung der Antwortrelevanz beiträgt.
- Diese Funktion ist nicht standardmäßig aktiviert und erfordert eine Administrator-Konfiguration.
- Bestehende Aufbewahrungsrichtlinien und Compliance-Konfigurationen bleiben unverändert, sofern sie nicht von Administratoren aktualisiert werden.
[Erforderliche Maßnahmen / Empfehlungen]
Es ist keine sofortige Aktion erforderlich.
Um sich vorzubereiten und von dieser Funktion zu profitieren:
- Überprüfen Sie Ihre aktuellen Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview Data Lifecycle Management.
- Bewerten Sie Möglichkeiten zur Senkung der Speicherkosten durch Archivierung inaktiver Inhalte.
- Aktualisieren Sie bei Bedarf Aufbewahrungsrichtlinien, um die neue Archivierungsoption aufzunehmen.
- Informieren Sie Compliance- und Records-Management-Stakeholder über diese neue Funktion.
- Überprüfen Sie interne Dokumentationen und Prozesse bezüglich Datenlebenszyklus und Speicheroptimierung.
[Compliance-Aspekte]
Frage: Wird durch die Änderung neue Kundendaten gespeichert?
Antwort: Ja. Archivierte Dateien werden im Microsoft 365 Archive (kostengünstige Speicherebene) abgelegt.
Frage: Verändert die Änderung die Verarbeitung, Speicherung oder den Zugriff auf bestehende Kundendaten?
Antwort: Ja. Dateien, die Aufbewahrungskriterien erfüllen, können vom aktiven Speicher in den Archivspeicher verschoben werden, bleiben dabei jedoch auffindbar.
Frage: Führt die Änderung AI/ML-Funktionen ein oder modifiziert diese, die mit Daten interagieren?
Antwort: Ja. Archivierte Inhalte werden von der Copilot-Indizierung ausgeschlossen, was beeinflusst, wie Copilot organisatorische Daten verarbeitet und abruft.
Frage: Ändert die Änderung Purview-Aufbewahrungsrichtlinien oder Workflows?
Antwort: Ja. Es wird eine neue Archivierungsaktion innerhalb der Aufbewahrungsrichtlinienkonfiguration im Data Lifecycle Management hinzugefügt.
Frage: Beeinflusst die Änderung eDiscovery oder Content Search?
Antwort: Ja. Archivierte Inhalte bleiben für Compliance-Workflows wie eDiscovery auffindbar.
Frage: Enthält die Änderung eine Administratorsteuerung?
Antwort: Ja. Administratoren konfigurieren und aktivieren die Funktion über die Aufbewahrungsrichtlinieneinstellungen in Purview.
