Microsoft 365 Archive: Öffentliche Vorschau der archivbasierten Dateiebene

[Einführung]

Wir führen die Dateiarchivierungsebene für Microsoft 365 Archive ein. Diese Funktion ermöglicht es Organisationen, einzelne SharePoint-Dateien oder -Ordner in kostengünstigen Archivspeicher zu verschieben und sie dabei an ihrem ursprünglichen Ort sichtbar zu belassen. Dies hilft dabei, Speicherkosten zu senken und das Content-Lifecycle-Management zu optimieren, ohne Metadaten, Berechtigungen oder Compliance-Abdeckung zu verlieren.

Diese Nachricht steht im Zusammenhang mit der Microsoft 365-Roadmap-ID 477371.

[Zeitplan]

• Öffentliche Vorschau: Ab sofort verfügbar.
• Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit): Der Rollout beginnt Ende Juni 2026 und wird voraussichtlich bis Ende Juli 2026 abgeschlossen sein.

[Auswirkungen auf Ihre Organisation]

Betroffene Personen

• SharePoint-Administratoren
• Benutzer in Organisationen, die Microsoft 365 Archive und Dateiarchivierungsebene aktivieren

Was passiert

• Die Dateiarchivierung ist nicht standardmäßig aktiviert. Administratoren müssen zunächst Microsoft 365 Archive aktivieren und dann die Dateiarchivierungsebene einschalten.
• Benutzer mit Bearbeitungsberechtigungen können einzelne Dateien oder ganze Ordner in SharePoint-Dokumentbibliotheken archivieren.
• Archivierte Dateien:
  • Bleiben an ihrem ursprünglichen Speicherort mit einem visuellen Indikator
  • Behalten Metadaten, Berechtigungen und Compliance-Abdeckung
  • Können erst nach Reaktivierung geöffnet werden
• Verhalten bei der Reaktivierung:
  • Sofortige Reaktivierung innerhalb von 7 Tagen nach der Archivierung
  • Nach 7 Tagen kann die Reaktivierung bis zu 24 Stunden dauern
• Archivierte Dateien:
  • Sind von Copilot-Antworten ausgeschlossen
  • Sind in den Standardsuchergebnissen ausgeblendet
• Speicherung und Abrechnung:
  • Archivierte Inhalte werden nach dem Pay-As-You-Go-Modell berechnet
  • Speicherkosten sind ca. 75 % niedriger als bei aktivem Speicher
  • Kosten fallen für Speicher an, der das SharePoint-Mandantenkontingent überschreitet
• Administratorfunktionen:
  • Dateiarchivierungsebene auf Mandanten- oder Websiteebene ein- oder ausschalten
  • Standardverhalten für neue Websites steuern
  • Nutzungsüberwachung per PowerShell (FileArchiveStorage-Metriken)
• Alle Archivierungs- und Reaktivierungsaktionen werden im Microsoft 365-Audit-Log protokolliert.

[Vorbereitungsmöglichkeiten]

• Microsoft 365 Archive im Microsoft 365 Admin Center aktivieren (falls noch nicht aktiviert).
• Dateiarchivierung konfigurieren:
  • Mandantenstatus überprüfen:
    • Führen Sie Get-SPOTenant aus und stellen Sie sicher, dass AllowFileArchive auf True gesetzt ist
  • Dateiarchivierung für bestimmte Websites aktivieren oder deaktivieren:
    • Set-SPOSite -Identity <URL> -AllowFileArchive True/False
  • Standard für neu erstellte Websites steuern:
    • Set-SPOTenant -AllowFileArchiveByDefault True/False
  • Nutzung überwachen:
  • Führen Sie Get-SPOTenant und Get-SPOSite aus, um FileArchiveStorage (GB) einzusehen
• Überprüfen Sie, welche Websites Dateiarchivierung erlauben sollen, und konfigurieren Sie diese entsprechend
• Informieren Sie Websitebesitzer und Endbenutzer über:
  • Funktionsweise der Archivierung
  • Unterschiede bei den Reaktivierungszeiten
  • Änderungen bei Suche und Copilot-Verhalten

Weitere Informationen: Manage file-level archive (preview) - Manage Microsoft 365 Archive | Microsoft 365 Archive | Microsoft Learn

[Compliance-Aspekte]

Frage: Wird durch die Änderung neue Kundendaten gespeichert?
Antwort: Ja. Daten werden in kostengünstigeren Archivspeicher verschoben, verbleiben jedoch innerhalb von Microsoft 365.

Frage: Ändert die Änderung die Verarbeitung, Speicherung oder den Zugriff auf bestehende Kundendaten?
Antwort: Ja. Dateien werden in Archivspeicher verschoben, wo die Inhalte bis zur Reaktivierung nicht direkt zugänglich sind.

Frage: Ändert die Änderung die Audit-Logging-Fähigkeiten?
Antwort: Ja. Archivierungs- und Reaktivierungsereignisse werden im Microsoft 365 Audit-Log erfasst.

Frage: Ändert die Änderung, wie Administratoren Compliance überwachen oder berichten können?
Antwort: Ja. Administratoren erhalten Einsicht in die Nutzung des Archivspeichers über PowerShell-Metriken.

Frage: Beinhaltet die Änderung eine Administratorsteuerung?
Antwort: Ja. Administratoren können die Funktion auf Mandanten- und Websiteebene über PowerShell ein- oder ausschalten.

Frage: Können Benutzer die Funktion ein- oder ausschalten?
Antwort: Ja. Benutzer mit Bearbeitungsrechten können Dateien archivieren oder reaktivieren.