Microsoft Teams: KI-gestützte Notizen für Präsenzmeetings mit Facilitator in Teams Rooms auf Windows

[Einleitung]

Um eine effektivere Zusammenarbeit vor Ort zu unterstützen, erweitert Microsoft Teams die KI-gestützten Meeting-Notizen mit dem Facilitator-Agent auf Teams Rooms unter Windows. Diese Erweiterung ermöglicht es Teams, die sich in einem physischen Raum treffen, Echtzeitnotizen, Entscheidungen und Aufgaben festzuhalten – ohne dass dazu ein geplantes oder hybrides Meeting erforderlich ist. Die Funktion stellt sicher, dass die Notizen sicher in Ihrem Mandanten gespeichert werden, während nach dem Meeting keine Daten auf dem Raumgerät verbleiben.

Dieses Feature ist mit der Microsoft 365 Roadmap ID 560318 verknüpft.

[Zeitplan]

Allgemeine Verfügbarkeit

• Weltweit und GCC: Die Einführung beginnt Ende Oktober 2026 (zuvor Anfang September) und wird voraussichtlich bis Mitte November 2026 (zuvor Ende September) abgeschlossen sein.

[Auswirkungen auf Ihre Organisation]

Betroffene Nutzer

• Organisationen, die Teams Rooms unter Windows verwenden
• Räume mit Teams Rooms Pro-Lizenz

Was passiert

• Während eines Präsenzmeetings können Nutzer KI-gestützte Notizen starten, indem sie auf der Teams Rooms-Konsole die Schaltfläche Notizen erfassen auswählen.
• Die Notizen werden während des Meetings auf dem Front-of-Room-Display oder Touch-Board angezeigt: 

  

• Die Notizen werden im mandantenverwalteten SharePoint Embedded Storage gespeichert.
• Der Zugriff auf Notizen erfordert, dass Sie Ihr Arbeitskonto über die Schaltfläche Zugriff auf Notizen auf der Teams Rooms-Konsole hinzufügen: 

  

• Nach dem Meeting können Teilnehmer mit Zugriff die Notizen über die Meeting-Zusammenfassung im Meeting-Chat im Teams-Desktop-Client ansehen und bearbeiten.
• Wurde während der Notizerfassung kein Teilnehmer über Zugriff auf Notizen hinzugefügt, werden die Notizen automatisch gelöscht.

Standardzustand:

• Die Funktion ist automatisch verfügbar, sobald Lizenzierung und Voraussetzungskonfigurationen erfüllt sind.
• Es ist keine zusätzliche Administratoraktivierung über bestehende Einstellungen hinaus erforderlich.

[Vorbereitungsmöglichkeiten]

Sofern Ihre Organisation die Voraussetzungen bereits erfüllt, sind keine unmittelbaren Maßnahmen erforderlich.

Zur Vorbereitung:

• Stellen Sie sicher, dass Teams Rooms Pro-Lizenzen den entsprechenden Räumen zugewiesen sind.
• Vergewissern Sie sich, dass der Facilitator in Ihrem Mandanten aktiviert ist.

• Prüfen Sie, ob Loop-Komponenten aktiviert sind:
  • IsLoopEnabled
  • IsCollabMeetingNotesFluidEnabled
• Stellen Sie sicher, dass die Meeting-Transkription in den Teams-Meeting-Richtlinien aktiviert ist.
• Informieren Sie gegebenenfalls Helpdesk-Mitarbeiter und Nutzer darüber:
  • Wie Notizen in einem Präsenzmeeting gestartet werden
  • Wo die Notizen gespeichert werden und wie sie nach dem Meeting zugänglich sind

Weitere Informationen:

• Facilitator im Teams Admin Center zulassen – Einrichtung des Facilitator in Microsoft Teams | Microsoft Teams | Microsoft Learn
• Meetings – Verwaltung von Transkriptionen und Untertiteln für Teams-Meetings | Microsoft Teams | Microsoft Learn
• Verwaltung von Einstellungen für Loop-Funktionalitäten in Teams – Administratorrichtlinien für Loop-Komponenten und Loop-Arbeitsbereiche | Microsoft 365 | Microsoft Learn

[Compliance-Aspekte]

Frage: Werden neue Kundendaten gespeichert, wenn ja, wo und erfolgt die Speicherung temporär oder dauerhaft?

Antwort: Ja. Die vom Facilitator generierten Meeting-Notizen werden im mandantenverwalteten SharePoint Embedded Storage gespeichert. Nach dem Meeting werden keine Daten auf dem Teams Rooms-Gerät gespeichert oder zwischengespeichert.

Frage: Verändert die Änderung die Verarbeitung, Speicherung oder den Zugriff auf bestehende Kundendaten (z. B. Dokumente, E-Mails oder Chats)?

Antwort: Ja. Meeting-Audio- und Transkriptionsdaten werden verarbeitet, um KI-gestützte Meeting-Notizen inklusive Zusammenfassungen, Entscheidungen und Aufgaben zu erzeugen. Der Zugriff auf die Notizen erfolgt über die Meeting-Zusammenfassung im Meeting-Chat des Teams-Desktop-Clients.

Frage: Führt die Änderung neue oder geänderte KI/ML- oder Agentenfunktionen ein, die mit Kundendaten interagieren oder Zugriff darauf bieten?

Antwort: Ja. Der Facilitator-Agent verwendet KI, um in Echtzeit Meeting-Notizen, Zusammenfassungen, Entscheidungen und Aufgaben basierend auf den Inhalten des Präsenzmeetings zu erzeugen.

Frage: Bietet die Änderung den Nutzern eine neue Art der Interaktion mit generativer KI? Wenn ja, wie?

Antwort: Ja. Nutzer können während eines Präsenzmeetings KI-generierte Meeting-Notizen starten, indem sie auf der Teams Rooms-Konsole „Notizen erfassen\" auswählen.

Frage: Enthält die Änderung eine Administratorsteuerung und kann sie durch Mandantenkonfiguration geregelt werden?

Antwort: Ja. Die Verfügbarkeit der Funktion hängt von bestehenden Mandanteneinstellungen ab, einschließlich Teams Rooms Pro-Lizenzierung, Facilitator-Aktivierung, Loop-Komponenten-Einstellungen und Meeting-Transkriptionsrichtlinien.