Microsoft Purview | Data Lifecycle Management – SharePoint-Dateien unter Aufbewahrung archivieren

Aktualisiert am 25. August 2026: Wir haben den Zeitplan aktualisiert. Vielen Dank für Ihre Geduld.

[Was und Warum]

Microsoft Purview Data Lifecycle Management führt die Möglichkeit ein, SharePoint-Dateien basierend auf Aufbewahrungsrichtlinien zu archivieren. Diese Funktion hilft Organisationen, Speicherplatzkosten zu senken, indem inaktive Inhalte in das Microsoft 365 Archive verschoben werden, während Compliance und Auffindbarkeit gewährleistet bleiben. Durch den Ausschluss archivierter Inhalte aus der Copilot-Indizierung können Organisationen zudem die Relevanz und Qualität der Copilot-Antworten verbessern, sodass Benutzer sich auf aktuelle, aktive Daten konzentrieren.

Diese Nachricht steht im Zusammenhang mit der Microsoft 365-Roadmap-ID 561208.

[Rollout-Zeitplan]

Public Preview: Der Rollout beginnt Anfang September 2026 (zuvor Mitte August) und wird voraussichtlich bis Anfang Oktober 2026 (zuvor Anfang September) abgeschlossen sein.

Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit): Der Rollout beginnt Anfang Oktober 2026 (zuvor Mitte September) und wird voraussichtlich bis Anfang November 2026 (zuvor Ende September) abgeschlossen sein.

[Auswirkung auf Ihre Organisation]

Wer ist betroffen

1. Admins, die Microsoft Purview Data Lifecycle Management verwalten
2. Organisationen, die Aufbewahrungsrichtlinien in SharePoint Online und OneDrive verwenden

Plattformen/Services

1. Microsoft Purview (Data Lifecycle Management)
2. SharePoint Online
3. Microsoft 365 Archive
4. Microsoft Copilot

Was wird passieren

1. In den Aufbewahrungsrichtlinieneinstellungen in Data Lifecycle Management wird eine neue Archivierungsoption verfügbar sein.
2. Admins können Aufbewahrungsrichtlinien so konfigurieren, dass inaktive Dateien in den Microsoft 365 Archivspeicher verschoben werden.
3. Archivierte Dateien bleiben für Compliance-Szenarien, einschließlich eDiscovery, verfügbar.
4. Archivierte Inhalte werden von der Copilot-Indizierung ausgeschlossen, was die Relevanz der Antworten verbessert.
5. Diese Funktion ist nicht standardmäßig aktiviert und erfordert eine Admin-Konfiguration.
6. Vorhandene Aufbewahrungsrichtlinien und Compliance-Konfigurationen bleiben unverändert, sofern Admins keine Änderungen vornehmen.

[Erforderliche Maßnahmen / Empfehlungen]

Es sind keine sofortigen Maßnahmen erforderlich.

Zur Vorbereitung und optimalen Nutzung dieser Funktion:

1. Überprüfen Sie Ihre aktuellen Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview Data Lifecycle Management.
2. Bewerten Sie Möglichkeiten zur Kostensenkung durch Archivierung inaktiver Inhalte.
3. Aktualisieren Sie Aufbewahrungsrichtlinien, um die neue Archiv-Option bei Bedarf einzubeziehen.
4. Informieren Sie Compliance- und Records-Management-Verantwortliche über diese neue Funktion.
5. Überprüfen Sie interne Dokumentationen und Prozesse im Zusammenhang mit Datenlebenszyklus und Speicheroptimierung.

[Compliance-Überlegungen]

Frage: Speichert die Änderung neue Kundendaten?
Antwort: Ja. Archivierte Dateien werden im Microsoft 365 Archive (kostengünstige Speicherebene) abgelegt.

Frage: Ändert die Änderung, wie bestehende Kundendaten verarbeitet, gespeichert oder abgerufen werden?
Antwort: Ja. Dateien, die die Aufbewahrungskriterien erfüllen, können vom aktiven Speicher in den Archivspeicher verschoben werden, bleiben aber auffindbar.

Frage: Führt die Änderung KI-/ML-Funktionalitäten ein oder ändert diese im Umgang mit Daten?
Antwort: Ja. Archivierte Inhalte sind von der Copilot-Indizierung ausgeschlossen, was beeinflusst, wie Copilot organisatorische Daten verarbeitet und abruft.

Frage: Ändert die Änderung Purview-Aufbewahrungsrichtlinien oder Workflows?
Antwort: Ja. Es wird eine neue Archivierungsoption innerhalb der Aufbewahrungsrichtlinienkonfiguration in Data Lifecycle Management hinzugefügt.

Frage: Hat die Änderung Auswirkungen auf eDiscovery oder Content Search?
Antwort: Ja. Archivierte Inhalte bleiben für Compliance-Workflows wie eDiscovery auffindbar.

Frage: Beinhaltet die Änderung eine Admin-Steuerung?
Antwort: Ja. Admins konfigurieren und aktivieren die Funktion über die Aufbewahrungsrichtlinieneinstellungen in Purview.