[Was und Warum]
Wir kündigen die allgemeine Verfügbarkeit der Dateiebene-Archivierung in Microsoft 365 Archive an. Diese neue Funktion ermöglicht es Organisationen, einzelne SharePoint-Dateien in eine Cold-Storage-Stufe zu archivieren und sie dabei weiterhin auffindbar zu halten. Dieses Feature ergänzt die bestehende Archivierung auf Site-Ebene und hilft dabei, Speicherkosten zu optimieren und zugleich Compliance und Zugänglichkeit sicherzustellen.
Diese Nachricht ist mit der Microsoft 365 Roadmap ID 477371 verknüpft.
[Rollout-Zeitplan]
Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit): Der Rollout beginnt Anfang Juli 2026 und soll bis Ende Juli 2026 abgeschlossen sein.
[Auswirkungen auf Ihre Organisation]
Betroffene Personen
- Alle Microsoft 365 Business- und Education-Mandanten mit aktiviertem SharePoint Online und Microsoft 365 Archive
- Benutzer mit Bearbeitungs- oder Leseberechtigungen für SharePoint-Dateien
Plattformen/Dienste
- SharePoint Online (Web-Erlebnis)
- Microsoft 365 Archive
Was wird geschehen
- Eine neue Archivierung-Aktion wird für Benutzer mit Bearbeitungsrechten in SharePoint im Web sichtbar sein, mit der sie archivierungsfähige Dateien archivieren können.
- Dateien werden in die Cold-Storage-Stufe von Microsoft 365 Archive archiviert und können von Benutzern mit Leseberechtigungen reaktiviert werden.
- Die Reaktivierung kann bis zu 24 Stunden dauern, außer bei Dateien, die innerhalb der letzten 7 Tage archiviert wurden – diese können sofort reaktiviert werden.
- Bestehende Aufbewahrungskennzeichnungen, Sensitivitätskennzeichnungen, eDiscovery, Berechtigungen und Audit-Protokollierung bleiben unverändert bestehen, auch nach der Archivierung der Dateien.
- Bei der allgemeinen Verfügbarkeit ist die Dateiebene-Archivierung für alle SharePoint-Websites in Mandanten mit aktiviertem Microsoft 365 Archive standardmäßig aktiviert, sofern Administratoren zuvor nicht den Umfang der aktivierten Sites eingeschränkt haben.
- Der Verbrauch der Dateiebene-Archivierung wird nach dem bestehenden Pay-as-you-go-Preismodell von Microsoft 365 Archive abgerechnet.
- Diese Funktion kann je nach Archivierungsaktivität Änderungen bei der Speicherbelegung und Abrechnung verursachen.
- Diese Änderung ersetzt oder entfernt nicht die bestehenden Funktionen der Archivierung auf Site-Ebene.
[Erforderliche Maßnahmen / Empfehlungen]
Es sind keine sofortigen Maßnahmen erforderlich. Wir empfehlen Administratoren jedoch folgende Schritte:
- Konfiguration bestätigen: Stellen Sie sicher, dass Microsoft 365 Archive aktiviert ist und die Pay-as-you-go-Abrechnung im Microsoft 365 Admin Center eingerichtet ist.
- Support-Teams vorbereiten: Informieren Sie die Teams für Speicherverwaltung, Records Management und Helpdesk über die neue Archivierungsaktion und das Reaktivierungsverhalten.
- Dokumentation aktualisieren: Überarbeiten Sie interne Schulungsmaterialien und Dokumentationen, um Arbeitsabläufe für die Dateiebene-Archivierung aufzunehmen.
- Umfangskontrollen prüfen: Falls Sie die Archivierungsaktion nicht für alle Sites aktivieren möchten, verwenden Sie Mandanten- oder Site-spezifische Steuerungen (z. B. PowerShell), um die Verfügbarkeit einzuschränken.
Weitere Informationen: Microsoft 365 Archive verwalten | Microsoft 365 Archive | Microsoft 365 | Microsoft Learn
[Compliance-Überlegungen]
Frage: Ändert die Änderung, wie bestehende Kundendaten verarbeitet, gespeichert oder abgerufen werden (z. B. Dokumente, E-Mails, Chats)? Falls ja, wie und in welchem Umfang?
Antwort: Ja. Diese Änderung führt eine Cold-Storage-Stufe für SharePoint-Dateien ein, in der Dateien archiviert werden und vor Zugriff erst reaktiviert werden müssen, was den Zugriff auf gespeicherte Daten verändert. Während sie sich in der Archivstufe befinden, bleiben die Daten konform als M365-Daten gespeichert.
Frage: Beinhaltet die Änderung eine Administratorsteuerung, und kann diese über Entra ID-Gruppenmitgliedschaft gesteuert werden?
Antwort: Ja. Administratoren können die Verfügbarkeit der Dateiebene-Archivierung auf Mandanten- oder Site-Ebene über administrative Konfigurationen wie PowerShell steuern.
Frage: Ermöglicht die Änderung einem Benutzer, die Funktion selbst zu aktivieren und zu deaktivieren?
Antwort: Ja. Auf Sites, auf denen die Dateiebene-Archivierung aktiviert ist, können Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen Archivierungs- und Reaktivierungsaktionen an Dateien ausführen und somit effektiv steuern, ob Dateien archiviert oder aktiv sind.
