[Was und warum:]
Wir führen die Sharing-Erfahrung der dritten Generation in Microsoft 365 ein, um die Zusammenarbeit standardmäßig einfacher, intelligenter und sicherer zu gestalten. Im Mittelpunkt dieses Updates steht ein neuer Hero-Link – ein einzelner Freigabelink, der den Zugriff auf eine Datei oder einen Ordner steuert.
Benutzer sehen eine einheitliche Freigabeerfahrung, egal ob sie einen Link kopieren, per E-Mail teilen oder die URL im Browser verwenden. Der Hero-Link fasst die Freigabesteuerungen in einem einzigen Link zusammen, der nach der Freigabe aktualisiert werden kann, wodurch es weniger notwendig ist, neue Links zu erstellen und erneut zu versenden, wenn sich Zugriffsanforderungen ändern.
[Bereitstellungszeitplan:]
- Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit): Rollout von Ende August 2026 bis Ende Oktober 2026
- GCC: Rollout von Ende August 2026 bis Ende Oktober 2026
- GCC High: Rollout von Ende August 2026 bis Ende Oktober 2026
- DoD: Rollout von Ende August 2026 bis Ende Oktober 2026
[Auswirkungen auf Ihre Organisation:]
Betroffene Benutzer: Alle Nutzer, die Dateien und Ordner in Microsoft 365 teilen oder verwalten.
Plattformen und Dienste: SharePoint, OneDrive und die Datei-Freigabeerfahrungen in Microsoft 365.
Was passiert:
- Jede Datei und jeder Ordner erhält einen einzigen primären Freigabelink, den Hero-Link, der im Freigabedialog angezeigt wird.
- Die Einstellungen des Hero-Links bestimmen, wer über die explizit berechtigten Personen hinaus Zugriff auf das Element hat.
- Das direkte Hinzufügen von Personen zu einer Datei oder einem Ordner bleibt unverändert und ist weiterhin die einfachste Möglichkeit, Inhalte zu teilen.
- Standardmäßig ist der Hero-Link auf Nur Personen, die zur Datei hinzugefügt wurden eingestellt, das heißt, der Link allein gewährt niemandem Zugriff.
- Benutzer können gemäß der Organisationsrichtlinie den Zugriff auf Personen innerhalb der Organisation oder – sofern erlaubt – auf jeden mit dem Link erweitern.
- Benutzer können festlegen, ob Empfänger je nach Berechtigung ansehen, bearbeiten oder ohne Herunterladen anzeigen dürfen.
- Eine Änderung des Empfängerkreises für den Hero-Link aktualisiert den bestehenden Link, anstatt einen neuen zu erstellen.
- Wenn Empfänger eine zuvor geteilte Datei nicht öffnen können, kann der Absender den Zugriff über denselben Hero-Link erweitern, ohne eine neue URL zu verteilen.
- Bestehende Freigabelinks funktionieren weiterhin und erscheinen unter Andere Links im Freigabedialog.
- Der wirksame Zugriff entspricht der großzügigsten Kombination aus direkten Berechtigungen, vererbten Berechtigungen, gruppenbasierten Berechtigungen und linkbasierten Berechtigungen.
- Benutzer erhalten beim ersten Öffnen des neuen Freigabedialogs eine Einführung.
[Erforderliche Maßnahmen/Empfehlungen:]
Vor dem Rollout sind keine Maßnahmen erforderlich.
Organisationen sollten folgende vorbereitende Aktivitäten in Betracht ziehen:
- Überprüfung interner Freigaberichtlinien und Endbenutzerdokumentationen, um das neue Single-Link-Freigabemodell abzubilden.
- Kommunikation der aktualisierten Freigabeerfahrung an Nutzer, die regelmäßig team- und organisationsübergreifend zusammenarbeiten.
- Bewertung der standardmäßigen Freigabeeinstellungen auf Websites, sofern unterschiedliche Freigabeverhaltensweisen erforderlich sind.
Verwaltungssteuerungen
- Administratoren können den Standardempfängerkreis für den Hero-Link auf SharePoint-Websitesammlungs- oder OneDrive-Ebene mithilfe des Parameters DefaultMainLinkScope in SharePoint PowerShell konfigurieren.
- Unterstützte Werte sind:
- OnlyPeopleAdded (Standard)
- Organization
- Derzeit gibt es keine mandantenweite Einstellung für den Empfängerkreis des Hero-Links.
- DefaultMainLinkScope steuert nur den Standardempfängerkreis und verhindert nicht, dass Benutzer den Zugriff erweitern, sofern dies durch Richtlinien erlaubt ist.
- Hero-Links beginnen standardmäßig mit Anzeigeberechtigungen.
- Bestehende Standardeinstellungen für Freigabelinks und Ablaufregeln für Links gelten weiterhin für Legacy-Links, aber nicht für Hero-Links.
[Compliance-Aspekte:]
Es wurden keine Compliance-Aspekte identifiziert; prüfen Sie dies entsprechend für Ihre Organisation.
