[Was und Warum:]
Wir führen einen neuen Trigger in der Microsoft Teams Workflows-App ein: Ein Formular wird übermittelt. Dieser Trigger ermöglicht es Organisationen, Aktionen zu automatisieren, wenn Benutzer Antworten auf Formulare einreichen, die auf SharePoint-Listen basieren. Einzelne Formularantworten können als Workflow-Variablen verwendet werden, sodass Ersteller ausgewählte Antworten in einem Teams-Kanal posten und zusätzliche Details als verschachtelte Antworten einfügen können.
Formulare, die mit diesem Erlebnis erstellt werden, basieren auf SharePoint-Listen und bieten Organisationen vertraute Funktionen für Datenverwaltung, Governance, Compliance und Exportmöglichkeiten.
[Rollout-Zeitplan:]
- Gezielte Veröffentlichung (weltweit): Der Rollout beginnt Anfang September 2026 und wird voraussichtlich Ende September 2026 abgeschlossen sein.
- Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit): Der Rollout beginnt Ende September 2026 und wird voraussichtlich Ende Oktober 2026 abgeschlossen sein.
[Auswirkungen auf Ihre Organisation:]
Betroffene Personen:
- Benutzer, die Workflows in Teams erstellen können.
Plattformen und Dienste: Microsoft Teams, Teams Workflows, SharePoint-Listen.
- Benutzer sehen beim Erstellen von Workflows von Grund auf einen neuen Trigger mit dem Namen Ein Formular wird übermittelt in der Teams Workflows-App.
- Formulare basieren auf SharePoint-Listen, und jede eingereichte Antwort wird als Element in einer SharePoint-Liste gespeichert.
- Die zugrunde liegende SharePoint-Liste kann als Registerkarte in einem Teams-Kanal angeheftet werden, um Sichtbarkeit, Nachverfolgung und Datenexport zu ermöglichen.
- Einzelne Antworten aus Formularantworten sind als Workflow-Variablen verfügbar und können in Workflow-Aktionen verwendet werden.
- Ersteller können einen Antwortwert als Hauptnachricht im Teams-Kanal posten und die übrigen Antworten als verschachtelte Antworten veröffentlichen.
- Bestehende Workflows, die den entsprechenden Trigger in Power Automate verwenden, sind nicht betroffen und funktionieren weiterhin wie bisher.
- Der Zugriff auf Formularantworten richtet sich nach den bestehenden Berechtigungen der SharePoint-Website und Liste.
- Formularantworten unterliegen den bestehenden Richtlinien für Aufbewahrung, Compliance und Informations-Governance von SharePoint.
- Workflow-Ausführungen verwenden die Verbindungen und Berechtigungen des Workflow-Erstellers.
- Das Feature wird automatisch aktiviert und folgt bestehenden administrativen Steuerungen und Beschränkungen.
- Falls Ihre Organisation die Erstellung von SharePoint-Websites oder Listen einschränkt, den Zugriff auf die Workflows-App limitiert oder Power Automate Data Loss Prevention (DLP)-Richtlinien verwendet, die den Trigger blockieren, bleiben diese Kontrollen weiterhin wirksam.
[Erforderliche Maßnahmen / Empfehlungen:]
Es sind keine administrativen Maßnahmen erforderlich. Das Feature wird gemäß dem oben genannten Zeitplan automatisch bereitgestellt.
Wir empfehlen Administratoren:
- Benutzer über den neuen Workflow-Trigger und die damit verbundenen Funktionen zu informieren.
- Interne Dokumentationen im Zusammenhang mit Teams Workflows und formularbasierten Geschäftsprozessen zu überprüfen und zu aktualisieren.
- Leitlinien bereitzustellen, wo Benutzer Formulare und die zugrunde liegenden SharePoint-Listen erstellen sollten, sodass die Antworten an Standorten gespeichert werden, die bereits von organisatorischen Richtlinien geregelt sind.
- Bestehende SharePoint-Berechtigungen, Websitebereitstellungsprozesse und Power Automate DLP-Richtlinien zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den Governance-Anforderungen der Organisation entsprechen.
[Compliance-Überlegungen:]
- Formularantworten werden als SharePoint-Listenelemente in einer SharePoint-Website gespeichert.
- Der Zugriff auf Antworten wird durch bestehende SharePoint-Listen- und Websiteberechtigungen geregelt.
- Antworten unterliegen den bestehenden SharePoint-Richtlinien für Aufbewahrung, Compliance und Informations-Governance.
- Es werden keine neuen administrativen Steuerungen eingeführt. Bestehende SharePoint-Governance-Steuerungen, Berechtigungen für Teams Workflows und Power Automate DLP-Richtlinien bleiben weiterhin gültig.
- Benutzer können nur dann Workflows erstellen und ausführen, wenn sie bereits die Berechtigung zum Erstellen von Workflows und zum Zugriff auf die zugrunde liegenden SharePoint-Ressourcen besitzen.
