[Was und warum]
Microsoft Purview Data Lifecycle Management ermöglicht Administratoren nun, SharePoint-Dateien basierend auf Aufbewahrungsrichtlinien zu archivieren. Dies unterstützt Organisationen dabei, Speicherkosten zu reduzieren, indem inaktive Inhalte in das Microsoft 365-Archiv verschoben werden, während gleichzeitig Compliance und Auffindbarkeit erhalten bleiben. Archivierte Inhalte werden von der Copilot-Indizierung ausgeschlossen, was die Relevanz von Copilot-Antworten verbessern kann, indem die Ergebnisse auf aktuelle, aktive Daten fokussiert werden.
[Bereitstellungszeitplan]
Allgemeine Verfügbarkeit (GCC, GCC High, DoD): Beginn Anfang Oktober 2026 (vorher Mitte September) und voraussichtlicher Abschluss bis Anfang November 2026 (vorher Ende September)
[Auswirkungen auf Ihre Organisation]
Betroffene Personen
- Administratoren, die Microsoft Purview Data Lifecycle Management verwalten
- Organisationen, die Aufbewahrungsrichtlinien in SharePoint Online und OneDrive verwenden
Plattformen und Dienste
- Microsoft Purview (Data Lifecycle Management)
- SharePoint Online
- OneDrive
- Microsoft 365 Archive
- Microsoft Copilot
Was passiert
- Innerhalb der Aufbewahrungsrichtlinien in Data Lifecycle Management steht eine neue Archivierungsoption zur Verfügung.
- Administratoren können Retention-Policies konfigurieren, um inaktive Dateien in den Microsoft 365-Archivspeicher zu verschieben.
- Archivierte Dateien bleiben für Compliance-Szenarien, einschließlich eDiscovery, verfügbar.
- Archivierte Inhalte werden von der Copilot-Indizierung ausgeschlossen, was zur Verbesserung der Relevanz der Antworten beiträgt.
- Diese Funktion ist nicht standardmäßig aktiviert und erfordert eine Administrator-Konfiguration.
- Bestehende Aufbewahrungsrichtlinien und Compliance-Konfigurationen bleiben unverändert, sofern sie nicht von Administratoren aktualisiert werden.
[Erforderliche Maßnahmen und Empfehlungen]
Es ist keine sofortige Aktion erforderlich. Zur Vorbereitung und optimalen Nutzung dieser Funktion empfehlen wir:
- Überprüfung Ihrer aktuellen Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview Data Lifecycle Management.
- Bewertung von Möglichkeiten zur Reduzierung der Speicherkosten durch Archivierung inaktiver Inhalte.
- Aktualisierung der Aufbewahrungsrichtlinien, um die neue Archivierungsoption dort zu integrieren, wo dies sinnvoll ist.
- Information der Compliance- und Records-Management-Verantwortlichen über diese neue Funktion.
- Überprüfung der internen Dokumentation und Prozesse im Zusammenhang mit Datenlebenszyklus und Speicheroptimierung.
Weitere Informationen: Microsoft 365-Retentionseinstellungen konfigurieren, um Inhalte automatisch aufzubewahren oder zu löschen | Microsoft Learn
[Compliance-Aspekte]
Frage: Werden neue Kundendaten gespeichert, und wenn ja, wo, werden sie zwischengespeichert oder dauerhaft gespeichert?
Antwort: Dateien, die durch Aufbewahrungsrichtlinien verschoben werden, werden in den Microsoft 365-Archivspeicher, eine separate Speicherebene, verlagert und dort gespeichert, bis sie wiederhergestellt oder anderweitig bearbeitet werden.
Frage: Ändert die Änderung die Verarbeitung, Speicherung oder den Zugriff auf bestehende Kundendaten?
Antwort: Archivierte Dateien werden aus dem aktiven Speicher in den Microsoft 365-Archivspeicher verschoben, wodurch sich die Art der Speicherung und des Zugriffs auf diese Dateien ändert.
Frage: Führt die Änderung neue oder signifikante KI-/ML- oder Agenten-Funktionen ein, die mit Kundendaten interagieren oder Zugriff darauf bieten?
Antwort: Archivierte Inhalte werden von der Copilot-Indizierung ausgeschlossen, wodurch sich ändert, welche Daten Copilot zugreifen und in Antworten anzeigen kann.
Frage: Ändert, unterbricht oder deaktiviert die Änderung Purview-Funktionen wie Aufbewahrungsrichtlinien, Halten oder eDiscovery?
Antwort: Aufbewahrungsrichtlinien erhalten eine neue Archivierungsaktion, und archivierte Dateien bleiben von eDiscovery betroffen, wodurch bestehende Aufbewahrungs- und Auffindbarkeitsprozesse erweitert werden.
