[Was und Warum:]
Microsoft Purview Data Lifecycle Management führt eine Aufbewahrungsunterstützung für den Microsoft 365 Copilot-Speicher ein. Der Copilot-Speicher umfasst gespeicherte Erinnerungen, aus dem Chatverlauf geschlossene Details und benutzerdefinierte Anweisungen, die personalisierte und kontextbezogene Copilot-Erlebnisse ermöglichen.
Mit diesem Update können Organisationen inaktive Versionen von Copilot-Speicherelementen zu Compliance-, Governance- und Untersuchungszwecken aufbewahren. Wenn Speicherelemente aktualisiert oder gelöscht werden, können historische Versionen gemäß der Aufbewahrungskonfiguration Ihrer Organisation erhalten bleiben, um den Compliance-Teams zu helfen, Veränderungen des Speichere Inhalts im Zeitverlauf nachzuvollziehen und gleichzeitig unternehmensgerechte Compliance-Anforderungen zu unterstützen.
Diese Nachricht ist mit der Microsoft 365 Roadmap ID 569612 verknüpft.
[Rollout-Zeitplan:]
- Global: Der Rollout beginnt Ende September 2026 und soll bis Mitte Oktober 2026 abgeschlossen sein.
[Auswirkungen auf Ihre Organisation:]
Betroffene Personen:
- Organisationen, die Microsoft 365 Copilot verwenden.
- Compliance-, Rechts-, Datenschutz-, Sicherheits-, Records-Management- und eDiscovery-Teams.
- Administratoren, die Microsoft Purview Data Lifecycle Management und eDiscovery verwalten.
Plattformen/Dienste:
- Microsoft Purview Data Lifecycle Management
- Microsoft Purview eDiscovery
- Microsoft 365 Copilot
- Exchange Online
Was wird passieren:
- Ihre Organisation kann inaktive Versionen von Microsoft 365 Copilot-Speicherelementen für einen konfigurierten Aufbewahrungszeitraum aufbewahren.
- Wenn ein Speicherelement aktualisiert oder gelöscht wird, kann eine inaktive Version in dem Exchange-Postfach des Benutzers gemäß der geltenden Aufbewahrungskonfiguration aufbewahrt werden.
- Compliance-Teams können auf historische Versionen von Copilot-Speicherelementen zugreifen, um zu verstehen, wie sich Inhalte im Zeitverlauf verändert haben.
- Organisationen können historische Versionen von Copilot-Speicherinhalten zu Compliance-Zwecken bewahren.
- Die Funktion unterstützt eDiscovery und interne Untersuchungen, die Copilot-Speicher betreffen.
- Organisationen können Lifecycle-Anforderungen für inaktive Speicher-Versionen anwenden.
- Relevante Aufzeichnungen können erhalten bleiben, wenn Benutzer Speicherinhalte aktualisieren oder löschen.
- Copilot-Speicherelemente werden in einem versteckten Ordner im Exchange-Postfach des Benutzers gespeichert und erben die geltenden Sicherheitsfunktionen des Postfachs.
- Autorisierte Administratoren können Microsoft Purview eDiscovery verwenden, um nach Copilot-Personalisierungs- und Speicherelementen zu suchen.
- Vor diesem Update galten Microsoft Purview-Richtlinien zur Aufbewahrung und Aufbewahrungskennzeichnungen nicht für Copilot-Speicher.
- Gespeicherte Erinnerungen bleiben verfügbar, bis sie vom Benutzer explizit gelöscht werden.
- Das Deaktivieren der erweiterten Personalisierung oder gespeicherter Erinnerungen verhindert die Verwendung des jeweiligen Speichers durch Copilot, löscht jedoch nicht automatisch zuvor gespeicherte Erinnerungen.
[Erforderliche Maßnahmen/Empfehlungen:]
Vor dem Rollout sind keine unmittelbaren Maßnahmen erforderlich.
Zur Vorbereitung:
- Überprüfen Sie die Aufbewahrungsanforderungen Ihrer Organisation für den Microsoft 365 Copilot-Speicher.
- Koordinieren Sie sich mit den Stakeholdern aus Recht, Compliance, Datenschutz, Sicherheit und Records-Management, um einen geeigneten Aufbewahrungszeitraum festzulegen.
- Überprüfen Sie Microsoft Purview-Rollen und eDiscovery-Berechtigungen für Administratoren, die Copilot-Speicher untersuchen.
- Aktualisieren Sie interne Governance-, eDiscovery-, Vorfallreaktions- und Datenanfrageverfahren für Microsoft 365 Copilot nach Bedarf.
- Informieren Sie Compliance- und Support-Teams, dass das Deaktivieren der erweiterten Personalisierung oder gespeicherter Erinnerungen zuvor gespeicherte Erinnerungen nicht automatisch löscht.
- Nachdem die Funktion verfügbar ist, validieren Sie das Verhalten bei Aufbewahrung und eDiscovery mit einer kleinen Gruppe von Testbenutzern vor der breiteren Einführung.
[Compliance-Überlegungen:]
Ändert die Änderung, wie bestehende Kundendaten verarbeitet, gespeichert oder zugänglich gemacht werden (z. B. Dokumente, E-Mails, Chats oder Copilot-Speicher)? Ja. Inaktive Versionen von Microsoft 365 Copilot-Speicherelementen können bei Aktualisierung oder Löschung von Speicherelementen aufbewahrt werden, um historische Versionen für Compliance- und Untersuchungszwecke zu erhalten und zugänglich zu machen.
Ändert die Änderung Aufbewahrungsrichtlinien, Sperren oder Löschprozesse? Ja. Microsoft Purview Data Lifecycle Management unterstützt die Aufbewahrung inaktiver Versionen von Copilot-Speicherelementen für einen konfigurierten Aufbewahrungszeitraum.
Ändert die Änderung, wie Administratoren Compliance-Aktivitäten überwachen, melden oder nachweisen können? Ja. Autorisierte Administratoren können Microsoft Purview eDiscovery verwenden, um nach Copilot-Personalisierungs- und Speicherelementen zu suchen und diese zu untersuchen, inklusive aufbewahrter inaktiver Versionen.
Ändert die Änderung, wie Nutzer auf ihre personenbezogenen Daten innerhalb von Microsoft 365-Diensten zugreifen, diese exportieren, löschen oder berichtigen können (DSGVO-Datenrechte)? Ja. Historische Versionen von Speicherelementen können nach Aktualisierung oder Löschung durch Nutzer entsprechend den konfigurierten Aufbewahrungseinstellungen aufbewahrt werden.
Werden neue Kundendaten gespeichert, und wenn ja, wo? Ja. Inaktive Versionen von Copilot-Speicherelementen können in einem versteckten Ordner im Exchange-Postfach des Benutzers entsprechend der Aufbewahrungskonfiguration gespeichert werden.
