[Was und Warum:]
Planner-Pläne, die aus Teams-Besprechungen erstellt werden, können lange nach dem Ende der Besprechung ungenutzt bleiben. Um Unordnung zu reduzieren und das Lifecycle-Management zu verbessern, werden Planner-Pläne, die aus Besprechungen erstellt wurden und 180 aufeinanderfolgende Tage ohne Aufgabenaktivität sind, automatisch ablaufen und gelöscht. Es werden nur der Planner-Plan und Planner-spezifische Daten entfernt. Aufgaben in Loop und Besprechungsnotizen bleiben erhalten und zugänglich.
[Rollout-Zeitplan:]
Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit): Wir beginnen mit dem Rollout Anfang Oktober 2026 und erwarten den Abschluss bis Mitte Oktober 2026.
[Auswirkungen auf Ihre Organisation:]
Wer ist betroffen:
- Benutzer, die Teams-Besprechungen erstellen oder organisieren, welche Planner-Pläne generieren.
- Admins und Support-Teams, die Benutzern bei der Verwaltung oder Wiederherstellung von Planner-Plänen helfen.
Plattformen/Dienste:
- Microsoft Planner.
- Microsoft Teams-Besprechungen.
- Loop und Besprechungsnotizen.
Was wird passieren:
- Planner-Pläne, die aus Teams-Besprechungen erstellt wurden, laufen automatisch ab und werden gelöscht, wenn 180 aufeinanderfolgende Tage ohne Aufgabenaktivität vergehen.
- Das Tracking beginnt zum Rollout und gilt nur für neu erstellte Pläne aus Besprechungen. Bestehende Pläne sind nicht betroffen.
- Kein Plan kann vor Ablauf von 180 Tagen nach Rollout gelöscht werden.
- Aktivität umfasst das Erstellen, Bearbeiten oder Löschen einer Aufgabe. Das Anzeigen oder Öffnen eines Plans zählt nicht als Aktivität.
- Besprechungsorganisatoren erhalten 30 Tage und 7 Tage vor der Löschung E-Mail-Benachrichtigungen. Die E-Mail listet betroffene Pläne, das Datum der letzten Aktivität und einen Link zur Ansicht der Aufgaben im Planner auf.
- Benutzer können Plan behalten auswählen, um einen Plan weitere 180 Tage ohne Bearbeitung der Aufgaben zu behalten. Ein Plan kann beliebig oft verlängert werden.
- Wenn keine Aktion erfolgt, wird der Plan zum geplanten Datum gelöscht. Gelöschte Pläne können innerhalb von 30 Tagen durch eine IT-Admin-Anfrage an den Microsoft-Support wiederhergestellt werden. Nach 30 Tagen ist die Löschung endgültig.
[Erforderliches Handeln/Empfehlungen:]
Es ist keine Admin-Aktion erforderlich, um diese Funktion zu aktivieren.
Zur Vorbereitung sollten Admins:
- Benutzer informieren, dass aus Besprechungen erstellte Planner-Pläne, die 180 Tage inaktiv sind, automatisch ablaufen und gelöscht werden.
- erklären, dass Besprechungsorganisatoren vor der Löschung im Voraus per E-Mail benachrichtigt werden.
- Benutzer daran erinnern, dass sie Plan behalten im Planner auswählen können, um einen benötigten Plan zu behalten.
- Support-Teams auf die Unterstützung bei Wiederherstellungsanfragen innerhalb des 30-Tage-Zeitraums vorbereiten.
- Benutzern versichern, dass Aufgaben, die in Loop und Besprechungsnotizen gespeichert sind, von der Ablauf- und Löschregelung nicht betroffen sind.
[Compliance-Überlegungen:]
Ändert die Änderung die Verarbeitung, Speicherung oder den Zugriff auf bestehende Kundendaten?
Ja. Planner-Pläne, die aus Besprechungen erstellt wurden und 180 aufeinanderfolgende Tage keine Aufgabenaktivität aufweisen, laufen automatisch ab und werden gelöscht. Aufgaben in Loop und Besprechungsnotizen bleiben unverändert.
Modifiziert, unterbricht oder deaktiviert die Änderung Aufbewahrungsrichtlinien, Sperren oder Löschprozesse?
Ja. Diese Änderung führt ein automatisches Ablauf- und Löschverhalten für inaktive, aus Besprechungen erstellte Planner-Pläne ein, mit vorheriger Benutzerbenachrichtigung und einer 30-tägigen Wiederherstellungsfrist.
