[Was und Warum:]
Wir führen die intelligente Inhaltsübersicht (Smart Table of Contents, Smart TOC) im Microsoft OneDrive- und SharePoint-PDF-Viewer im Web für Nutzer mit einer Microsoft 365 Copilot-Lizenz ein. Wenn ein PDF-Dokument noch keine Inhaltsübersicht enthält, können Nutzer Copilot auffordern, eine hierarchische, anklickbare Struktur zu erstellen, die das Navigieren in langen Dokumenten und das Wechseln zwischen Abschnitten erleichtert. Dieses Feature ist in der Anfangsphase ausschließlich im Web verfügbar und wird nur generiert, wenn ein Nutzer dies explizit anfordert.
[Rollout-Zeitplan:]
- Targeted Release (weltweit): Der Rollout beginnt Anfang Dezember 2026 und wird voraussichtlich Mitte Dezember 2026 abgeschlossen sein.
- Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit): Der Rollout beginnt Mitte Dezember 2026 und wird voraussichtlich Ende Dezember 2026 abgeschlossen sein.
- Allgemeine Verfügbarkeit (GCC): Der Rollout beginnt Mitte Dezember 2026 und wird voraussichtlich Ende Dezember 2026 abgeschlossen sein.
- Allgemeine Verfügbarkeit (GCC High): Der Rollout beginnt Mitte Dezember 2026 und wird voraussichtlich Ende Dezember 2026 abgeschlossen sein.
- Allgemeine Verfügbarkeit (DoD): Der Rollout beginnt Mitte Dezember 2026 und wird voraussichtlich Ende Dezember 2026 abgeschlossen sein.
Dies ist ein schrittweiser Rollout, bei dem nicht alle berechtigten Nutzer gleichzeitig Zugriff auf die Funktion erhalten.
[Auswirkungen auf Ihre Organisation:]
- Betroffene Nutzer: Nutzer mit einer Microsoft 365 Copilot-Lizenz, die PDF-Dateien im OneDrive und SharePoint im Web öffnen.
- Plattformen/Dienste: OneDrive, SharePoint, Microsoft 365 Copilot, PDF-Viewer im Web.
Was passiert:
- Der Einstiegspunkt für die Smart TOC erscheint, wenn ein berechtigter Nutzer ein PDF öffnet, das noch keine Inhaltsübersicht enthält.
- Die Funktion ist in der Anfangsphase nur im OneDrive- und SharePoint-PDF-Viewer im Web verfügbar.
- Mobile und Desktop-Anwendungen sind derzeit nicht eingeschlossen.
- Copilot analysiert die Dokumentstruktur und erstellt verschachtelte, anklickbare Einträge, die auf Seiten oder Seitenbereiche verweisen.
- Nutzer mit Bearbeitungsrechten können die generierte Inhaltsübersicht im PDF speichern.
- Die gespeicherte Inhaltsübersicht kann von kompatiblen PDF-Editoren angezeigt werden.
- Nutzer mit Nur-Lese-Rechten können die Smart TOC zur Navigation generieren und nutzen, jedoch nicht speichern.
- Die Smart TOC steht nur Nutzern mit einer Microsoft 365 Copilot-Lizenz zur Verfügung.
- KI-generierte Inhalte können ungenau sein, besonders bei gescannten oder OCR-basierten PDF-Dateien.
[Erforderliche Maßnahmen/Empfehlungen:]
Es sind keine unmittelbaren administrativen Maßnahmen erforderlich.
Vor dem Rollout sollten Sie:
- Microsoft 365 Copilot-Lizenzzuweisungen für Nutzer überprüfen, die Zugriff auf diese Funktion erhalten sollen.
- Berechtigte Nutzer, Helpdesk-Mitarbeiter und Support-Teams über die neue PDF-Navigation informieren.
- Interne Dokumentationen aktualisieren, um klarzustellen, dass zum Speichern einer generierten Inhaltsübersicht Bearbeitungsrechte am PDF erforderlich sind.
- Nutzer dazu ermutigen, KI-generierte Inhaltsübersichtseinträge zu überprüfen, wenn Genauigkeit entscheidend ist.
[Compliance-Aspekte:]
- Verändert die Änderung die Verarbeitung, Speicherung oder den Zugriff auf bestehende Kundendaten? Ja. Copilot verarbeitet PDF-Inhalte, auf die der lizenzierte Nutzer bereits Zugriff hat, um eine Inhaltsübersicht zur Navigation zu erstellen. Bestehende Dateiberechtigungen werden beachtet, und zum Speichern von Änderungen sind Bearbeitungsrechte erforderlich.
- Führt die Änderung KI/ML- oder Agentenfunktionen ein oder ändert sie diese wesentlich, die mit Kundendaten interagieren oder Zugriff darauf bieten? Ja. Copilot analysiert die PDF-Dokumentenstruktur und erstellt eine AI-generierte hierarchische Inhaltsübersicht. Die Funktion wird vom Nutzer initiiert und läuft nicht automatisch.
- Gibt die Änderung Endnutzern eine neue Möglichkeit, mit generativer KI zu interagieren? Ja. Berechtigte Nutzer können Copilot auffordern, für PDF-Dateien, die noch keine Inhaltsübersicht enthalten, eine solche zu generieren.
- Erlaubt die Änderung es Nutzern, die Funktion selbst zu aktivieren oder zu deaktivieren? Ja. Die Funktion ist nutzerinitiativ und wird nur ausgeführt, wenn ein lizenzierter Nutzer die Smart TOC generieren möchte.
Die Oberfläche weist klar darauf hin, dass die Inhaltsübersicht KI-generiert ist und Ungenauigkeiten enthalten kann.
