Das Wichtigste in Kürze:
- Microsoft 365 bietet keine echte Backup-Lösung, sondern nur zeitlich begrenzte Aufbewahrungsfunktionen.
- Drittanbieter ermöglichen granulare, langfristige Sicherung und Wiederherstellung – unabhängig vom Microsoft-Ökosystem.
- Die Entscheidung zwischen On-Premises- und Cloud-Backup beeinflusst Kosten, Sicherheit und Wiederherstellungszeiten maßgeblich.
Warum ihr bei Microsoft 365 nicht auf Backup verzichten dürft
Stellt euch vor, ihr öffnet Microsoft 365 – und eine wichtige E-Mail, ein komplettes Projektteam oder euer gesamter OneDrive-Inhalt ist plötzlich weg. Kein Fehler im System, kein Hackerangriff – einfach gelöscht. Vielleicht versehentlich, vielleicht absichtlich. Und dann beginnt die verzweifelte Suche: Wo ist die Datei? Wie bekomme ich sie zurück?
Die Wahrheit ist: Die meisten von euch glauben, dass Microsoft sich um Backups kümmert. Doch das tut Microsoft nicht – zumindest nicht so, wie ihr es vielleicht erwartet. Ja, es gibt Retention Policies, Papierkörbe und Versionierung. Aber ein echtes, umfassendes Backup? Fehlanzeige.
Diese Fehleinschätzung begegnet uns in der Praxis immer wieder – und sie rächt sich oft erst dann, wenn es zu spät ist. In diesem Leitfaden zeigen wir euch, wie ihr euch mit einer passenden Backup-Strategie vor Datenverlust in Microsoft 365 schützen könnt – bevor euch der Ernstfall kalt erwischt.
Was Microsoft 365 von Haus aus bietet – und was nicht
Microsoft 365 stellt verschiedene Funktionen zur Verfügung, mit denen Daten temporär wiederhergestellt oder aufbewahrt werden können. Diese sind jedoch primär auf kurzfristige Wiederherstellung und Compliance-Szenarien ausgerichtet, nicht auf langfristige, granulare Backups.
Zu den wichtigsten nativen Funktionen zählen:
- Papierkorb (Recycle Bin): Dateien und E-Mails bleiben je nach Anwendung bis zu 93 Tage verfügbar.
- Versionsverlauf: In OneDrive und SharePoint werden ältere Dateiversionen gespeichert.
- Retention Policies und Litigation Hold: Inhalte können aufbewahrt und vor Löschung geschützt werden – besonders für rechtliche Anforderungen relevant.
- Auto-Save und Restore Points: Für bestimmte Dienste wie OneDrive oder SharePoint gibt es Wiederherstellungsmöglichkeiten auf frühere Zeitpunkte.
Wichtig: Diese Funktionen bieten keine zentrale Backup- oder Restore-Konsole, keine granulare Auswahl einzelner Elemente und keinen Schutz vor versehentlichem oder böswilligem Löschen über längere Zeiträume.
Microsoft Learn: Aufbewahrung und Wiederherstellung in M365
Warum Drittanbieter-Backups für Microsoft 365 unverzichtbar sind
Ein vollständiges "Microsoft 365 Backup" erfordert mehr als das, was Microsoft bietet. Drittanbieter-Lösungen schließen diese Lücken und ermöglichen:
- Tägliche automatische Backups aller Dienste (Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams etc.)
- Granulare Wiederherstellung einzelner Objekte (z. B. einzelne E-Mails, Kalendereinträge, OneDrive-Dateien oder Teams-Nachrichten)
- Langfristige Aufbewahrung, auch außerhalb der Standardretentionsfristen
- Schutz vor Ransomware und versehentlichem Löschen
- Einfache Wiederherstellung auch bei Benutzerlöschung
Bekannte Anbieter wie Veeam, AvePoint, Barracuda oder Skykick bieten speziell entwickelte Microsoft-365-Backup-Lösungen an, die genau auf diese Anforderungen zugeschnitten sind. Besonders für Unternehmen mit regulatorischen Anforderungen ist eine solche Investition unerlässlich.
Wohin mit dem Backup? On-Premises oder Cloud – ein Vergleich
Die Wahl des Backup-Ziels ist ein zentraler Bestandteil jeder Microsoft 365 Backup-Strategie. Grundsätzlich gibt es zwei Ansätze: Die Sicherung der Daten in ein lokales Rechenzentrum (On-Premises) oder in ein externes Cloud-Storage. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile – und sollten im Kontext eurer IT-Infrastruktur, Sicherheitsrichtlinien und Compliance-Vorgaben betrachtet werden.
Backup nach On-Premises
Bei einem Backup in lokale Speicherlösungen landen eure Microsoft-365-Daten in der eigenen Infrastruktur, etwa auf einem NAS, einem dedizierten Backup-Server oder einem Bandlaufwerk.
Vorteile:
- Volle Kontrolle über die Daten (physischer Zugriff, eigene Sicherheitsrichtlinien)
- Unabhängigkeit von Drittanbietern
- Geringere wiederkehrende Kosten bei bestehender Infrastruktur
Nachteile:
- Höherer Verwaltungsaufwand (Hardwarepflege, Skalierung, Redundanz)
- Ausfallrisiko bei Strom- oder Standortproblemen
- Begrenzte Skalierbarkeit, besonders bei wachsendem Datenvolumen
Backup in die Cloud
Hierbei werden die Backup-Daten in externe Cloud-Speicherlösungen ausgelagert, z. B. Microsoft Azure Blob Storage, Amazon S3 oder dedizierte Speicherlösungen von Backup-Anbietern.
Vorteile:
- Hohe Skalierbarkeit und Flexibilität
- Redundante, geografisch verteilte Speicherorte
- Schnelle Wiederherstellung, auch remote
- Automatisierte Wartung und Updates durch den Cloud-Provider
Nachteile:
- Laufende Kosten abhängig von Speichermenge und Zugriffshäufigkeit
- Abhängigkeit vom Internetzugang
- Datenschutzbedenken bei sensiblen Informationen (je nach Speicherort)
Ein hybrides Modell kann eine sinnvolle Kombination darstellen, um sowohl Datenschutzanforderungen als auch Skalierbarkeit zu erfüllen.
Recovery-Szenarien: Wenn der Ernstfall eintritt
Ein gutes Backup ist nur die halbe Miete – entscheidend ist die schnelle Wiederherstellung im Notfall. Typische Szenarien sind:
- Versehentliches Löschen durch Benutzer: Eine Datei in OneDrive oder eine E-Mail ist weg – das passiert schnell. Drittanbieter-Backups ermöglichen die gezielte Wiederherstellung, auch wenn die Standard-93-Tage-Frist überschritten ist.
- Ransomware-Angriffe: Angreifer verschlüsseln Daten in OneDrive oder SharePoint. Mit einem externen Backup lassen sich kompromittierte Datenversionen gezielt wiederherstellen.
- Konto- oder Tenant-Löschung: Selbst administrative Fehler können zum Verlust ganzer Benutzerpostfächer führen. Hier sind cloudbasierte, unabhängige Backups unerlässlich.
- Compliance-Anforderungen: Rechtliche Vorgaben erfordern oft die Wiederherstellung historischer Daten, die über Retention Policies hinausgehen.
Ohne eine funktionierende Backup-Strategie drohen euch nicht nur Produktivitätsausfälle, sondern auch rechtliche und finanzielle Risiken.
Fazit: Microsoft 365 Backup gehört in jede IT-Strategie
Ein wirksamer Schutz eurer Daten in Microsoft 365 erfordert ein zusammenspielendes System aus nativen Funktionen, externen Backup-Lösungen und der Wahl des richtigen Speicherorts. Microsoft bietet gute Grundlagen für kurzfristige Wiederherstellung und Compliance, aber keine vollständige Backup-Lösung. Drittanbieter helfen, diese Lücken zu schließen und sorgen für verlässliche Datensicherheit.
Plant jetzt proaktiv eure Backup-Strategie, um in kritischen Momenten vorbereitet zu sein. Mehr zu passenden Lösungen findet ihr unter Veeam Backup für Microsoft 365.
