Das Wichtigste in Kürze:
- Genehmigungs- und Krankmeldungs-Workflows lassen sich mit Power Automate effizient und strukturiert automatisieren.
- Automatisierte Benachrichtigungen und Reports verbessern Reaktionszeiten und reduzieren manuelle Fehler.
- Power Automate bietet einfache Einstiege in die Prozessdigitalisierung – besonders geeignet für Mittelstand und Enterprise.
Automatisierung mit Power Automate: So spart ihr im Alltag Zeit und Nerven
Kommt euch das bekannt vor? Jeden Tag trudeln E-Mails ein, Excel-Tabellen müssen gepflegt werden, Anträge hängen ewig in der Freigabe, und wichtige Infos erreichen euch viel zu spät. Ihr hetzt von einer Aufgabe zur nächsten, verliert den Überblick – und fragt euch am Ende der Woche: „Was habe ich eigentlich wirklich geschafft?“
Diese täglichen Zeitfresser kosten euch nicht nur Produktivität – sie frustrieren auch. Ihr wollt euch auf eure eigentlichen Aufgaben konzentrieren, auf Projekte mit Mehrwert, auf Kunden und Strategien. Stattdessen dominieren Routineprozesse euren Arbeitsalltag.
Hier setzt Power Automate an: Microsofts Automatisierungsplattform hilft euch, genau diese wiederkehrenden Aufgaben loszuwerden – effizient, nachvollziehbar und direkt in eurer gewohnten Microsoft-Umgebung. In diesem Beitrag zeigen wir euch konkrete Power Automate Beispiele, mit denen Mittelstand und Enterprise ihren Arbeitsalltag nachhaltig verbessern.
Genehmigungs-Workflows: Von der Freigabe zur Effizienzmaschine
Eines der häufigsten Anwendungsszenarien von Power Automate sind Genehmigungsprozesse. Ob Urlaubsanträge, Beschaffungsvorgänge oder Projektfreigaben – der klassische Freigabeprozess läuft oft per E-Mail, Excel oder gar Papierformular. Das Ergebnis: lange Wartezeiten, mangelnde Transparenz und hoher Abstimmungsaufwand.
Mit Power Automate lassen sich mehrstufige Genehmigungs-Workflows digital abbilden, etwa:
- Ein Mitarbeiter stellt einen Antrag in Microsoft Forms oder SharePoint.
- Power Automate leitet den Antrag automatisch zur zuständigen Führungskraft weiter.
- Die Freigabe oder Ablehnung erfolgt direkt in Microsoft Teams oder per E-Mail.
- Der Antragsteller erhält automatisch eine Benachrichtigung – transparent und nachvollziehbar.
Vorteil: Jede Genehmigung wird automatisch dokumentiert und bleibt revisionssicher nachverfolgbar.
Offizielle Microsoft-Dokumentation zu Genehmigungsworkflows
Benachrichtigungen: Nie mehr wichtige Ereignisse verpassen
Ob Sicherheitsvorfälle, neue Leads im CRM oder überfällige Aufgaben – relevante Informationen zur richtigen Zeit beim richtigen Empfänger zu platzieren, ist geschäftskritisch. Doch manuelle Benachrichtigungen führen oft zu Verzögerungen oder bleiben ganz aus.
Mit Power Automate lassen sich Ereignis-basierte Benachrichtigungen automatisieren, z. B.:
- Sendet automatisch eine Nachricht in einen Teams-Kanal, wenn ein Support-Ticket mit hoher Priorität erstellt wird.
- Informiert Führungskräfte per E-Mail, wenn ein definierter Umsatzschwellenwert im CRM überschritten wurde.
- Versendet Erinnerungen an Teammitglieder, wenn Aufgaben überfällig sind.
Diese Power Automate Beispiele helfen euch, jederzeit handlungsfähig zu bleiben. Ihr spart nicht nur Zeit, sondern stellt sicher, dass Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden – in Echtzeit.
Power Automate Trigger und Konnektoren im Überblick
Automatische Report-Generierung: Zahlen ohne Handarbeit
Viele Unternehmen erstellen regelmäßig Statusberichte, Umsatzanalysen oder Projektübersichten. Die manuelle Datenkonsolidierung aus Excel, ERP oder CRM ist fehleranfällig und kostet enorm viel Zeit – gerade bei wiederkehrenden Reports.
Mit Power Automate könnt ihr:
- Daten aus verschiedenen Quellen (z. B. SharePoint, Dynamics 365, SQL) automatisch abrufen.
- Diese per Power BI oder Excel in Berichtsform bringen.
- Den fertigen Report als PDF generieren und automatisch per E-Mail versenden oder in SharePoint ablegen.
Power Automate übernimmt dabei nicht nur die Datensammlung, sondern auch die Verteilung – vollautomatisch. Gerade im Controlling, Vertrieb oder Projektmanagement ergeben sich hier signifikante Effizienzgewinne.
Digitale Krankmeldung: Automatisierter Workflow mit Power Automate
Krankmeldungen gehören zu den sensiblen, aber oft umständlich bearbeiteten Prozessen im Unternehmen. Mitarbeitende müssen ihre Abwesenheit kommunizieren, das Personalwesen muss informiert werden, Kalender aktualisiert, Teams benachrichtigt und ggf. Stellvertretungen organisiert werden. All das geschieht häufig per Telefon, E-Mail oder Chat – ohne zentrale Dokumentation.
Ein Power Automate Workflow kann diesen Prozess deutlich vereinfachen:
- Ein Mitarbeitender füllt ein einfaches Formular zur Krankmeldung in Microsoft Forms aus.
- Der Workflow überträgt die Daten automatisch in eine zentrale SharePoint-Liste oder ein HR-System.
- Gleichzeitig werden die Personalabteilung und die Führungskraft informiert – z. B. per Teams-Nachricht oder E-Mail.
- Zusätzlich wird der Abwesenheitsassistent automatisch aktiviert.
- Optional können Kalender-Einträge oder Aufgaben zur Organisation der Vertretung erstellt werden.
So wird ein bislang manueller und verteilter Prozess klar strukturiert, dokumentiert und beschleunigt. Besonders bei häufigen oder kurzfristigen Krankmeldungen schafft das Entlastung für alle Beteiligten – bei maximaler Transparenz.
Fazit: Kleine Automationen mit großer Wirkung
Diese Power Automate Beispiele zeigen: Selbst einfache Automatisierungen schaffen spürbare Entlastung. Ob Genehmigungen, Benachrichtigungen, Reports oder Krankmeldungen – mit dem richtigen Workflow reduziert ihr manuelle Arbeit, erhöht die Transparenz und verbessert die Reaktionsgeschwindigkeit eurer Teams.
Power Automate ist mehr als ein Tool – es ist der Einstieg in die Prozessdigitalisierung. Und besonders im Mittelstand bietet es das optimale Verhältnis aus Funktionsumfang, Integrationstiefe und Benutzerfreundlichkeit.
Ihr wollt eigene Automatisierungsideen umsetzen? Wir helfen euch gerne dabei! Bucht doch einfach einen Power Automate Grundlagen-Workshop!
