IT-Blog

Konferenzsysteme mit Microsoft Teams verwenden

Do, 11. März 2021

Auch wenn viele von uns zur Zeit noch allein im Home-Office sitzen und für Sitzungen, Meetings oder Kundengespräche das Headset unser bevorzugtes Mittel zur Kommunikation ist, wird dieser Zustand nicht ewig andauern. Früher oder später werden wir uns auch wieder in den Büroräumlichkeiten unseres Unternehmens einfinden.

Was uns aber ziemlich sicher bleiben wird, sind die Nachwirkungen nach den umfangreichen Umstellungen, wie wir mittlerweile kommunizieren und zusammenarbeiten.

Der Meetingraum

In unserem Unternehmen haben Meetingräume allesamt ihren eigenen Charakter. Mal sind es kleine Räume, mal größere für bis zu 60 Leute. Einige sind für kurze Besprechungen geeignet, andere für Schulungen oder Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern. Aber egal, ob sie nur spartanisch mit Tisch, Stuhl und Notizblock ausgerüstet oder mit High-Tech mit Projektoren, Beamern und Tonanlagen bestückt wurden. Sie allesamt erfüllen den Zweck, den Mitarbeiter bzw. Teilnehmer in eine abgesonderte Umgebung zu bringen, um sich auf Vortrag oder Besprechungsziele zu konzentrieren.

Diese Form des Meetings ist, mit Stand heute, eigentlich seit über einem Jahr nicht mehr möglich. Stattdessen versammeln wir uns virtuell in den Meetingräumen von Teams, sitzen meist gemütlich zu Hause und nehmen eben an der Veranstaltung (Webinar) oder Meeting teil. Wir haben uns auch daran gewöhnt und die meisten finden die Teilnahme per Teams zwar unpersönlicher, aber deutlich effizienter. Auch der zeitliche Vorteil, von der Planung bis zur Einberufung des Meetings, hat auch für Vorgesetzte und Chefs deutliche Vorteile.

Einiges wird bleiben

Darum ist davon auszugehen, dass diese herkömmlichen Meetings in Zukunft deutlich weniger werden und wir viel mehr unserer Kollegen mit einer digitalen Präsenz beehren werden. Vor allem, weil das Home-Office auch in Zukunft als ein fixer Bestandteil der normalen Arbeitsgestaltung Einzug in unsere Unternehmenskultur gehalten hat. Teilweise werden wir von zu Hause arbeiten, an anderen Tagen werden wir zusammen mit anderen Kollegen unsere Arbeitszeit im Büro verbringen.

Ziemlich sicher werden aber nicht mehr alle Mitarbeiter zeitgleich im Unternehmen sein. Das bedeutet auch, dass in Meetings die digitale Teilnahme zur Routine wird.

Anders als daheim

Gehen wir noch mal zurück ins entspannte Home-Office und der digitalen Konferenz. Setzen wir uns das Headset auf, aktivieren die Webcam und nehmen per Mausklick teil. Wir lauschen dem jeweiligen Sprecher zu und kommunizieren natürlich mittels Mikrofon mit den Kollegen.

Ich weiß, man müsste es an dieser Stelle nicht so ausführlich beschreiben, denn jeder von uns hat mittlerweile diese Erfahrung gemacht und weiß bestens, wie das im Home-Office funktioniert. Warum das also?

Gehen wir etwas in die Zukunft

Die Pandemie ist unter Kontrolle, die Gefahr ist deutlich gesunken und es ist, wie weiter oben angedeutet, wieder möglich, abwechselnd in die Firma zu kommen. Montag ist großer Meeting-Tag für die Abteilung, einige sind im Home-Office, einige zu Hause. Diejenigen, die im Unternehmen sind, gehen in einen Meetingraum, jeder bewaffnet mit seinem Notebook und Headset. Die Home-Officer warten zu Hause auf den Start des Meetings.

Im Raum sitzen fünf Mitarbeiter, weitere vier sind zu Hause. Es beginnt das Meeting und der im Home-Office befindliche Abteilungsleiter startet mit „Einen schönen guten Morgen!“. Bis dahin keine Probleme erkennbar. Zwei Kollegen aus dem Home-Office bringen ebenfalls so etwas wie „gu mohn“ oder im typisch bayrischen Teams-Kommunikations-Slang ein „moin moin“ in den Kanal ein.

Natürlich fangen auch die Personen im Meetingraum an, sich via Headset einen guten Morgen zu wünschen und siehe da – erkennbares Stirnrunzeln bei den ersten physisch korrekt anwesenden Teilnehmern.

Und je öfter einer der Teilnehmer im Konferenzraum sich zu Wort meldet, umso lustiger werden die Blicke. Wissen sie, was ein Face-palm ist? Wenn man sich mit der Handfläche und fünf gespreizten Fingern gegen die Stirn klatscht. Um visuell zu bekunden, dass man auf so etwas triviales nicht geachtet hat und es einfach nur nervt.

Haben sie selbst diese Erfahrung bereits gemacht, sitzen sie jetzt sicher mit einem Grinsen vor diesem Blog und nicken mit dem Kopf. Für alle Neulinge, die das erst kennen lernen werden, kommt hier die Erklärung.

Sitzen mehrere Personen in einem Raum, in Teams verbunden mit Headset und nehmen an der gleichen Sitzung teil, hört man diese Personen doppelt. Einmal, wie sie real sprechen und einmal, etwas zeitversetzt in Teams durch die Kopfhörer. Nach dem ersten erstaunten Blick finden einige dann sogleich die Lösung und klicken auf das Mikrofonsymbol, das auf dem Teilnahmebild des Sitznachbarn angezeigt wird, und hoffen, dass so seine Stimme für sich selbst aus Teams ausgeblendet wird.

Doch weit gefehlt. Mit dieser Funktion verstummt der Teilnehmer nicht nur am eigenen Gerät. Vielmehr wird er dadurch in Teams komplett stumm gestaltet. Nicht wenige von uns haben sich hier schon gefragt, wer so etwas „hineinprogrammiert“ haben könnte. In jedem Fall jemand, der noch nie an solchen Situationen teilgenommen hat. Es ist tatsächlich so, dass dieses Dilemma derzeit noch nicht gelöst werden kann. Nicht mit Bordmitteln.

Die andere Seite

Nun ist es so, dass es schon vorher Lösungen gab, die aber auch genau dieses Problem von vornherein gar nicht aufkommen lassen. Konferenzsysteme. Und die gibt es auch speziell für Teams.

Mag es vielleicht für eine kurze, interne Besprechung noch gerade so möglich zu sein, diese abzuwickeln, ist das bei aufwändigen Besprechungen oder Terminen mit Kunden auf Dauer keine gute und augenscheinlich keine professionelle Lösung. Und kein Unternehmen möchte sich nach Außen unprofessionell zeigen.

Videokonferenzen mit System

Wie der Name auch bereits impliziert, handelt es sich bei einer Konferenzlösung um ein System, mit dem mehrere Teilnehmer an einer Konferenz teilnehmen können.

Kannte man das früher noch von Telefonsystemen, wo praktisch eine Tischeinheit mit Rund-Um-Mikrofon und zentralem Lautsprecher für die Gesprächsübermittlung im gesamten Raum diente, ist das heute von der Technik etwas umfangreicher, zumindest im Hintergrund.

Ein Konferenzsystem wird unter Teams als Ressource betrachtet. Um dieses Gerät zu benutzen, muss es in Office 365 lizenziert sein. Dort wird für das Gerät eine entsprechendes Konto mit eigener E-Mail-Adresse eingerichtet und mit dem Konferenzsystem verknüpft. Somit ist es möglich, das Konferenzsystem wie einen normalen Teilnehmer zum Meeting oder zur Besprechung mit einem Kunden einzuladen.

Hierzu kann jedes beliebige, von Microsoft zertifizierte Gerät verwendet werden. Im Detail unterscheiden sich diese Geräte hauptsächlich in der Ausführung und der zusätzlichen Ausstattung. So gibt es neben den einfachen und kompakten Geräten, die beispielsweise einen Touch Bildschirm, eine integrierte Webcam und integrierte Lautsprecher bieten, auch professionelle Anlagen wo die einzelnen Komponenten als externe Geräte ausgeführt sind Und beliebig platziert werden können. Hersteller wie Lenovo, Logitech oder HP bieten hier unterschiedlichste Kategorien und Ausführungen an.

Konferenzsysteme erleichtern nicht nur die gemeinschaftliche Kommunikation, sondern vermitteln dem Gegenüber auch Professionalität. Und je nach Ansprüchen gibt es für kleine oder große Budgets eine passende Lösung für den Einsatz mit Teams.