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Microsoft Teams aus Anwendersicht – Einsatz im Arbeitsalltag Nr.1

Di, 3. Dezember 2019

Im ersten Blog-Artikel dieser Reihe hatten wir uns kurz damit beschäftigt was Microsoft Teams überhaupt ist, was es kann und welche Vorteile es gibt. Nun wollen wir in unseren Unternehmens-Alltag eintauchen und sehen wo und wie wir Microsoft Teams im Einsatz haben und wie es uns bei unserer täglichen Arbeit hilft.

Mit Microsoft Teams zusammen an Dateien arbeiten

Erst vor einigen Wochen hatten wir bei uns im Unternehmen eine größere Firmenveranstaltung zu der externe Kunden geladen wurden. Die Marketingabteilung verschickte einen Newsletter mit den Einladungen, parallel dazu wurde von der Vertriebsabteilung eine Telefonaktion gestartet, um auch auf telefonischem Wege Anmeldungen für das Event zu generieren. Im Zuge der Vorbereitungen wurde darauffolgend eine zentrale Excel-Liste angelegt, in welche die Anmeldungen bzw. Zusagen entsprechend eingetragen werden sollten.

Und nun sind wir schon mitten im eigentlichen Microsoft Teams-Anwendungsfall. Denn bis dato war der Prozess stets wie folgt: Die eingehenden Anmeldungen wurden von Mitarbeitern mehrerer Abteilungen in der Excel-Tabelle eingetragen. Das Problem dabei: die Liste war zwar zentral abgespeichert und theoretisch für jedes Projektmitglied mit den jeweiligen Berechtigungen frei zugänglich. Allerdings war das Dokument praktisch jedes Mal „für die Bearbeitung durch einen anderen Benutzer gesperrt.“ Wollte also ein zweiter Kollege eine Zusage eintragen, hatte er nun folgende zwei Möglichkeiten: Entweder die Anmeldungen einstweilen auf einem anderen Dokument notieren und warten bis die Excel-Liste wieder zugänglich ist oder (und das kam weitaus häufiger vor) eine Kopie auf dem Desktop etc. speichern und die Anmeldungen dann in der Kopie eintragen. Schon allein bei nur fünf Personen kamen so also schnell einmal fünf Listen zusammen. Im schlimmsten Fall wurden dann auch noch mehrere Kopien per Mail durch die verschiedenen Abteilungen geschickt. Denkt man dann noch daran, dass einige der Kollegen in Teilzeit arbeiten oder andere die Hälfte der Arbeitszeit in externen Terminen vergraben sind, daher also schwerer erreichbar sind, kann man sich vorstellen, dass oftmals nicht so wirklich klar war, welche der Listen nun definitiv die aktuellsten Daten enthält. Alles in allem ein ziemliches Durcheinander an Daten und ein kompliziertes Arbeiten.

Microsoft Teams macht es möglich: paralleles Arbeiten – völlig problemlos

Gehen wir wieder zurück zu unserem Fall der vergangenen Firmenveranstaltung, bei der wir Microsoft Teams bereits im Einsatz hatten. Microsoft verspricht mit seinem Produkt, dass alle gängigen Office-Anwendungen direkt in Teams geöffnet und gleichzeitig ganz problemlos von mehreren Kollegen parallel bearbeitet werden können. Und ist das denn nun auch so? Die Antwort lautet eindeutig ja. In diesem Fall lag die Tabelle nun zentral in Microsoft Teams und konnte von allen Mitgliedern dieses festgesetzten Teams gleichzeitig bearbeitet werden. Und tatsächlich: es ist wirklich ganz problemlos – es müssen dabei keine Dateien ausgecheckt werden etc. Arbeiten gerade mehrere Leute an einem Dokument, werden die verschiedenen Änderungen nahtlos von Microsoft Teams zusammengeführt. Ein Gimmick: Die gerade am Dokument arbeitenden Personen werden direkt mit Kürzel im Dokument angezeigt. Man sieht also ganz genau welcher Kollege gerade parallel mit an der Liste sitzt. Die Änderungen kann man nahezu in Echtzeit sehen. Ein weiterer entscheidender Vorteil: Auf die Dateien, Dokumente etc. kann jederzeit, unabhängig von Ort und Endgerät zugegriffen werden. Sprich: auch der Kollege, der gerade extern unterwegs ist, kann darauf zugreifen und die Liste spielend einfach bearbeiten.

Man kann also definitiv sagen, dass Microsoft Teams uns in diesem Fall das tägliche Arbeiten wirklich erleichtert hat. Dies beweist auch das durchwegs positive Feedback der Kolleginnen und Kollegen. Kein Warten bis das Dokument geschlossen wird, keine gefühlten 1000 Listen, die in verschiedensten Verzeichnissen gespeichert werden, kein Daten-Wirrwarr etc… Gemeinsames Arbeiten an einem einzigen Dokument. Mit Microsoft Teams ist es möglich!