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Microsoft Teams aus Anwendersicht – Einsatz im Arbeitsalltag Nr.2

Fr, 10. Januar 2020

Im vergangenen Blog-Artikel dieser Reihe hatten wir anhand eines Praxisbeispiels gezeigt, dass es Mitarbeitern mittels Microsoft Teams ganz einfach möglich ist, zeitgleich an einem einzigen Dokument zu arbeiten.  

In diesem Artikel möchten wir Microsoft Teams nun von einer anderen Seite beleuchten. Gehen wir dazu wieder direkt in die Praxis: Eine Kollegin hatte sich im vergangenen Jahr dazu entschieden ein Studium zu beginnen. Seit September ist sie nun als Werkstudentin in unserem Unternehmen tätig – arbeitet einen Tag direkt im Unternehmen und die restliche Zeit von zu Hause aus. Genau hier sind wir schon beim entscheidenden Punkt: Thema Homeoffice 

Homeoffice und seine technischen Tücken

Homeoffice – häufig gar nicht so unproblematisch wie zuerst angenommen. Per VPN muss von zu Hause aus eine Verbindung zu einem Firmenserver hergestellt werden. So kann der jeweilige Mitarbeiter dann gesichert auf die firmeninternen Kommunikationsdienste als auch auf Unternehmens-Software und Verzeichnissysteme zugreifen. Steht die Verbindung, passiert es in der Praxis jedoch nicht selten, dass gewisse Anwendungen entweder extrem langsam oder extrem instabil sind. Immer wieder kommt es zu Verbindungsabbrüchen oder zu verzögerten Reaktionen auf der Tastatur oder Maus. Das ist natürlich ein großes Ärgernis. Ein flüssiges und unterbrechungsfreies Arbeiten ist oftmals nicht möglich und führt sowohl auf Seiten des „Heimarbeiters“ als auch seiner Kollegen zu großem Unmut. Dann ist wiederum die IT-Abteilung gefragt, die dafür wertvolle Ressourcen zur Verfügung stellen muss.  

Gehen wir einen Schritt weiter. In vielen Fällen findet die Kommunikation im Homeoffice immer noch per Mail statt. Dokumente werden als Anhang versendet und Absprachen und Fragen als Zweiteiler übersandt. Das Ergebnis? Eine wahre Flut an Mails, viele Duplikate des gleichen Dokuments und lange Reaktionszeiten. Zwar nutzen einige Unternehmen Kommunikationstools wie Skype – das schnelle Kommunizieren macht das zumindest einfacher, dennoch bieten diese Tools aber keine vollständige Lösung für die kollaborative und produktive Arbeit im Team. 

Microsoft Teams erleichert das Arbeiten im Homeoffice 

Zeit Microsoft Teams ins Spiel zu bringen, denn mit Microsoft Teams ist auch das Arbeiten im Homeoffice sehr einfach möglich. Microsoft Teams zeichnet sich durch seine flexible Einsatzfähigkeit aus. Die cloudbasierte Collaboration-Plattform mit kompletter Office 365-Integration läuft nicht nur als Desktop-App, sondern funktioniert auch als reine Webanwendung.  

Für den Einsatz von Microsoft Teams benötigt der Mitarbeiter also lediglich einen PC bzw. ein mobiles Endgerät und eine funktionierende Internetverbindung. Live Chat, Videokonferenzen, Online Meetings (egal, ob geplant oder spontan), Meetingaufzeichnungen, Screensharing (für Einzel- oder Gruppenbesprechungen), Sprachanrufe – alles das macht Microsoft Teams möglich. Auf Grund der Tatsache, dass man komplett standort- und geräteunabhängig agieren kann, gestaltet sich auch der Zugriff und Austausch von Dateien und Informationen um ein Vielfaches einfacher. Denn Microsoft Teams ist komplett in Office 365 integriert. Über SharePoint können so Dateien aus Excel, PowerPoint, Word sowie PDFs und andere Dokumente geteilt und direkt in der Anwendung geöffnet als auch zeitgleich von mehreren Kollegen bearbeitet werden – völlig standortunabhängig. Der Mitarbeiter hat jederzeit Zugriff auf das was er braucht und das alles sehr schnell und einfach.  

Als Fazit lässt sich sagen, dass das Arbeiten im Home-Office mit Microsoft Teams in unserem Unternehmen nun wesentlich effizienter, schneller, einfacher und ressourcensparender vonstattengeht. Auch in diesem Fall erleichtert uns Microsoft Teams die tägliche Arbeit.