Das Wichtigste in Kürze:
- Microsoft Teams bietet drei Hauptformate: Meetings, Webinare und Town Halls.
- Jedes Format hat spezifische Vor- und Nachteile bezogen auf Interaktion, Teilnehmerzahl und Ablauf.
- Die Wahl des richtigen Formats hängt vom Kommunikationsziel und der Zielgruppe ab.
Digitale Kommunikation ist heute fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Doch gerade bei externen Veranstaltungen, Schulungen oder internen Großbesprechungen stellt sich oft die Frage: Welches Format in Microsoft Teams ist das richtige?
Die Auswahl besteht dabei aus drei Hauptoptionen: normale Teams-Meetings, Teams-Webinare und Teams-Town Halls. Alle drei unterscheiden sich deutlich in Funktionsumfang, Zielgruppe und Anwendungsfall. In diesem Beitrag zeigen wir euch detailliert, welche Unterschiede bestehen, wann welches Format sinnvoll ist und worauf ihr bei der Planung achten solltet.
Teams-Meetings, Webinare & Town Halls: Format ist entscheidend
Nicht jede Veranstaltung lässt sich mit einem Standard-Teams-Meeting sinnvoll abbilden. Sobald mehrere Dutzend oder gar Hunderte Personen teilnehmen, steigen die Anforderungen an Moderation, Teilnehmerinteraktion, Steuerung der Inhalte und Datenschutz.
Ein falsches Format führt schnell zu Frust – bei Teilnehmern wie Organisatoren. Umso wichtiger ist es, das passende Werkzeug aus dem Microsoft-365-Portfolio zu wählen. Denn mit der richtigen Auswahl könnt ihr nicht nur professioneller auftreten, sondern auch technische Stolpersteine vermeiden.
Format 1: Das klassische Teams-Meeting
Ein Teams-Meeting ist die Standardoption für Besprechungen mit bis zu 1.000 interaktiven Teilnehmern. Alle eingeladenen Personen können per Audio, Video und Bildschirmfreigabe teilnehmen, sich per Chat einbringen und in Breakout-Räume wechseln.
Typische Einsatzszenarien:
- Interne Team- oder Projektbesprechungen
- Workshops und kleine Trainings
- Abstimmungsrunden mit externer Beteiligung
Vorteile:
- Voll interaktiv für alle Teilnehmer
- Einfach einzurichten
- Flexible Funktionen (Whiteboard, Umfragen, Gruppenräume)
Einschränkungen:
- Wenig Kontrolle bei großen Gruppen
- Keine Teilnehmerregistrierung
- Keine integrierte Event-Auswertung
Format 2: Teams-Webinare
Webinare sind für größere, strukturierte Veranstaltungen gedacht. Sie bieten Funktionen zur Teilnehmerregistrierung, Anmeldebestätigung, Erinnerungsmails, Nachverfolgung und teilweise Automatisierung über Dynamics 365.
Typische Einsatzszenarien:
- Produktpräsentationen
- Kundenschulungen
- Interne Townhalls mit mehreren Hundert Personen
Vorteile:
- Registrierung mit benutzerdefiniertem Formular
- Teilnehmeranalyse (Live und nachträglich)
- Steuerung von Referenten und Moderatoren
- Optional mit Teams Premium: Branding, Lobby-Steuerung, E-Mail-Templates
Einschränkungen:
- Mehr Planungsaufwand
- Interaktion mit Teilnehmern reduziert
- Begrenzung auf 1.000 aktive Teilnehmer + 10.000 als Zuschauer
Format 3: Teams Town Halls
Mit der Einführung von Teams Town Halls ersetzt Microsoft die bisherigen Live Events. Das Format wurde entwickelt, um die Stärken von Live Events mit moderner Teams-Architektur zu kombinieren und bietet Funktionen für strukturierte, einseitige Kommunikation mit großer Reichweite.
Typische Einsatzszenarien:
- Unternehmensweite Ansprachen
- Große interne oder externe Informationsveranstaltungen
- Formate mit klarer Trennung von Moderation und Publikum
Vorteile:
- Skalierbar auf bis zu 20.000 Teilnehmer (mehr mit Teams Premium)
- Moderiertes Q&A, Rollensteuerung, Aufzeichnung, Simulcast
- Professionelle Wirkung ohne komplexes Setup
Einschränkungen:
- Begrenzte Teilnehmerinteraktion
- Eingeschränkte Funktionalität für spontane Formate
- Hoher Planungsaufwand bei komplexeren Events
Mit der Einführung von Teams Town Halls ersetzt Microsoft die Live Events. Dieses Format kombiniert viele Funktionen aus Webinaren und Live Events:
- Moderierter Q&A
- Teilnehmerrollen
- Bis zu 20.000 Teilnehmer
- Optionen zur Aufzeichnung, Download, Simulcasting
Vergleich der Formate: Zusammengefasst
- Meetings: Interaktiv, einfach, für kleinere Gruppen
- Webinare: Strukturiert, mit Registrierung, ideal für Events mit Follow-up
- Town Halls: Hohe Reichweite, passiv, professioneller Auftritt
Fazit: Das richtige Format spart Zeit, Nerven und Ressourcen
Je nach Zielgruppe und Kommunikationsziel ist das passende Format entscheidend. Wählt Teams-Meetings für Interaktion, Webinare für strukturierte Events mit Registrierung und Town Halls für große einseitige Informationsformate.
Die technischen Unterschiede sind dabei ebenso wichtig wie organisatorische Fragen zu Teilnehmermanagement, Datenschutz und Nachbereitung.
