Effizient telefonieren über Teams: Möglichkeiten, Vorteile und Umsetzung

Das Wichtigste in Kürze:

• Telefonieren über Teams ersetzt klassische Telefonanlagen und vereint Kommunikation zentral.
• Drei Modelle bieten maximale Flexibilität für verschiedene Unternehmensanforderungen.
• Integrierte Business-Funktionen und hohe Sicherheitsstandards sorgen für eine zukunftssichere Lösung.

Warum eure Telefonanlage nicht mehr zeitgemäß ist

Wie oft habt ihr euch schon über verpasste Anrufe geärgert, weil ihr nicht am Platz wart? Oder euch gefragt, warum ihr für jedes Gespräch noch immer ans Telefon greifen müsst, obwohl der Rest eurer Arbeit längst digital abläuft? Viele Unternehmen kämpfen täglich mit veralteten Telefonanlagen, unflexiblen Lösungen und komplizierten Kommunikationswegen. In einer Welt, in der mobiles Arbeiten, Homeoffice und digitale Zusammenarbeit zum Standard gehören, passt die klassische Telefonie oft nicht mehr zum Alltag.

Genau hier setzt telefonieren über Teams an. Stellt euch vor, ihr könntet eure gesamte Kommunikation – vom Chat über Meetings bis hin zu externen Telefonaten – in einer einzigen Anwendung bündeln. Keine doppelte Infrastruktur, keine starren Geräte mehr. Stattdessen: Flexibilität, Erreichbarkeit und Effizienz. In diesem Beitrag erfahrt ihr, wie ihr Microsoft Teams zur zentralen Telefonielösung macht, welche Optionen euch zur Verfügung stehen und warum sich dieser Schritt lohnt.

Telefonieren über Teams: Mehr als nur interne Kommunikation

Viele von euch nutzen Microsoft Teams bereits täglich für Chats und Videokonferenzen. Doch telefonieren über Teams kann mehr: Mit den passenden Erweiterungen wird Teams zu einer vollwertigen Telefonanlage (PBX), die euch erlaubt, direkt ins öffentliche Telefonnetz (PSTN) zu telefonieren – egal ob Festnetz oder Mobilfunk.

Ihr könnt Kunden, Partner und Dienstleister direkt aus Teams heraus anrufen oder Anrufe empfangen, ohne zusätzliche Hardware oder separate Telefondienste. Die vertraute Benutzeroberfläche bleibt erhalten, sodass keine lange Einarbeitung nötig ist. Diese Integration spart Zeit und schafft eine einheitliche Kommunikationsplattform im gesamten Unternehmen.

Die drei Wege zum Telefonieren über Teams im Detail

Je nach Bedarf bietet Microsoft drei Modelle für die Anbindung an das öffentliche Telefonnetz. Jedes Modell hat individuelle Vorteile.

1. Microsoft Calling Plan

Mit dem Calling Plan stellt Microsoft euch Rufnummern und Minutenpakete bereit. Ideal für Unternehmen, die eine unkomplizierte Lösung suchen.

• Vorteile: Schnell eingerichtet, keine Drittanbieter, vollständige Integration.
• Nachteile: Eingeschränkte Flexibilität, nicht überall verfügbar, höhere Kosten bei hohem Gesprächsvolumen.

2. Direct Routing

Beim Direct Routing verbindet ihr Teams mit eurem bestehenden Telefonanbieter über einen Session Border Controller (SBC). Perfekt für Unternehmen mit bestehenden SIP-Trunks oder speziellen Anforderungen.

• Vorteile: Maximale Flexibilität, Nutzung bestehender Verträge, oft kosteneffizient.
• Nachteile: Höherer Einrichtungsaufwand, technisches Know-how nötig.

Mehr dazu in der Microsoft Direct Routing Dokumentation.

3. Operator Connect

Mit Operator Connect wählt ihr einen zertifizierten Provider direkt im Teams Admin Center aus.

• Vorteile: Schnelle Bereitstellung, zuverlässige Partner, geringer Verwaltungsaufwand.
• Nachteile: Eingeschränkte Auswahl an Providern.

Funktionen und Vorteile: Mehr als nur Telefonie

Telefonieren über Teams bietet euch zahlreiche integrierte Business-Funktionen, darunter:

• Anrufweiterleitung & Rufumleitung
• Voicemail mit Transkription
• Anrufwarteschlangen & automatische Vermittlung
• Berichtsfunktionen zur Analyse eurer Erreichbarkeit
• Nahtlose Integration mit Outlook und Entra ID

All diese Funktionen sorgen für eine moderne und effiziente Kommunikationsstruktur.

Sicherheit und Compliance beim Telefonieren über Teams

Mit Microsoft Teams profitiert ihr von höchsten Sicherheitsstandards:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen
• Zahlreiche Compliance-Zertifizierungen

Details findet ihr im Microsoft Trust Center.

Praxisbeispiel: So gelingt der Umstieg auf Telefonie mit Teams

Ein typischer Migrationsprozess umfasst:

1. Analyse der bestehenden Infrastruktur: Zu Beginn erfolgt eine umfassende Bestandsaufnahme der aktuellen Telefonie-Landschaft: Welche TK-Anlagen sind im Einsatz? Welche Nebenstellen werden genutzt? Gibt es bestehende Verträge mit Providern oder spezielle Anforderungen, z. B. für Hotlines oder Fax-Lösungen? Diese Analyse schafft die Grundlage für eine fundierte Entscheidung und spätere Planung.
2. Auswahl des passenden Modells: Abhängig von den Anforderungen wird entschieden, welches Modell zum Einsatz kommt – etwa Direct Routing mit einem Session Border Controller (SBC) oder Microsoft Calling Plan. Dabei spielen Kosten, Flexibilität und bestehende Infrastruktur eine zentrale Rolle.
3. Pilotphase mit ausgewählten Anwendergruppen: In einem ersten Schritt wird die neue Teams-Telefonie mit einer begrenzten Anzahl von Nutzerinnen und Nutzern getestet. So lassen sich technische Feinheiten prüfen, Einstellungen anpassen und erste Erfahrungen sammeln, bevor das System flächendeckend ausgerollt wird.
4. Schrittweise Migration: Die eigentliche Umstellung erfolgt anschließend in Etappen – beispielsweise abteilungsweise oder nach Standorten. So wird sichergestellt, dass der laufende Betrieb nicht beeinträchtigt wird und bei Problemen schnell reagiert werden kann.
5. Schulung der Mitarbeitenden: Ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor: die Einbindung der Mitarbeitenden. Durch gezielte Schulungsmaßnahmen, etwa kurze Teams-Trainings oder FAQ-Dokumente, können Unsicherheiten abgebaut und die Akzeptanz für die neue Lösung erhöht werden.

Fazit: Mit telefonieren über Teams die Zukunft der Kommunikation sichern

Telefonieren über Teams schafft eine moderne, flexible und effiziente Kommunikationslösung. Ihr vereinfacht eure IT-Struktur, senkt Kosten und seid bestens für die Zukunft aufgestellt. Und hat einen riesengroßen Vorteil für eure Mitarbeiter: Durch die gewohnte Teams-Oberfläche ist die Akzeptanz besonders hoch.

Mehr zur Umsetzung findet ihr bei uns auf der Seite zur Teams-Telefonie.